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Änderungen von Dokument CMS-Schnittstelle

Zuletzt geändert von MACH ProForms GmbH am 10.10.2024
Von Version 177.2
bearbeitet von MACH ProForms GmbH
am 05.01.2024
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Auf Version 180.1
bearbeitet von MACH ProForms GmbH
am 25.06.2024
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
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1 1  ## Mehrwert technischer Kooperation
2 2  
3 -Durch die Implementierung einer Schnittstelle zwischen einem CMS, DMS, Fachverfahren etc. (nachfolgend Partnersystem genannt) und dem Formularserver kann je nach Ausgestaltung ein erheblicher Mehrwert für gemeinsame Kunden erreicht werden. Eine technische Kooperation zwischen den Systemen ist dabei nicht nur ein weiteres Produkt, das den bestehenden Kunden als ein nützliches Add-On angeboten werden kann. Insbesondere im kommunalen Markt gewinnt Interoperabilität von IuKSystemen eine rasant wachsende Bedeutung und wird somit für alle Anbieter zu einem zentralen Vertriebsargument für ihr Basisprodukt.
3 +Durch die Implementierung einer Schnittstelle zwischen einem CMS, DMS, Fachverfahren etc. (nachfolgend Partnersystem genannt) und dem Formular-Server kann je nach Ausgestaltung ein erheblicher Mehrwert für gemeinsame Kunden erreicht werden. Eine technische Kooperation zwischen den Systemen ist dabei nicht nur ein weiteres Produkt, das den bestehenden Kunden als ein nützliches Add-On angeboten werden kann. Insbesondere im kommunalen Markt gewinnt Interoperabilität von IuK-Systemen (Informations- und Kommunikations-Systemen) rasant an Bedeutung und wird somit für alle Anbieter zu einem zentralen Vertriebsargument für ihr Basisprodukt.
4 4  
5 5  Nachfolgend werden einige Implementierungsvarianten der Schnittstelle beschrieben, die mit einem relativ überschaubaren Aufwand umgesetzt werden können:
6 6  
7 7  ### Redundanzfreie Benutzerverwaltung
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9 -Durch die Verbindung des Partnersystems mit dem Form-Solutions Formularserver kann die Benutzerverwaltung für beide Systeme einheitlich aus der Oberfläche des Partnersystems erfolgen. Die doppelte Erfassung und Pflege der Benutzer entfällt somit künftig für den Kunden, wodurch sowohl der administrative Aufwand, wie auch das Risiko von Fehleingaben halbiert werden.
9 +Durch die Verbindung des Partnersystems mit MACH formsolutions kann die Benutzerverwaltung für beide Systeme einheitlich aus der Oberfläche des Partnersystems erfolgen. Die doppelte Erfassung und Pflege der Benutzer entfällt somit künftig für den Kunden, wodurch sowohl der administrative Aufwand, wie auch das Risiko von Fehleingaben halbiert werden.
10 10  
11 -Bei personell stets sparsam ausgestatteten IT-Abteilungen der Öffentlichen Hand bedeutet die Aufhebung der Benutzerverwaltungsredundanz einen spürbaren monetären Nutzen, der bei der Auswahl von Software entscheidend sein kann.
11 +Bei personell stets sparsam ausgestatteten IT-Abteilungen der öffentlichen Hand bedeutet die Aufhebung der Benutzerverwaltungsredundanz einen spürbaren monetären Nutzen, der bei der Auswahl von Software entscheidend sein kann.
12 12  
13 13  ### Single Sign On
14 14  
15 -Mitarbeiter der Kunden beider Systeme sind mit dem Einsatz der Schnittstelle nicht mehr gezwungen sich mehrfach in jedem System separat zu authentifizieren. Mit der einmaligen Passworteingabe beim Partnersystem erfolgt der Login beim Formularserver vollautomatisch. Mit der einfacheren, hindernisfreien Nutzung und der Zeitersparnis für alle Nutzer erhöht das Single Sign On die Effizienz beider Programme. Ferner führt der Wegfall des Umgangs mit mehreren Passwörtern für jeden Nutzer zur Minderung des Administrationsaufwands und zur Erhöhung der Sicherheit, da die Passwörter zur Gedächtnisstütze nicht mehr schriftlich notiert werden müssen.
15 +Mitarbeiter der Kunden beider Systeme sind mit dem Einsatz der Schnittstelle nicht mehr gezwungen sich mehrfach in jedem System separat zu authentifizieren. Mit der einmaligen Passworteingabe beim Partnersystem erfolgt der Login beim Formularserver vollautomatisch. Mit der einfacheren, hindernisfreien Nutzung und der Zeitersparnis für alle Nutzer erhöht das Single Sign On die Effizienz beider Programme. Ferner führt der Wegfall des Umgangs mit mehreren Passwörtern für jeden Nutzer zur Reduzierung des Administrationsaufwands und zur Erhöhung der Sicherheit, da die Passwörter zur Gedächtnisstütze nicht mehr schriftlich notiert werden müssen.
16 16  
17 -### Vorausgefüllte Formulare im Intranetbereich
17 +### Vorausgefüllte Formulare im Intranet-Bereich
18 18  
19 -Im Bereich des Intranets besteht der Vorteil, dass i.d.R. die gesamte Nutzergruppe und damit alle Absender und Empfänger von Formularen bekannt sind. Die im Partnersystem gespeicherten Personaldaten können ausgelesen und zur Vorbefüllung von Formularen verwendet werden. Je nach Geschäftsvorfall wird damit ein Großteil der Formularfelder automatisch ausgefüllt, wodurch die Fehlerquote und der Aufwand bei der manuellen Formularbefüllung auf ein absolutes Minimum reduziert und die gesamte Durchlaufzeit von internen Prozessen deutlich beschleunigt werden kann.
19 +Im Bereich des Intranets besteht der Vorteil, dass i.d.R. die gesamte Nutzergruppe und damit alle Absender und Empfänger von Formularen bekannt sind. Die im Partnersystem gespeicherten Personaldaten können ausgelesen und zur Vorbefüllung von Formularen verwendet werden. Je nach Geschäftsvorfall wird damit ein Großteil der Formularfelder automatisch ausgefüllt, wodurch die Fehlerquote und der Aufwand bei der manuellen Formularbefüllung auf ein Minimum reduziert und die gesamte Durchlaufzeit von internen Prozessen deutlich beschleunigt werden kann.
20 20  
21 21  ### Parametrisierungsdynamik
22 22  
23 -In bestimmten Lebenslagen muss der Bürger gleich mehrfach in Interaktion zu seiner Gemeinde treten und damit i.d.R. gleichzeitig oder in einem kurzen Zeitraum eine Vielzahl von Formularen ausfüllen.
23 +In bestimmten Lebenslagen muss der Bürger mehrfach in Interaktion zu seiner Gemeinde treten und damit i.d.R. gleichzeitig oder in einem kurzen Zeitraum eine Vielzahl von Formularen ausfüllen.
24 24  
25 25  **Beispiel: Lebenslage Wohnungswechsel/Umzug**
26 26  
... ... @@ -34,13 +34,13 @@
34 34  
35 35  Unter anderem können die folgenden Komponenten aus dem Partnersystem angesteuert werden:
36 36  
37 -#### Formularrecherche
37 +#### Formular-Recherche
38 38  
39 -Der Formularserver enthält ein umfassendes Recherchesystem für Schlagwörter, Namen, Formularnummern und Volltext. Zusätzlich wird die Suche durch standardmäßige Klassifizierung der Formulare in u.a. Kategorie, Dateityp und Datum weiter präzisiert. Weiterhin kann zwischen Verlagsformularen und kundenspezifischen Formularen unterschieden werden.
39 +Der Formular-Server enthält ein umfassendes Recherche-System für Schlagwörter, Namen, Formularnummern und Volltext. Zusätzlich wird die Suche durch standardmäßige Klassifizierung der Formulare in u.a. Kategorie, Dateityp und Datum weiter präzisiert. Weiterhin kann zwischen Verlagsformularen und kundenspezifischen Formularen unterschieden werden.
40 40  
41 41  #### Formularkonfiguration
42 42  
43 -Vor der Veröffentlichung eines bestimmten Formulars können im Formularserver zunächst die Eigenschaften und die Funktionalität desselben festgelegt werden. Durch die Definition der einzelnen Parameter wird bei der Veröffentlichung des Formulars je nach Einstellung der spezifische Link generiert. Hierzu gehört die Festlegung der:
43 +Vor der Veröffentlichung eines bestimmten Formulars können im Formular-Server zunächst die Eigenschaften und die Funktionalität desselben festgelegt werden. Durch die Definition der einzelnen Parameter wird bei der Veröffentlichung des Formulars je nach Einstellung der spezifische Link generiert. Hierzu gehört die Festlegung der:
44 44  
45 45  * zu verwendeten Schaltflächen und damit die durch den Bürger ansprechbaren Funktionalitäten (z.B. Formular online senden, digital signieren etc.)
46 46  * Formularsicherheit, zu der die Dokumentenverschlüsselung und die Dokumenteneinschränkung zählen (z.B. Drucken nicht zulässig)
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75 75  
76 76  #### Interaktive Schnittstelle
77 77  
78 -Interaktive Schnittstellen wurden für Bereiche entwickelt, in denen häufige Änderungen von uns vorgenommen werden und die einer laufenden Nachbesserung bedürfen. Hierzu wird (in einem neuen Fenster) eine Webseite vom Form-Solutions aufgerufen, die nach Ablauf des Dialogs Daten an eine angegebene Webseite übergibt oder, wenn es keiner Datenübergabe bedarf, vom Benutzer geschlossen werden kann.
78 +Interaktive Schnittstellen wurden für Bereiche entwickelt, in denen häufige Änderungen von uns vorgenommen werden und die einer laufenden Nachbesserung bedürfen. Hierzu wird (in einem neuen Fenster) eine Webseite vom MACH ProForms aufgerufen, die nach Ablauf des Dialogs Daten an eine angegebene Webseite übergibt oder, wenn es keiner Datenübergabe bedarf, vom Benutzer geschlossen werden kann.
79 79  
80 80  ![[Abbildung 2: Interaktive Schnittstelle|@ws-interactive-diagram.jpg]]
81 81  
... ... @@ -210,7 +210,7 @@
210 210  Der Benutzer hat das Recht 2D-Barcode Formulare zu erstellen.
211 211  * **usr_anl**
212 212  `int(0,1)`
213 -Der Benutzer hat das Recht weitere Benutzer im Form-Solutions System anzulegen.
213 +Der Benutzer hat das Recht weitere Benutzer im System anzulegen.
214 214  * **usr_shw**
215 215  `int(0,1)`
216 216  Der Benutzer hat das Recht andere Benutzer zu verwalten.
... ... @@ -222,7 +222,7 @@
222 222  Der Benutzer hat das Recht sich als ein anderer Benutzer einzuloggen (dies wird meist zum debuggen benutzt).
223 223  * **usr_del**
224 224  `int(0,1)`
225 -Der Benutzer hat das Recht andere Benutzerdatensätze im Form-Solutions System zu löschen.
225 +Der Benutzer hat das Recht andere Benutzerdatensätze im System zu löschen.
226 226  * **give_right**
227 227  `int(0,1)`
228 228  Der Benutzer hat das Recht seine eigenen Rechte an andere Benutzer weiterzugeben.
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403 403  Der Benutzer hat das Recht 2D-Barcode Formulare zu erstellen.
404 404  * **usr_anl**
405 405  `int(0,1)`
406 -Der Benutzer hat das Recht weitere Benutzer im Form-Solutions System anzulegen.
406 +Der Benutzer hat das Recht weitere Benutzer im System anzulegen.
407 407  * **usr_shw**
408 408  `int(0,1)`
409 409  Der Benutzer hat das Recht andere Benutzer zu verwalten.
... ... @@ -415,7 +415,7 @@
415 415  Der Benutzer hat das Recht sich als ein anderer Benutzer einzuloggen (dies wird meist zum debuggen benutzt).
416 416  * **usr_del**
417 417  `int(0,1)`
418 -Der Benutzer hat das Recht andere Benutzerdatensätze im Form-Solutions System zu löschen.
418 +Der Benutzer hat das Recht andere Benutzerdatensätze im System zu löschen.
419 419  * **give_right**
420 420  `int(0,1)`
421 421  Der Benutzer hat das Recht seine eigenen Rechte an andere Benutzer weiterzugeben.
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479 479  
480 480  ### deluser
481 481  
482 -Deluser löscht einen spezifischen Benutzer aus der Form-Solutions Datenbank.
482 +Deluser löscht einen spezifischen Benutzer aus der Datenbank.
483 483  
484 484  #### Webservice-URL:
485 485  
... ... @@ -572,8 +572,8 @@
572 572  `text`
573 573  Beschreibung des Formulars
574 574  * **formtype** `varchar(3)`
575 -Form-Solutions unterscheidet zwischen 2 Formulartypen.
576 -fs = ein von Form-Solutions erstelltes Formular
575 +Die Software unterscheidet zwischen 2 Formulartypen.
576 +fs = ein von MACH ProForms erstelltes Formular
577 577  knd = ein vom Kunden erstelltes Formular
578 578  
579 579  ---
... ... @@ -582,7 +582,7 @@
582 582  
583 583  ### Sign-In
584 584  
585 -Mit dieser Funktion können Sie einen Benutzer ohne weitere Loginabfragen im FormSolutions System einloggen.
585 +Mit dieser Funktion können Sie einen Benutzer ohne weitere Loginabfragen im System einloggen.
586 586  
587 587  #### URL:
588 588  
... ... @@ -667,7 +667,7 @@
667 667  * **formular**
668 668  Formularnummer
669 669  * **formtype**
670 -Ist dies ein von Form-Solutions oder ein vom Kunden erstelltes Formular? (`fs`, `knr`) (siehe 3.6.3.2 getformlist - Zurückgegebene Daten, Variable `formtype`)
670 +Ist dies ein von MACH ProForms oder ein vom Kunden erstelltes Formular? (`fs`, `knr`) (siehe 3.6.3.2 getformlist - Zurückgegebene Daten, Variable `formtype`)
671 671  * **return** URL an die der erstellte Formlink übergeben werden soll. Diese URL muss so aussehen, dass am Ende der URL der Formularlink angefügt werden kann.
672 672  Bsp: <https://pdf.form-solutions.net/ws2/back.php?data=>
673 673  Des Weiteren muss der übergebene Link urlencoded gesendet werden. In dem übergebenen Link wird zusätzlich urlencoded mit dem Parameter title der Titel des Formulars und mit dem Parameter `id` die Formularnummer mitgegeben.