Änderungen von Dokument CMS-Schnittstelle

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Seiteneigenschaften

Dokument-Autor

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1		-xwiki:XWiki.Dokumentation
	1	+xwiki:XWiki.fweise

Inhalt

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1	1	## Mehrwert technischer Kooperation
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3		-Durch die Implementierung einer Schnittstelle zwischen einem CMS, DMS, Fachverfahren etc. (nachfolgend Partnersystem genannt) und dem Formular-Server kann je nach Ausgestaltung ein erheblicher Mehrwert für gemeinsame Kunden erreicht werden. Eine technische Kooperation zwischen den Systemen ist dabei nicht nur ein weiteres Produkt, das den bestehenden Kunden als ein nützliches Add-On angeboten werden kann. Insbesondere im kommunalen Markt gewinnt Interoperabilität von IuK-Systemen (Informations- und Kommunikations-Systemen) rasant an Bedeutung und wird somit für alle Anbieter zu einem zentralen Vertriebsargument für ihr Basisprodukt.
	3	+Durch die Implementierung einer Schnittstelle zwischen einem CMS, DMS, Fachverfahren etc. (nachfolgend Partnersystem genannt) und dem Formularserver kann je nach Ausgestaltung ein erheblicher Mehrwert für gemeinsame Kunden erreicht werden. Eine technische Kooperation zwischen den Systemen ist dabei nicht nur ein weiteres Produkt, das den bestehenden Kunden als ein nützliches Add-On angeboten werden kann. Insbesondere im kommunalen Markt gewinnt Interoperabilität von IuKSystemen eine rasant wachsende Bedeutung und wird somit für alle Anbieter zu einem zentralen Vertriebsargument für ihr Basisprodukt.
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5	5	Nachfolgend werden einige Implementierungsvarianten der Schnittstelle beschrieben, die mit einem relativ überschaubaren Aufwand umgesetzt werden können:
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7	7	### Redundanzfreie Benutzerverwaltung
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9		-Durch die Verbindung des Partnersystems mit MACH formsolutions kann die Benutzerverwaltung für beide Systeme einheitlich aus der Oberfläche des Partnersystems erfolgen. Die doppelte Erfassung und Pflege der Benutzer entfällt somit künftig für den Kunden, wodurch sowohl der administrative Aufwand, wie auch das Risiko von Fehleingaben halbiert werden.
	9	+Durch die Verbindung des Partnersystems mit dem MACH formsolutions kann die Benutzerverwaltung für beide Systeme einheitlich aus der Oberfläche des Partnersystems erfolgen. Die doppelte Erfassung und Pflege der Benutzer entfällt somit künftig für den Kunden, wodurch sowohl der administrative Aufwand, wie auch das Risiko von Fehleingaben halbiert werden.
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11		-Bei personell stets sparsam ausgestatteten IT-Abteilungen der öffentlichen Hand bedeutet die Aufhebung der Benutzerverwaltungsredundanz einen spürbaren monetären Nutzen, der bei der Auswahl von Software entscheidend sein kann.
	11	+Bei personell stets sparsam ausgestatteten IT-Abteilungen der Öffentlichen Hand bedeutet die Aufhebung der Benutzerverwaltungsredundanz einen spürbaren monetären Nutzen, der bei der Auswahl von Software entscheidend sein kann.
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13	13	### Single Sign On
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15		-Mitarbeiter der Kunden beider Systeme sind mit dem Einsatz der Schnittstelle nicht mehr gezwungen sich mehrfach in jedem System separat zu authentifizieren. Mit der einmaligen Passworteingabe beim Partnersystem erfolgt der Login beim Formularserver vollautomatisch. Mit der einfacheren, hindernisfreien Nutzung und der Zeitersparnis für alle Nutzer erhöht das Single Sign On die Effizienz beider Programme. Ferner führt der Wegfall des Umgangs mit mehreren Passwörtern für jeden Nutzer zur Reduzierung des Administrationsaufwands und zur Erhöhung der Sicherheit, da die Passwörter zur Gedächtnisstütze nicht mehr schriftlich notiert werden müssen.
	15	+Mitarbeiter der Kunden beider Systeme sind mit dem Einsatz der Schnittstelle nicht mehr gezwungen sich mehrfach in jedem System separat zu authentifizieren. Mit der einmaligen Passworteingabe beim Partnersystem erfolgt der Login beim Formularserver vollautomatisch. Mit der einfacheren, hindernisfreien Nutzung und der Zeitersparnis für alle Nutzer erhöht das Single Sign On die Effizienz beider Programme. Ferner führt der Wegfall des Umgangs mit mehreren Passwörtern für jeden Nutzer zur Minderung des Administrationsaufwands und zur Erhöhung der Sicherheit, da die Passwörter zur Gedächtnisstütze nicht mehr schriftlich notiert werden müssen.
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17		-### Vorausgefüllte Formulare im Intranet-Bereich
	17	+### Vorausgefüllte Formulare im Intranetbereich
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19		-Im Bereich des Intranets besteht der Vorteil, dass i.d.R. die gesamte Nutzergruppe und damit alle Absender und Empfänger von Formularen bekannt sind. Die im Partnersystem gespeicherten Personaldaten können ausgelesen und zur Vorbefüllung von Formularen verwendet werden. Je nach Geschäftsvorfall wird damit ein Großteil der Formularfelder automatisch ausgefüllt, wodurch die Fehlerquote und der Aufwand bei der manuellen Formularbefüllung auf ein Minimum reduziert und die gesamte Durchlaufzeit von internen Prozessen deutlich beschleunigt werden kann.
	19	+Im Bereich des Intranets besteht der Vorteil, dass i.d.R. die gesamte Nutzergruppe und damit alle Absender und Empfänger von Formularen bekannt sind. Die im Partnersystem gespeicherten Personaldaten können ausgelesen und zur Vorbefüllung von Formularen verwendet werden. Je nach Geschäftsvorfall wird damit ein Großteil der Formularfelder automatisch ausgefüllt, wodurch die Fehlerquote und der Aufwand bei der manuellen Formularbefüllung auf ein absolutes Minimum reduziert und die gesamte Durchlaufzeit von internen Prozessen deutlich beschleunigt werden kann.
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21	21	### Parametrisierungsdynamik
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23		-In bestimmten Lebenslagen muss der Bürger mehrfach in Interaktion zu seiner Gemeinde treten und damit i.d.R. gleichzeitig oder in einem kurzen Zeitraum eine Vielzahl von Formularen ausfüllen.
	23	+In bestimmten Lebenslagen muss der Bürger gleich mehrfach in Interaktion zu seiner Gemeinde treten und damit i.d.R. gleichzeitig oder in einem kurzen Zeitraum eine Vielzahl von Formularen ausfüllen.
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25	25	**Beispiel: Lebenslage Wohnungswechsel/Umzug**
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35	35	Unter anderem können die folgenden Komponenten aus dem Partnersystem angesteuert werden:
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37		-#### Formular-Recherche
	37	+#### Formularrecherche
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39		-Der Formular-Server enthält ein umfassendes Recherche-System für Schlagwörter, Namen, Formularnummern und Volltext. Zusätzlich wird die Suche durch standardmäßige Klassifizierung der Formulare in u.a. Kategorie, Dateityp und Datum weiter präzisiert. Weiterhin kann zwischen Verlagsformularen und kundenspezifischen Formularen unterschieden werden.
	39	+Der Formularserver enthält ein umfassendes Recherchesystem für Schlagwörter, Namen, Formularnummern und Volltext. Zusätzlich wird die Suche durch standardmäßige Klassifizierung der Formulare in u.a. Kategorie, Dateityp und Datum weiter präzisiert. Weiterhin kann zwischen Verlagsformularen und kundenspezifischen Formularen unterschieden werden.
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41	41	#### Formularkonfiguration
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43		-Vor der Veröffentlichung eines bestimmten Formulars können im Formular-Server zunächst die Eigenschaften und die Funktionalität desselben festgelegt werden. Durch die Definition der einzelnen Parameter wird bei der Veröffentlichung des Formulars je nach Einstellung der spezifische Link generiert. Hierzu gehört die Festlegung der:
	43	+Vor der Veröffentlichung eines bestimmten Formulars können im Formularserver zunächst die Eigenschaften und die Funktionalität desselben festgelegt werden. Durch die Definition der einzelnen Parameter wird bei der Veröffentlichung des Formulars je nach Einstellung der spezifische Link generiert. Hierzu gehört die Festlegung der:
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45	45	* zu verwendeten Schaltflächen und damit die durch den Bürger ansprechbaren Funktionalitäten (z.B. Formular online senden, digital signieren etc.)
46	46	* Formularsicherheit, zu der die Dokumentenverschlüsselung und die Dokumenteneinschränkung zählen (z.B. Drucken nicht zulässig)