Listen - Listenverwaltung

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Listenverwaltung

zuletzt bearbeitet von Form-Solutions GmbH

am 22.09.2022

Inhaltsverzeichnis

Übersicht der konfigurierten Listen

Erstellen/Hochladen einer neuen Liste

Konfigurationseinstellungen

Erstellung einer manuellen Liste

Änderungen an einer bestehenden Liste

Änderung an einer lokalen Liste

Änderungen an einer manuellen Liste

Löschen erstellter Listen/nicht mehr benötigter Listen

Übersicht der konfigurierten Listen

Der Benutzer kann eine Liste in einem Assistenten in der „Übersicht der konfigurierten Listen“ einbinden bzw. die bereits bestehenden Listen verwalten. Hierzu befindet sich in der „Hauptwerkzeugleiste“ die Schaltflächen „Listenverwaltung“, über die sich, in einem neuen Tab im Webbrowser, die „Übersicht der konfigurierten Listen“ öffnet. Sofern für den Mandanten des Benutzers noch keine Listen erstellt wurden, sieht der Benutzer keinen Eintrag in dieser Übersicht.

Hinweis:

Nur Benutzer die das Benutzerrecht „Ressourcen verwalten“ besitzen, können diese Funktion nutzen.

Die vom Verlag bereits vordefinierten Listen werden in der Listenverwaltung nicht angezeigt. Diese befinden sich zur Auswahl an der Komponente.

Erstellen/Hochladen einer neuen Liste

Um eine neue Liste zu erstellen, muss der Benutzer die „Übersicht der konfigurierten Listen“ in der „Listenverwaltung“ öffnen. In der Übersicht der konfigurierten Liste kann dann über die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ eine neue Liste erstellt/hochgeladen werden. In der erscheinenden Eingabemaske „Liste einfügen / ändern“ kann die neue Liste eingefügt bzw. Konfigurationen vorgenommen werden.

Konfigurationseinstellungen

Folgende Konfigurationseinstellungen können vorgenommen werden:

Name
In der Spalte „Name“ kann der Liste ein „Titel“ vergeben werden. Dieser Titel wird in der „Übersicht der konfigurierten Listen“ angezeigt. Bei der Titelvergabe empfiehlt es sich einen eindeutigen und einzigartigen Namen zu verwenden.

Datenquellentypen
Über die Auswahl „Datenquellentyp“ wird angegeben, wie die „CSV-Datei/UTF-8 Datei“ in das System eingebunden werden soll. Hierbei stehen verschiedene Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung.

Datenquellentyp „Lokaler CSV-Import“
Mit der Einstellung „Lokaler CSV-Import“ kann eine CSV-Datei/UTF-8 Datei direkt auf dem Server gespeichert werden. Hierzu wird eine passende „CSV-Datei/UTF-8 Datei“, die im Vorfeld über Excel/Editor erstellt werden muss, benötigt. Bei Änderungen/Erweiterungen an der CSV-Datei/UTF-8 Datei, muss bei dieser Einstellung die geänderte CSV-Datei/UTF-8 Datei in das System erneut eingebunden werden.

Datenquellentyp „Externer CSV-Import“
Über die Einstellung „Externer CSV-Import“ hat der Benutzer die Möglichkeit, mit Hinterlegung einer URL, eine externe CSV-Datei zu nutzen. Hierbei werden Änderungen an der CSV-Datei nach einem definierten Ausführungsintervall automatisch (ohne erneute Einstellungen im Konfigurationsbereich) übernommen. Die Nutzung dieser Einstellung ist vor allem bei wiederkehrenden Änderungen an der Datei von Vorteil. Beispielsweise für Stellenausschreibungen, die sich wöchentlich ändern, wäre eine solche Einstellung von Vorteil.

Datenquellentyp „Manuelle Listenpflege“
Die Einstellung „Manuelle Listenpflege“ bietet die Möglichkeit, eine Liste in der Metaformularadministration selbst zu erstellen. Hierzu wird keine erstellte CSV-Datei/UTF-8 Datei im Vorfeld benötigt. Bei Änderungen der Daten muss die manuell erstellte Liste in der Metaformularadministration per Hand abgeändert werden.

Datenquellentyp „XRepository Codeliste“
Über die Einstellung „XRepository Codeliste“ hat der Benutzer die Möglichkeit, mit Hinterlegung einer URL, eine externe XML-Datei zu nutzen. Mit dem XRepository steht allen eGovernment-Vorhaben eine verlässliche Drehscheibe zur Bereitstellung und zum Bezug XÖV-konformer Standards und Codelisten zur Verfügung. Die Plattform (https://www.xrepository.de/) wird im Auftrag des IT-Planungsrats durch die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) betrieben.

Zurückgreifen auf globale Liste
Mit der Auswahl kann eingestellt werden, ob auf eine globale Liste (für alle Kunden) zurückgegriffen werden soll, wenn unter dem eigenen Benutzernummernkreis keine Liste gefunden werden kann. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig angehakt.

Zurückgreifen auf Liste des Verlags
Über die Auswahl kann angegeben werden, ob eine Liste des Verlags genutzt werden soll, wenn unter dem eigenen Benutzernummernkreis keine Liste gefunden werden kann. Das Kontrollkästchen ist standardmäßig angehakt.

Listentyp
Mit der Auswahl des Listentyps „Statisch“ kann eine CSV-Datei/UTF-8 Datei für eine „Autovervollständigung“ oder eine „Listenbefüllung“ genutzt werden. Falls die CSV-Datei/UTF-8 Datei für Spezialfälle, wie eine Gutscheinbezahlung genutzt werden soll, muss der Listentyp „Dynamisch“ ausgewählt werden. Bei dieser Auswahl wird bei einer Eingabe vom Ausfüller des Assistenten mit der Hilfe der CSV-Datei/UTF-8 Datei der eingegebene Wert beispielsweise Gutscheincodes überprüft/reserviert.

Die weiteren nachfolgenden Spalten, je nach Auswahl des Datenquellentyps bzw. bei der Auswahl des Listentyps „Dynamisch“, erscheinen und müssen konfiguriert werden.

CSV-Datei
In dem Upload-Feld kann die erstellte CSV-Datei/UTF-8 Datei hochgeladen werden. Das System akzeptiert keine anderen Dateitypen als eine CSV-Datei/UTF-8 Datei. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl „Lokaler CSV-Import“ zur Verfügung.

Hinweis
Es kann maximal eine Liste von 5 MB hochgeladen werden.

URL der Datenquelle
In dem Eingabefeld kann die URL der CSV-Datei/XML-Datei hinterlegt werden, die importiert werden soll. Eine solche URL kann beispielsweise wie folgt aussehen https://formulare.amt/datei.csv oder https://www.xrepository.de/api/xrepository/urn:xoev-de:xgewerbeanzeige:codeliste:rechtsformen_4:technischerBestandteilGenericode. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl „Externer CSV-Import“ oder „XRepository Codeliste“ zur Verfügung.

Cron der Datenquelle
Hier wird das Ausführungsintervall des Imports definiert. Das Format für die Definition ist im Cron-Format zu hinterlegen (ss=Sekunden, mm=Minuten, SS=Stunden, MM=Monat, JJ=Jahr, WT=Wochentag). Beispielsweise soll das Ausführungsintervall immer um 5 Uhr jeden Sonntag ausgeführt werden. Hierzu muss das Cron-Format wie folgt aussehen 0 0 5 * * SUN-SAT. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl „Externer CSV-Import“ zur Verfügung.

Hinweis:
Ein Ausführungsintervall, der mehrfach täglich ausgeführt wird, muss derzeit vom Systemadministrator hinterlegt werden. Bei Bedarf wenden Sie sich hierzu bitte an den Support.

Listendaten zuletzt aktualisiert am
Hier wird das Datum angezeigt, wann die Daten der externen CSV-Liste/XML-Datei zuletzt aktualisiert wurde.

Spaltentrennzeichen
In einer CSV-Datei/UTF-8 Datei werden Spalten durch ein bestimmtes Trennzeichen voneinander getrennt. In der Regel werden hierzu „Kommas (,)“, „Semikolons (;)“ oder „Tabulatoren (\t)“ verwendet. Standardmäßig ist das Trennzeichen „(;)“ in der Konfiguration hinterlegt. Sofern ein anderes Trennzeichen in der CSV-Datei/UTF-8 Datei genutzt wurde, muss dieses verwendete Trennzeichen in dem Eingabefeld „Spaltentrennzeichen“ angeben werden. Dieses Eingabefeld steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

Textbegrenzungszeichen
In dem Eingabefeld kann angegeben werden, mit welchem Zeichen bestimmte Zelleneinträge in der CSV-Datei/UTF-8 Datei eingegrenzt wurden. Üblicherweise werden hierzu „Apostrophe (')“ oder „Anführungszeichen (")“ genutzt. Standardmäßig ist das Trennzeichen „(")“ in der Konfiguration hinterlegt. Sofern ein anderes Zeichen genutzt wurde, muss dieses verwendete Zeichen in dem Eingabefeld „Textbegrenzungszeichen“ angeben werden. Dieses Eingabefeld steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

Escapesequenz
Falls die CSV-Datei/UTF-8 Datei in einer Zelle ein Zeichen enthält, dass bereits in den Feldern „Spaltentrennzeichen“ oder „Textbegrenzungszeichen“ enthalten ist, so muss dieses durch ein sogenanntes Escapezeichen markiert werden. Zudem muss das Escapezeichen in dem Eingabefeld „Escapesequent“ definiert werden. Standardmäßig ist das Escapezeichen „(\\)“ in der Konfiguration hinterlegt. Dieses Eingabefeld steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

CSV-Datei enthält Spaltenüberschriften
Enthält eine CSV-Datei/UTF-8 Datei eine Spaltenüberschrift kann diese über die Checkbox „CSV-Datei enthält Spaltenüberschriften“ in der Konfiguration mit angegeben werden. Diese Checkbox steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

Kodierungsschema
Mit der Dropdownkomponente „Kodierungsschema“ kann angegeben werden, welches Kodierungsschema die CSV-Datei/UTF-8 Datei enthält. Damit wird sichergestellt, dass Sonderzeichen richtig importiert werden. Die Auswahl „UTF-8“ wird in den meisten CSV-Listen verwendet. Diese Dropdownkomponente steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

Zeitpunkt des letzten Updates
Der Zeitpunkt des letzten Updates wird automatisch generiert und zeigt auf, wann zuletzt die CSV-Datei/UTF-8 Datei erfolgreich Import worden ist. Dieses Eingabefeld steht nicht bei der vorherigen Auswahl „Manuelle Listenpflege“ zur Verfügung.

Fehlertext keinen/eindeutigen Wert und Fehlertext für ungültigen Wert
In den beiden Textfeldern können eigene Fehlertexte/Fehlermeldungen eingetragen werden die zu schlagen, wenn beispielsweise ein ungültiger Wert wie ein bereits ungültiger Rabattcode ausgewählt wird. Diese Eingabefelder stehen nur bei der vorherigen Auswahl „Dynamisch“ zur Verfügung. Sofern diese Eingabefelder nicht befüllt werden, wird eine Standardfehlermeldung ausgegeben.

Schlüssel
Über die Dropdownkomponente „Schlüssel“ kann die Spalte, in der die zu prüfenden Werte hinterlegt sind, angeben werden. Zum Beispiel der Eingabewert wie ein Gutscheincode. Diese Dropdownkomponente steht nur bei der vorherigen Auswahl „Listentyp“ mit der Auswahl „Dynamisch“ zur Verfügung und muss angegeben werden.

Gültigkeit von/Gültigkeit bis
Mit den Dropdownkomponenten „Gültigkeit von“ und „Gültigkeit bis“ können die Spalten, in der die zu prüfenden Datumswerte hinterlegt sind, angeben werden. Beispielsweise die Gültigkeit der Gutscheincodes. Diese Dropdownkomponenten steht nur bei der vorherigen Auswahl „Listentyp“ mit der Auswahl „Dynamisch“ zur Verfügung und müssen nicht zwangsläufig ausgewählt werden.

Anzahl
In der Dropdownkomponente „Anzahl“ kann die Spalte, in der die zu prüfenden Anzahlwerte hinterlegt sind, angeben werden. Beispielsweise die Anzahl für den jeweiligen Gutscheincode. Diese Dropdownkomponente steht nur bei der vorherigen Auswahl „Listentyp“ mit der Auswahl „Dynamisch“ zur Verfügung und müssen nicht zwangsläufig ausgewählt werden.

Erstellung einer manuellen Liste

Die Listenkonfiguration bietet die Möglichkeit eine Liste manuell, ohne CSV-Datei/UTF-8 Datei, zu hinterlegen. Um eine „manuelle Liste“ zu hinterlegen, muss unter der „Listenverwaltung“ ein neuer Eintrag über die Schaltfläche „Eintrag hinzufügen“ erstellt werden. Die Konfiguration der manuellen Liste erscheint nach der Auswahl „Manuelle Listenpflege“ in der Spalte „Datenquellentyp“. Über die erscheinende Schaltfläche „Spalte hinzufügen“ wird eine neue Spalte hinzugefügt. Die Spalte sowie der Spaltenwert können nun mit Daten befüllt werden. Weitere Spalten und Zeilen können hinzugefügt werden mit der Hilfe der Schaltfläche „Spalte hinzufügen“ sowie mit der Schaltfläche „Zeile hinzufügen“. Jede Zeile bzw. Spalte kann über die Schaltfläche „Zeile entfernen“ wieder gelöscht werden. Mit der Schaltfläche „Speichern“ wird die Erstellung der manuellen Liste abgeschlossen. Im Nachgang können jederzeit Änderungen an den Daten in der bereits erstellten Liste vorgenommen werden.

Hinweis:

Wenn die manuelle Liste mit einer Autovervollständigung genutzt werden soll und die Funktion Groß-/Kleinschreibung ignorieren, dass muss in der manuellen Liste eine zusätzliche Spalte mit den Werten eingefügt werden.

Die Spalte muss analog zur Wertespalte mit dem Zusatz "_ci" benannt und die gleichen Werte "kleingeschrieben" eingefügt werden. Beispiel Benamung Spalte: Bundesland_ci Beispiel Wertespalte Inhalt: brandenburg

Änderungen an einer bestehenden Liste

Änderung an einer lokalen Liste

Änderungen an einer „lokal hinterlegten Liste“ können jederzeit einpflegt werden. Hierzu muss die CSV-Datei/UTF-8 Datei mit dem neuen Dateninhalt neu abspeichert und in das System eingebunden werden. Danach muss in der „Listenverwaltung“ der entsprechende Eintrag gesucht werden. Über die Schaltfläche „Eintrag bearbeiten“ kommt man in die „Übersicht in der die Konfigurationen“ für die Liste vorgenommen und die neue CSV-Datei/UTF-8 Datei hochgeladen werden kann.

Änderungen an einer manuellen Liste

Wurde eine manuelle Liste hinterlegt, können auch hier Änderungen jederzeit eingepflegt werden. Hierzu muss in der „Listenverwaltung“ der entsprechende Eintrag gesucht werden. Über die Schaltfläche „Eintrag bearbeiten“ kommt man in die Übersicht in der die „Konfigurationen“ für die Liste vorgenommen und die manuelle Liste erweitert werden kann.

Löschen erstellter Listen/nicht mehr benötigter Listen

Derzeit ist es Mandanten nicht möglich Listen, die diese nicht mehr benötigen werden, selbst zu löschen. Bei Bedarf hilft hierbei der Support gerne weiter.

Hinweis:
Wenn Sie eine Liste durch den Support entfernen lassen, funktionieren in allen Assistenten, in denen die Liste verwendet wurde, die entsprechenden Komponenten nicht mehr korrekt.