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Änderungen von Dokument Neuen Assistenten anlegen

Zuletzt geändert von MACH formsolutions am 20.03.2026
Von Version 1029.1
bearbeitet von MACH formsolutions
am 14.04.2025
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am 06.11.2023
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
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1 -{{toc/}}
1 +Um einen neuen Assistenten anzulegen muss der Mandant das Mandantenrecht „Assistenten“ sowie der Benutzer das Recht „Assistenten anlegen“ besitzen.
2 2  
3 -Lernen Sie, einen neuen Assistenten anzulegen.
4 -
5 -Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel [[Assistenten speichern|doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern.WebHome]].
6 -
7 -## Voraussetzungen
8 -
9 -* Mandantenrecht „Assistenten“
10 -* Benutzerrecht „Assistenten anlegen“
11 -
12 -## Ablaufübersicht
13 -
14 -1. Formulareditor öffnen
15 -1. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
16 -1. Pflichtangaben ausfüllen
17 - 1. Typ
18 - 1. Artikelnummer
19 - 1. Titel
20 - 1. Kategorie
21 -1. gegebenenfalls optionale Angaben ausfüllen
22 -1. Dialogfeld mit "Speichern"-Schaltfläche verlassen
23 -1. Assistent speichern mit "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste
24 -
25 -Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.
26 -
27 -## Anlegen eines neuen Assistenten
28 -
29 29  Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.
30 30  
31 -Sie sind nun im Formulareditor.
5 +Sie sind nun in der Metaformularadministration.
32 32  
33 33  In der [[Hauptwerkzeugleiste|Main.05_Assistenten.01_Hauptwerkzeugleiste]] öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
34 -Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
35 -Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.
8 +Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
36 36  
37 -![[Neuer Assistent erstellen|NeuerAS.png]]
10 +> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
38 38  
39 ----
12 +* Ein neu angelegter Assistent ist noch nicht gespeichert. Beim Verlassen der Assistentenbauoberfläche ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.
40 40  
41 -### Eingabemaske „Neuer Assistent“
14 +![[Neuer Assistent erstellen|@NeuerASIcon.jpg]]
42 42  
43 -| Reiter | |
44 -| ---------------- | --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
45 -| Allgemeines | Grundkonfiguration des Assistenten
46 -Einstellungen für den Suchfilter "Fachverfahren" und die Funktion "Druckvorlage" |
47 -| Detailangaben |
16 +---
48 48  
49 -Beschreibung des Assistenten
50 -Notizfelder für interne Dokumentation |
51 -| LeiKa/OZG/FIM | Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs sowie OZG-ID und FIM-ID |
52 -| Datenschutz | assistentenspezifische Datenschutzerklärung |
53 -| Barrierefreiheit | assistentenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit |
54 -| Versionsdetails | Start- und Enddatum der Version
55 -Versionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben |
18 +## Eingabemaske „Neuer Assistent“
56 56  
57 -#### Allgemeines
20 +Die Eingabemaske „Neuer Assistent“ ist in vier Rubriken gegliedert, unter denen Grunddaten für den Assistenten definiert werden müssen. Folgende Rubriken stehen zur Verfügung:
58 58  
22 +### Rubrik „Allgemeines“
23 +
59 59  * **Typ**
60 -Über die Auswahl „Typ“ kann ausgewählt werden, ob es sich bei dem neu anzulegenden Assistenten um einen Assistenten mit einem PDF-Formular „Formularassistent“ oder einen Assistenten mit einem „generiertem PDF-Formular“ handeln soll. Diese Entscheidung sollte vorab gründlich überlegt werden, da eine Umstellung im Nachgang möglich aber doch einige Änderungen mit sich bringen würde.
25 +Über die Auswahl „Typ“ kann ausgewählt werden, ob es sich bei dem neu anzulegenden Assistenten um einen Assistenten mit einem PDF-Formular „Formularassistent“ oder einen Assistenten mit einem „generiertem PDF-Formular“ handeln soll. Diese Entscheidung sollte vorab gründlich überlegt werden, da eine Umstellung im Nachgang möglich aber doch einige Änderungen am Assistentenbau mit sich bringen würde.
61 61   * **Formularassistent**
62 62  „Formularassistenten“ sind Assistenten, die ein [[PDF-Formular|Main.06_PDF-Formulare]] befüllen. Hierzu muss im Vorfeld ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden. Jedes Feld, das im Assistenten erstellt wird, muss, sofern nicht korrekt benannt, auf die Felder des PDF-Formulars [[zugeordnet|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping]] werden.
63 63  
64 64  > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis:_**
30 + 1. Form-Solutions bietet ein vielseitiges Sortiment von PDF-Formularen, die Sie nutzen können, an.
31 + 1. Es können nur eigene PDF-Formulare (Kundenfassungen) hinterlegt werden.
32 + 1. Sofern ein Verlagspdf-Formular genutzt werden soll, muss das Formular erst als Kundenfassung auf dem Formularserver hochgeladen werden.
65 65  
66 -1. MACH ProForms bietet ein vielseitiges Sortiment von PDF-Formularen, die Sie nutzen können, an.
67 -1. Es können nur eigene PDF-Formulare (Kundenfassungen) hinterlegt werden.
68 -Sofern ein Verlagspdf-Formular genutzt werden soll, muss das Formular erst als Kundenfassung in die MACH formsolutions Plattform hochgeladen werden.
34 +
69 69  
70 -![[Assistent der ein PDF befüllt|@NeuerASFormularassistent.jpg]] * **Assistent mit generiertem PDF-Formular**
71 -Bei der Auswahl „Assistent mit generiertem PDF-Formular“ wird ein generiertes PDF-Formular von MACH formsolutions erstellt. Dieses generierte PDF-Formular wird wie ein hinterlegtes PDF-Formular befüllt. Der Vorteil hierbei ist, dass kein PDF-Formular im Vorfeld erstellt und im System eingebunden werden muss. Weiterhin kann bei der [[Konfiguration der Komponenten|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] beim Erstellen des Assistenten angegeben werden, welche ausgefüllten Daten das generierte PDF-Formular enthalten soll oder nicht. Die Gestaltung des Layouts ist nur bedingt möglich.
36 +![[Assistent der ein PDF befüllt|@NeuerASFormularassistent.jpg]]
37 + * **Assistent mit generiertem PDF-Formular**
38 +Bei der Auswahl „Assistent mit generiertem PDF-Formular“ wird ein generiertes PDF-Formular von Form-Solutions erstellt. Dieses generierte PDF-Formular wird wie ein hinterlegtes PDF-Formular befüllt. Der Vorteil hierbei ist, dass kein PDF-Formular im Vorfeld erstellt und im System eingebunden werden muss. Weiterhin kann bei der [[Konfiguration der Komponenten|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] beim Erstellen des Assistenten angegeben werden, welche ausgefüllten Daten das generierte PDF-Formular enthalten soll oder nicht. Die Gestaltung des Layouts ist nur bedingt möglich.
72 72  
73 73  > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **_Hinweis:_**
74 74  >
75 -> MACH ProForms bietet auch hier ein vielseitiges Sortiment, das Sie nutzen können, an.
42 +> Form-Solutions bietet auch hier ein vielseitiges Sortiment, das Sie nutzen können, an.
76 76  
77 77  ![[Assistent der ein generiertes PDF befüllt|@NeuerASgeneriertesPDF.jpg]]
78 78  
79 79  * **Formularnummer**
80 80  In dem Eingabefeld „Formularnummer“ muss die Formularnummer für das im Kundenbereich hinterlegte PDF-Formular angegeben werden. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
48 +
81 81  * **Version**
82 -Mit der „Version“ kann nach der Eingabe einer Formularnummer angegeben werden, auf welche Version des angegebenen PDF-Formulars zugegriffen werden soll. Der höchste Wert entspricht der aktuellsten in der MACH formsolutions Plattform verfügbaren PDF-Formular-Version. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
50 +Mit der „Version“ kann nach der Eingabe einer Formularnummer angegeben werden, auf welche Version des angegebenen PDF-Formulars zugegriffen werden soll. Der höchste Wert entspricht der aktuellsten über den Formularserver verfügbaren PDF-Formular-Version. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
51 +
83 83  * **Artikelnummer und Titel**
84 -Die „Artikelnummer“ ist die einzigartige Nummer eines Assistenten. Diese Artikelnummer setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“ und einer frei wählbaren Bezeichnung wie beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“ zusammen. Sonderzeichen dürfen hier nicht verwendet werden und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen. Bei einem Formularassistenten wird die Artikelnummer entsprechend der Formularnummer vor befüllt. Dennoch kann die Artikelnummer abgeändert werden. Der „Titel“ ist für den Ausfüller des Assistenten sichtbar und wird im Ausfüllassistenten über jeder [[Panelseite|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.01_PanelhinzufügenPanelwerkzeugleiste]] sowie bei einem generierten PDF-Formular/Druckvorlage sichtbar sein. Dieser Titel sollte daher aussagekräftig formuliert werden. Beide Eingabefelder werden in der Trefferliste der [[Suche|Main.04_Suche]] im Kundenbereich angezeigt bzw. der Assistent kann über diese Felder in der Suche gefunden werden.
53 +Die „Artikelnummer“ ist die einzigartige Nummer eines Assistenten. Diese Artikelnummer setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“ und einer frei wählbaren Bezeichnung wie beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“ zusammen. Sonderzeichen dürfen hier nicht verwendet werden. Bei einem Formularassistenten wird die Artikelnummer entsprechend der Formularnummer vor befüllt. Dennoch kann die Artikelnummer abgeändert werden. Der „Titel“ ist für den Ausfüller des Assistenten sichtbar und wird im Ausfüllassistenten über jeder [[Panelseite|Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.01_PanelhinzufügenPanelwerkzeugleiste]] sowie bei einem generierten PDF-Formular/Druckvorlage sichtbar sein. Dieser Titel sollte daher aussagekräftig formuliert werden. Beide Eingabefelder werden in der Trefferliste der [[Suche|Main.04_Suche]] im Kundenbereich angezeigt bzw. der Assistent kann über diese Felder in der Suche gefunden werden.
54 +
85 85  * **Kategorie**
86 86  Mit der „Kategorie“ kann angegeben werden, zu welchem Themenkreis der neue Assistent gehört. Sollte eine [[Sortimentsauswahl|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] für den Mandanten des Benutzers definiert worden sein, wird dem Ersteller des Assistenten nur ein bestimmter Kreis von Kategorien zur Verfügung stehen.
87 87  
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100 100  
101 101  * **Fachverfahren**
102 102  Hier kann angegeben werden, für welches bzw. welche spezifische/n Fachverfahren dieser Assistent geeignet ist. Über ein Komma müssen die verschiedenen Fachverfahren separiert eingetragen werden. In der [[Suche|Main.04_Suche.02_DetaillierteSuche]] kann dann über die Filterkategorie "Fachverfahren" nach den entsprechenden Assistenten mit dem hinterlegten Fachverfahren gefiltert werden.
73 +
103 103  * **Als Druckvorlage verwendbar**
104 104  Wird in den Assistenteneigenschaften die Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“ gesetzt, wird damit angegeben, dass sich nach dem Freigeben der Version des Assistenten dieser als eine [[Druckvorlage|Main.05_Assistenten.10_Druckvorlagen]] eignet.
105 105  
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109 109  
110 110  ---
111 111  
112 -### Detailangaben
83 +### Rubrik „Detailangaben“
113 113  
114 114  * **Beschreibung/Historie/Interne Bemerkungen**
115 115  Die Eingabefelder „Beschreibung“, „Historie“ und „interne Bemerkungen“ stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Hierüber kann beispielsweise angegeben werden, wann und wer Änderungen an dem Assistenten vorgenommen hat. Diese Felder sowie Einträge sind außer in diesem Bereich für niemanden ersichtlich.
87 +
116 116  * **Zusätzliche Suchbegriffe**
117 117  Unter den „zusätzlichen Suchbegriffen“ können weitere Themengebiete bzw. Synonyme für diesen Assistenten angegeben werden. Diese zusätzlichen Suchbegriffe haben Auswirkungen auf die [[Suche|Main.04_Suche]] im Kundenbereich. Daher sollten diese Suchbegriffe immer eindeutig und einen großen Bereich von Synonymen und Themen abdecken.
118 118  
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120 120  
121 121  ---
122 122  
123 -#### LeiKa/OZG/FIM
95 +### Rubrik „LeiKa/OZG/FIM“
124 124  
125 125  Im Reiter "LeiKa/OZG/FIM" können die einheitlichen Schlüssel des Leistungskatalogs der Verzeichnisse der Verwaltungsleistungen sowie eine Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Förderalen Informationsmanagement (FIM) hinterlegt werden.
126 126  
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214 214  
215 215  ---
216 216  
217 -#### Datenschutz
189 +### Rubrik „Datenschutz“
218 218  
219 219  Hier kann mittels des Editors eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Diese Datenschutzerklärung wird bei der [[Einwilligungserklärung|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Sofern hier keine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
220 220  
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224 224  
225 225  ---
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227 -#### Barrierefreiheit
199 +### Rubrik „Barrierefreiheit“
228 228  
229 229  Hier kann mittels des Editors eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt werden. Diese Erklärung zur Barrierefreiheit wird bei der [[Einwilligungserklärung|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Sofern hier keine Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Erklärung zur Barrierefreheit verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
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234 234  
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237 -#### Versionsdetails
209 +### Rubrik „Versionsdetails“
238 238  
239 239  * **Start- und Enddatum**
240 240  Das „Startdatum“ wird automatisch beim Anlegen eines neuen Assistenten mit dem aktuellen Datum befüllt. Mit dem Eingabefeld wird festgelegt, wann der Assistent nach der [[Veröffentlichung|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Eine Eingabe des „Enddatums“ ist nicht zwangsläufig nötig. Soll jedoch der Assistent dem Ausfüller ab einem bestimmten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, muss das Enddatum angegeben werden.
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245 245  
246 246  * **Versionsstatus**
247 247  Der „Versionsstatus“ gibt an, in welchem Status sich der Assistent zum aktuellen Zeitpunkt befindet. Beim Anlegen wird der Status automatisch auf den Status „Entwurf“ eingestellt. Bei der [[Veröffentlichung|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] muss der Assistent auf „Freigegeben“ gesetzt werden.
220 +
221 +
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