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Änderungen von Dokument Neuen Assistenten anlegen

Zuletzt geändert von MACH formsolutions am 20.03.2026
Von Version 1032.1
bearbeitet von MACH formsolutions
am 17.04.2025
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bearbeitet von MACH formsolutions
am 15.07.2025
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,15 +1,15 @@
1 -{{toc/}}
1 +{{toc depth="3"/}}
2 2  
3 -Lernen Sie, einen neuen Assistenten anzulegen.
3 +So legen Sie einen neuen Assistenten an.
4 4  
5 5  Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel [[Assistenten speichern>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern.WebHome]].
6 6  
7 -== Voraussetzungen ==
7 += Voraussetzungen =
8 8  
9 9  * Mandantenrecht „Assistenten“
10 10  * Benutzerrecht „Assistenten anlegen“
11 11  
12 -== Ablaufübersicht ==
12 += Ablaufübersicht =
13 13  
14 14  1. Formulareditor öffnen
15 15  1. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
... ... @@ -24,7 +24,7 @@
24 24  
25 25  Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.
26 26  
27 -== Anlegen eines neuen Assistenten ==
27 += Anlegen eines neuen Assistenten =
28 28  
29 29  Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.
30 30  
... ... @@ -38,24 +38,24 @@
38 38  
39 39  ----
40 40  
41 -=== Eingabemaske „Neuer Assistent“ ===
41 +== Eingabemaske „Neuer Assistent“ ==
42 42  
43 43  |=Reiter|=
44 44  |Allgemeines|Grundkonfiguration des Assistenten
45 45  Einstellungen für den Suchfilter "Fachverfahren" und die Funktion "Druckvorlage"
46 46  |Detailangaben|Beschreibung des Assistenten
47 -Notizfelder für interne Dokumentation
48 -|LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs sowie OZG-ID und FIM-ID
47 +Notizfelder für interne Dokumentation  
48 +|LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs/OZG-ID und FIM-ID
49 49  |Datenschutz|assistentenspezifische Datenschutzerklärung
50 50  |Barrierefreiheit|assistentenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit
51 51  |Versionsdetails|Start- und Enddatum der Version
52 -ersionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
52 +Versionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
53 53  
54 -==== Allgemeines ====
54 +== Allgemeines ==
55 55  
56 56  * **Typ**
57 57  Über die Auswahl „Typ“ kann ausgewählt werden, ob es sich bei dem neu anzulegenden Assistenten um einen Assistenten mit einem PDF-Formular „Formularassistent“ oder einen Assistenten mit einem „generiertem PDF-Formular“ handeln soll. Diese Entscheidung sollte vorab gründlich überlegt werden, da eine Umstellung im Nachgang möglich aber doch einige Änderungen mit sich bringen würde.
58 -** **Formularassistent**
58 +** **Formularassistent**[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="377"]]
59 59  „Formularassistenten“ sind Assistenten, die ein [[PDF-Formular>>Main.06_PDF-Formulare]] befüllen. Hierzu muss im Vorfeld ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden. Jedes Feld, das im Assistenten erstellt wird, muss, sofern nicht korrekt benannt, auf die Felder des PDF-Formulars [[zugeordnet>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping]] werden.
60 60  
61 61  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
... ... @@ -64,14 +64,12 @@
64 64  1. Es können nur eigene PDF-Formulare (Kundenfassungen) hinterlegt werden.
65 65  Sofern ein Verlagspdf-Formular genutzt werden soll, muss das Formular erst als Kundenfassung in die MACH formsolutions Plattform hochgeladen werden.
66 66  
67 -[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt"]] * **Assistent mit generiertem PDF-Formular**
67 + ~* **Assistent mit generiertem PDF-Formular**[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="341"]]
68 68  Bei der Auswahl „Assistent mit generiertem PDF-Formular“ wird ein generiertes PDF-Formular von MACH formsolutions erstellt. Dieses generierte PDF-Formular wird wie ein hinterlegtes PDF-Formular befüllt. Der Vorteil hierbei ist, dass kein PDF-Formular im Vorfeld erstellt und im System eingebunden werden muss. Weiterhin kann bei der [[Konfiguration der Komponenten>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] beim Erstellen des Assistenten angegeben werden, welche ausgefüllten Daten das generierte PDF-Formular enthalten soll oder nicht. Die Gestaltung des Layouts ist nur bedingt möglich.
69 69  
70 70  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
71 71  >MACH ProForms bietet auch hier ein vielseitiges Sortiment, das Sie nutzen können, an.
72 72  
73 -[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt"]]
74 -
75 75  * **Formularnummer**
76 76  In dem Eingabefeld „Formularnummer“ muss die Formularnummer für das im Kundenbereich hinterlegte PDF-Formular angegeben werden. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
77 77  * **Version**
... ... @@ -78,14 +78,8 @@
78 78  Mit der „Version“ kann nach der Eingabe einer Formularnummer angegeben werden, auf welche Version des angegebenen PDF-Formulars zugegriffen werden soll. Der höchste Wert entspricht der aktuellsten in der MACH formsolutions Plattform verfügbaren PDF-Formular-Version. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
79 79  * **Artikelnummer und Titel**
80 80  Die „Artikelnummer“ ist die einzigartige Nummer eines Assistenten. Diese Artikelnummer setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“ und einer frei wählbaren Bezeichnung wie beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“ zusammen. Sonderzeichen dürfen hier nicht verwendet werden und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen. Bei einem Formularassistenten wird die Artikelnummer entsprechend der Formularnummer vor befüllt. Dennoch kann die Artikelnummer abgeändert werden. Der „Titel“ ist für den Ausfüller des Assistenten sichtbar und wird im Ausfüllassistenten über jeder [[Panelseite>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.01_PanelhinzufügenPanelwerkzeugleiste]] sowie bei einem generierten PDF-Formular/Druckvorlage sichtbar sein. Dieser Titel sollte daher aussagekräftig formuliert werden. Beide Eingabefelder werden in der Trefferliste der [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich angezeigt bzw. der Assistent kann über diese Felder in der Suche gefunden werden.
81 -* **Kategorie**
79 +* **Kategorie**[[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="369"]]
82 82  Mit der „Kategorie“ kann angegeben werden, zu welchem Themenkreis der neue Assistent gehört. Sollte eine [[Sortimentsauswahl>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] für den Mandanten des Benutzers definiert worden sein, wird dem Ersteller des Assistenten nur ein bestimmter Kreis von Kategorien zur Verfügung stehen.
83 -
84 ->{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
85 ->Insgesamt stellt der Verlag 52 Kategorien zur Auswahl zur Verfügung.
86 -
87 -[[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien"]]
88 -
89 89  * **Bundesland**
90 90  Hier kann angegeben werden, für welches spezifische Bundesland dieser Assistent zur Verfügung stehen soll. Soll der Assistent für mehrere Bundesländer zur Verfügung stehen, kann mittels Drücken der Taste „Strg“ und einem Klick auf die einzelnen Bundesländer diese ausgewählt werden. Sofern gar keine Auswahl stattfindet, wird der Assistent als „bundesweit“ gekennzeichnet.
91 91  
... ... @@ -98,26 +98,23 @@
98 98  Wird in den Assistenteneigenschaften die Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“ gesetzt, wird damit angegeben, dass sich nach dem Freigeben der Version des Assistenten dieser als eine [[Druckvorlage>>Main.05_Assistenten.10_Druckvorlagen]] eignet.
99 99  
100 100  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
101 ->Die entsprechenden [[Konfigurationen>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] an den Komponenten für die Druckvorlage wird nur freigeschaltet, wenn der Haken bei „Als Druckvorlage verwenden“ bereits beim Assistenten anlegen/überarbeiten gesetzt ist.
93 +>Die [[Konfigurationen>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] an den Komponenten für die Druckvorlage sind deaktiviert, wenn in der Assistentenkonfiguration die Druckvorlage ausgeschaltet ist.
102 102  
103 103  ----
104 104  
105 -==== Detailangaben ====
97 +== Detailangaben ==
106 106  
107 107  * **Beschreibung/Historie/Interne Bemerkungen**
108 108  Die Eingabefelder „Beschreibung“, „Historie“ und „interne Bemerkungen“ stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Hierüber kann beispielsweise angegeben werden, wann und wer Änderungen an dem Assistenten vorgenommen hat. Diese Felder sowie Einträge sind außer in diesem Bereich für niemanden ersichtlich.
109 109  * **Zusätzliche Suchbegriffe**
110 -Unter den „zusätzlichen Suchbegriffen“ können weitere Themengebiete bzw. Synonyme für diesen Assistenten angegeben werden. Diese zusätzlichen Suchbegriffe haben Auswirkungen auf die [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich. Daher sollten diese Suchbegriffe immer eindeutig und einen großen Bereich von Synonymen und Themen abdecken.
102 +Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich.
111 111  
112 -[[image:@NeuerASDetialangaben.jpg||alt="Reiter Detailangaben"]]
113 -
114 114  ----
115 115  
116 -==== LeiKa/OZG/FIM ====
106 +== LeiKa/OZG/FIM ==
117 117  
118 118  Im Reiter "LeiKa/OZG/FIM" können die einheitlichen Schlüssel des Leistungskatalogs der Verzeichnisse der Verwaltungsleistungen sowie eine Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Förderalen Informationsmanagement (FIM) hinterlegt werden.
119 119  
120 -[[image:@NeuerASOZG.jpg||alt="Ansicht des Reiters LeiKa/OZG/FIM"]]
121 121  
122 122  ===== LeiKa =====
123 123  
... ... @@ -133,8 +133,6 @@
133 133  
134 134  In der Trefferliste können die einzelnen LeiKa-IDs über den Haken ausgewählt werden und mit der Schaltfläche "Ausgewählte Leistungen übernehmen" übernommen werden.
135 135  
136 -[[image:@NeuerASOZGNeueLeistungHinzufügen.jpg||alt="Leistungen markieren und übernehmen"]]
137 -
138 138  ===== Detailansicht =====
139 139  
140 140  Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.
... ... @@ -154,11 +154,6 @@
154 154  
155 155  Über die Schaltfläche "Leistungen entfernen" kann eine LeiKa ID aus der Detailübersicht entfernt werden.
156 156  
157 ->{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **Hinweis:**
158 ->Die Leistung wird direkt entfernt aus den Assistenteneigenschaften. Eine zusätzliche Speicherung über die Schaltfläche "Speichern" ist nicht notwendig.
159 -
160 -[[image:@NeuerASOZGNeueLeistungLöschen.jpg||alt="Leistungen löschen"]]
161 -
162 162  ===== Zugehörige OZG-Leistung anzeigen =====
163 163  
164 164  Über die Schaltfläche "Zugehörige OZG-Leistung anzeigen" kommt man zu der entsprechenden OZG-Leistung die für die hinterlegte LeiKa ID vorhanden ist. Eine Übersicht aller OZG-Leistungen findet man im Reiter "OZG".
... ... @@ -205,7 +205,7 @@
205 205  
206 206  ----
207 207  
208 -==== Datenschutz ====
190 +== Datenschutz ==
209 209  
210 210  Hier kann mittels des Editors eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Diese Datenschutzerklärung wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Sofern hier keine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
211 211  
... ... @@ -214,7 +214,7 @@
214 214  
215 215  ----
216 216  
217 -==== Barrierefreiheit ====
199 +== Barrierefreiheit ==
218 218  
219 219  Hier kann mittels des Editors eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt werden. Diese Erklärung zur Barrierefreiheit wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Sofern hier keine Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Erklärung zur Barrierefreheit verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
220 220  
... ... @@ -223,13 +223,14 @@
223 223  
224 224  ----
225 225  
226 -==== Versionsdetails ====
208 +== Versionsdetails ==
227 227  
228 -* **Start- und Enddatum**
229 -Das „Startdatum“ wird automatisch beim Anlegen eines neuen Assistenten mit dem aktuellen Datum befüllt. Mit dem Eingabefeld wird festgelegt, wann der Assistent nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Eine Eingabe des „Enddatums“ ist nicht zwangsläufig nötig. Soll jedoch der Assistent dem Ausfüller ab einem bestimmten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, muss das Enddatum angegeben werden.
210 +=== Start- und Enddatum ===
230 230  
212 +Mit dem Eingabefeld wird festgelegt, wann der Assistent nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Eine Eingabe des „Enddatums“ ist nicht zwangsläufig nötig. Soll jedoch der Assistent dem Ausfüller ab einem bestimmten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, muss das Enddatum angegeben werden.
213 +
231 231  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
232 232  >Das gesetzte Start- und Enddatum kann nach der Freigabe eines Assistenten nicht mehr geändert werden._~*~*
233 233  
234 -* **Versionsstatus**
217 +**Versionsstatus**
235 235  Der „Versionsstatus“ gibt an, in welchem Status sich der Assistent zum aktuellen Zeitpunkt befindet. Beim Anlegen wird der Status automatisch auf den Status „Entwurf“ eingestellt. Bei der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] muss der Assistent auf „Freigegeben“ gesetzt werden.
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