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Änderungen von Dokument Neuen Assistenten anlegen

Zuletzt geändert von MACH formsolutions am 20.03.2026
Von Version 1038.44
bearbeitet von MACH formsolutions
am 16.07.2025
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bearbeitet von MACH formsolutions
am 17.04.2025
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Inhalt
... ... @@ -1,15 +1,15 @@
1 -{{toc depth="3"/}}
1 +{{toc/}}
2 2  
3 -So legen Sie einen neuen Assistenten an.
3 +Lernen Sie, einen neuen Assistenten anzulegen.
4 4  
5 5  Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel [[Assistenten speichern>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern.WebHome]].
6 6  
7 -= Voraussetzungen =
7 +== Voraussetzungen ==
8 8  
9 9  * Mandantenrecht „Assistenten“
10 10  * Benutzerrecht „Assistenten anlegen“
11 11  
12 -= Ablaufübersicht =
12 +== Ablaufübersicht ==
13 13  
14 14  1. Formulareditor öffnen
15 15  1. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
... ... @@ -24,7 +24,7 @@
24 24  
25 25  Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.
26 26  
27 -= Anlegen eines neuen Assistenten =
27 +== Anlegen eines neuen Assistenten ==
28 28  
29 29  Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.
30 30  
... ... @@ -34,33 +34,30 @@
34 34  Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
35 35  Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.
36 36  
37 -[[image:NeuerAS.png||alt="Neuer Assistent erstellen" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +[[image:NeuerAS.png||alt="Neuer Assistent erstellen"]]
38 38  
39 39  ----
40 40  
41 -== Eingabemaske „Neuer Assistent“ ==
41 +=== Eingabemaske „Neuer Assistent“ ===
42 42  
43 43  |=Reiter|=
44 44  |Allgemeines|Grundkonfiguration des Assistenten
45 45  Einstellungen für den Suchfilter "Fachverfahren" und die Funktion "Druckvorlage"
46 46  |Detailangaben|Beschreibung des Assistenten
47 -Notizfelder für interne Dokumentation  
48 -|LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs/OZG-ID und FIM-ID
47 +Notizfelder für interne Dokumentation
48 +|LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs sowie OZG-ID und FIM-ID
49 49  |Datenschutz|assistentenspezifische Datenschutzerklärung
50 50  |Barrierefreiheit|assistentenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit
51 -|Versionsdetails|Start- und Enddatum der Assistentenversion
52 -Versionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
51 +|Versionsdetails|Start- und Enddatum der Version
52 +ersionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
53 53  
54 -== Allgemeines ==
54 +==== Allgemeines ====
55 55  
56 -=== **Typ** ===
56 +* **Typ**
57 +Über die Auswahl „Typ“ kann ausgewählt werden, ob es sich bei dem neu anzulegenden Assistenten um einen Assistenten mit einem PDF-Formular „Formularassistent“ oder einen Assistenten mit einem „generiertem PDF-Formular“ handeln soll. Diese Entscheidung sollte vorab gründlich überlegt werden, da eine Umstellung im Nachgang möglich aber doch einige Änderungen mit sich bringen würde.
58 +** **Formularassistent**
59 +„Formularassistenten“ sind Assistenten, die ein [[PDF-Formular>>Main.06_PDF-Formulare]] befüllen. Hierzu muss im Vorfeld ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden. Jedes Feld, das im Assistenten erstellt wird, muss, sofern nicht korrekt benannt, auf die Felder des PDF-Formulars [[zugeordnet>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping]] werden.
57 57  
58 -Legen Sie fest, ob Sie einen **Formularassistenten **anlegen, der die Felder eines bestehenden PDF-Formulars befüllt, oder einen **Assistenten mit generiertem PDF-Formular, **der je nach eingegebenen Daten die Ausgabe dynamisch erzeugt.
59 -
60 -**Formularassistent**[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="377"]]
61 -Ein Assistent, der die Felder eines [[PDF-Formulars>>Main.06_PDF-Formulare]] befüllt. Im Vorfeld muss ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden.
62 -Jedes Feld, das im Assistenten erstellt wird, muss, sofern nicht korrekt benannt, auf die Felder des PDF-Formulars [[zugeordnet>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping]] werden.
63 -
64 64  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
65 65  
66 66  1. MACH ProForms bietet ein vielseitiges Sortiment von PDF-Formularen, die Sie nutzen können, an.
... ... @@ -67,12 +67,14 @@
67 67  1. Es können nur eigene PDF-Formulare (Kundenfassungen) hinterlegt werden.
68 68  Sofern ein Verlagspdf-Formular genutzt werden soll, muss das Formular erst als Kundenfassung in die MACH formsolutions Plattform hochgeladen werden.
69 69  
70 - ~* **Assistent mit generiertem PDF-Formular**[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="341"]]
67 +[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt"]] * **Assistent mit generiertem PDF-Formular**
71 71  Bei der Auswahl „Assistent mit generiertem PDF-Formular“ wird ein generiertes PDF-Formular von MACH formsolutions erstellt. Dieses generierte PDF-Formular wird wie ein hinterlegtes PDF-Formular befüllt. Der Vorteil hierbei ist, dass kein PDF-Formular im Vorfeld erstellt und im System eingebunden werden muss. Weiterhin kann bei der [[Konfiguration der Komponenten>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] beim Erstellen des Assistenten angegeben werden, welche ausgefüllten Daten das generierte PDF-Formular enthalten soll oder nicht. Die Gestaltung des Layouts ist nur bedingt möglich.
72 72  
73 73  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
74 74  >MACH ProForms bietet auch hier ein vielseitiges Sortiment, das Sie nutzen können, an.
75 75  
73 +[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt"]]
74 +
76 76  * **Formularnummer**
77 77  In dem Eingabefeld „Formularnummer“ muss die Formularnummer für das im Kundenbereich hinterlegte PDF-Formular angegeben werden. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
78 78  * **Version**
... ... @@ -79,8 +79,14 @@
79 79  Mit der „Version“ kann nach der Eingabe einer Formularnummer angegeben werden, auf welche Version des angegebenen PDF-Formulars zugegriffen werden soll. Der höchste Wert entspricht der aktuellsten in der MACH formsolutions Plattform verfügbaren PDF-Formular-Version. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
80 80  * **Artikelnummer und Titel**
81 81  Die „Artikelnummer“ ist die einzigartige Nummer eines Assistenten. Diese Artikelnummer setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“ und einer frei wählbaren Bezeichnung wie beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“ zusammen. Sonderzeichen dürfen hier nicht verwendet werden und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen. Bei einem Formularassistenten wird die Artikelnummer entsprechend der Formularnummer vor befüllt. Dennoch kann die Artikelnummer abgeändert werden. Der „Titel“ ist für den Ausfüller des Assistenten sichtbar und wird im Ausfüllassistenten über jeder [[Panelseite>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.01_PanelhinzufügenPanelwerkzeugleiste]] sowie bei einem generierten PDF-Formular/Druckvorlage sichtbar sein. Dieser Titel sollte daher aussagekräftig formuliert werden. Beide Eingabefelder werden in der Trefferliste der [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich angezeigt bzw. der Assistent kann über diese Felder in der Suche gefunden werden.
82 -* **Kategorie**[[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="369"]]
81 +* **Kategorie**
83 83  Mit der „Kategorie“ kann angegeben werden, zu welchem Themenkreis der neue Assistent gehört. Sollte eine [[Sortimentsauswahl>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] für den Mandanten des Benutzers definiert worden sein, wird dem Ersteller des Assistenten nur ein bestimmter Kreis von Kategorien zur Verfügung stehen.
83 +
84 +>{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
85 +>Insgesamt stellt der Verlag 52 Kategorien zur Auswahl zur Verfügung.
86 +
87 +[[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien"]]
88 +
84 84  * **Bundesland**
85 85  Hier kann angegeben werden, für welches spezifische Bundesland dieser Assistent zur Verfügung stehen soll. Soll der Assistent für mehrere Bundesländer zur Verfügung stehen, kann mittels Drücken der Taste „Strg“ und einem Klick auf die einzelnen Bundesländer diese ausgewählt werden. Sofern gar keine Auswahl stattfindet, wird der Assistent als „bundesweit“ gekennzeichnet.
86 86  
... ... @@ -93,23 +93,26 @@
93 93  Wird in den Assistenteneigenschaften die Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“ gesetzt, wird damit angegeben, dass sich nach dem Freigeben der Version des Assistenten dieser als eine [[Druckvorlage>>Main.05_Assistenten.10_Druckvorlagen]] eignet.
94 94  
95 95  >{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
96 ->Die [[Konfigurationen>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] an den Komponenten für die Druckvorlage sind deaktiviert, wenn in der Assistentenkonfiguration die Druckvorlage ausgeschaltet ist.
101 +>Die entsprechenden [[Konfigurationen>>Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.04_KonfigurationvonKomponenten]] an den Komponenten für die Druckvorlage wird nur freigeschaltet, wenn der Haken bei „Als Druckvorlage verwenden“ bereits beim Assistenten anlegen/überarbeiten gesetzt ist.
97 97  
98 98  ----
99 99  
100 -== Detailangaben ==
105 +==== Detailangaben ====
101 101  
102 102  * **Beschreibung/Historie/Interne Bemerkungen**
103 103  Die Eingabefelder „Beschreibung“, „Historie“ und „interne Bemerkungen“ stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Hierüber kann beispielsweise angegeben werden, wann und wer Änderungen an dem Assistenten vorgenommen hat. Diese Felder sowie Einträge sind außer in diesem Bereich für niemanden ersichtlich.
104 104  * **Zusätzliche Suchbegriffe**
105 -Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich.
110 +Unter den „zusätzlichen Suchbegriffen“ können weitere Themengebiete bzw. Synonyme für diesen Assistenten angegeben werden. Diese zusätzlichen Suchbegriffe haben Auswirkungen auf die [[Suche>>Main.04_Suche]] im Kundenbereich. Daher sollten diese Suchbegriffe immer eindeutig und einen großen Bereich von Synonymen und Themen abdecken.
106 106  
112 +[[image:@NeuerASDetialangaben.jpg||alt="Reiter Detailangaben"]]
113 +
107 107  ----
108 108  
109 -== LeiKa/OZG/FIM ==
116 +==== LeiKa/OZG/FIM ====
110 110  
111 111  Im Reiter "LeiKa/OZG/FIM" können die einheitlichen Schlüssel des Leistungskatalogs der Verzeichnisse der Verwaltungsleistungen sowie eine Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Förderalen Informationsmanagement (FIM) hinterlegt werden.
112 112  
120 +[[image:@NeuerASOZG.jpg||alt="Ansicht des Reiters LeiKa/OZG/FIM"]]
113 113  
114 114  ===== LeiKa =====
115 115  
... ... @@ -125,6 +125,8 @@
125 125  
126 126  In der Trefferliste können die einzelnen LeiKa-IDs über den Haken ausgewählt werden und mit der Schaltfläche "Ausgewählte Leistungen übernehmen" übernommen werden.
127 127  
136 +[[image:@NeuerASOZGNeueLeistungHinzufügen.jpg||alt="Leistungen markieren und übernehmen"]]
137 +
128 128  ===== Detailansicht =====
129 129  
130 130  Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.
... ... @@ -144,6 +144,11 @@
144 144  
145 145  Über die Schaltfläche "Leistungen entfernen" kann eine LeiKa ID aus der Detailübersicht entfernt werden.
146 146  
157 +>{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **Hinweis:**
158 +>Die Leistung wird direkt entfernt aus den Assistenteneigenschaften. Eine zusätzliche Speicherung über die Schaltfläche "Speichern" ist nicht notwendig.
159 +
160 +[[image:@NeuerASOZGNeueLeistungLöschen.jpg||alt="Leistungen löschen"]]
161 +
147 147  ===== Zugehörige OZG-Leistung anzeigen =====
148 148  
149 149  Über die Schaltfläche "Zugehörige OZG-Leistung anzeigen" kommt man zu der entsprechenden OZG-Leistung die für die hinterlegte LeiKa ID vorhanden ist. Eine Übersicht aller OZG-Leistungen findet man im Reiter "OZG".
... ... @@ -190,55 +190,31 @@
190 190  
191 191  ----
192 192  
193 -== Datenschutz ==
208 +==== Datenschutz ====
194 194  
195 -Geben Sie hier eine **Datenschutzerklärung** spezifisch für den Assistenten ein.
210 +Hier kann mittels des Editors eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Diese Datenschutzerklärung wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Sofern hier keine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
196 196  
197 -Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Datenschutzhinweis“.
212 +>{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
213 +>Dieser Inhalt wird überschrieben, sofern bei der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] eines Assistenten eine individuelle Datenschutzerklärung definiert wurde. Weiterhin können kundenspezifische Änderungen die Barrierefreiheit der Anwendung beeinträchtigten.
198 198  
199 -**Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
200 -
201 -1. Veröffentlichungskonfiguration
202 -Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt ist, wird diese angezeigt
203 -1. Assistentenkonfiguration
204 -Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
205 -1. Mandantenkonfiguration
206 -Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Datenschutzerklärung angezeigt.
207 -
208 208  ----
209 209  
210 -== Barrierefreiheit ==
217 +==== Barrierefreiheit ====
211 211  
212 -Geben Sie hier eine **Erklärung zur Barrierefreiheit** spezifisch für den Assistenten ein.
219 +Hier kann mittels des Editors eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt werden. Diese Erklärung zur Barrierefreiheit wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Sofern hier keine Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt wird, wird die vom [[Mandanten>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]] hinterlegte Erklärung zur Barrierefreheit verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
213 213  
214 -Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“.
221 +>{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
222 +>Dieser Inhalt wird überschrieben, sofern bei der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] eines Assistenten eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit definiert wurde. Weiterhin können kundenspezifische Änderungen die Barrierefreiheit der Anwendung beeinträchtigten.
215 215  
216 -**Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
217 -
218 -1. Veröffentlichungskonfiguration
219 -Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt ist, wird diese angezeigt
220 -1. Assistentenkonfiguration
221 -Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
222 -1. Mandantenkonfiguration
223 -Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit angezeigt.
224 -
225 225  ----
226 226  
227 -== Versionsdetails ==
226 +==== Versionsdetails ====
228 228  
229 -=== Start- und Enddatum ===
228 +* **Start- und Enddatum**
229 +Das „Startdatum“ wird automatisch beim Anlegen eines neuen Assistenten mit dem aktuellen Datum befüllt. Mit dem Eingabefeld wird festgelegt, wann der Assistent nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Eine Eingabe des „Enddatums“ ist nicht zwangsläufig nötig. Soll jedoch der Assistent dem Ausfüller ab einem bestimmten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, muss das Enddatum angegeben werden.
230 230  
231 -Mit dem **Startdatum** wird festgelegt, ab wann der Assistent (die Assistentenversion) nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Das Startdatum wird beim Anlegen eines neuen Assistenten (einer Assistentenversion) mit dem aktuellen Datum befüllt.
231 +>{{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} **//Hinweis~://**
232 +>Das gesetzte Start- und Enddatum kann nach der Freigabe eines Assistenten nicht mehr geändert werden._~*~*
232 232  
233 -Die Angabe **Enddatum** ist optional. Wenn ein Enddatum eingegeben ist, steht der Assistent ab diesem Datum nicht mehr zum Ausfüllen zur Verfügung.
234 -
235 -=== Versionsstatus ===
236 -
237 -Der **Versionsstatus **zeigt den Stand der Assistentenversion.
238 -
239 -* **Entwurf**: Im Entwurfsstatus wird der Assistent bearbeitet. Beim Anlegen einer neuen Version ist der Status Entwurf eingestellt.
240 -* **zur Freigabe bereit**: Zwischenstatus für fertiggestellte Assistenten(versionen), die noch nicht freigegeben sind.
241 -* **Freigegeben**: Der Assistent kann nicht mehr bearbeitet werden und steht zur [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung.
242 -
243 -Mit der Freigabe eines Assistenten (einer Assistentenversion) werden die Angaben und Einstellungen in diesem Dialog final festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Das betrifft zum Beispiel das Start- und Enddatum und die Einstellung Druckvorlage. Auch die Inhalte der Assistentenversion können nicht mehr verändert werden.
244 -Um die Eigenschaften und Inhalte einer Assistentenversion zu ändern, muss der Assistent als neue Version im Status Entwurf gespeichert werden. [[Aktualisieren von Assistenten ~| MACH formsolutions Anwenderdokumentation>>doc:Main.05_Assistenten.05_Assistentenaktualisieren.WebHome]]
234 +* **Versionsstatus**
235 +Der „Versionsstatus“ gibt an, in welchem Status sich der Assistent zum aktuellen Zeitpunkt befindet. Beim Anlegen wird der Status automatisch auf den Status „Entwurf“ eingestellt. Bei der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] muss der Assistent auf „Freigegeben“ gesetzt werden.
NeuerAS.png
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