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Wiki-Quellcode von Neuen Assistenten anlegen

Version 1040.2 von MACH formsolutions am 17.07.2025
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1 {{toc depth="2"/}}
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3 So legen Sie einen neuen Assistenten an.
4
5 Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel [[Assistenten speichern>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.13_Assistentenspeichern.WebHome]].
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7 = Voraussetzungen =
8
9 * Mandantenrecht „Assistenten“
10 * Benutzerrecht „Assistenten anlegen“
11
12 = Ablaufübersicht =
13
14 1. Formulareditor öffnen
15 1. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
16 1. Pflichtangaben ausfüllen
17 11. Typ
18 11. Artikelnummer
19 11. Titel
20 11. Kategorie
21 1. gegebenenfalls optionale Angaben ausfüllen
22 1. Dialogfeld mit "Speichern"-Schaltfläche verlassen
23 1. Assistent speichern mit "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste
24
25 Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.
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27 = Anlegen eines neuen Assistenten =
28
29 Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.
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31 Sie sind nun im Formulareditor.
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33 In der [[Hauptwerkzeugleiste>>Main.05_Assistenten.01_Hauptwerkzeugleiste]] öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
34 Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
35 Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.
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37 [[image:NeuerAS.png||alt="Neuer Assistent erstellen" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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39 ----
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41 == Eingabemaske „Neuer Assistent“ ==
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43 |=Reiter|=
44 |Allgemeines|Grundkonfiguration des Assistenten
45 Einstellungen für den Suchfilter "Fachverfahren" und die Funktion "Druckvorlage"
46 |Detailangaben|Beschreibung des Assistenten
47 Notizfelder für interne Dokumentation  
48 |LeiKa/OZG/FIM|Zuordnung des Dienstes zu Schlüsseln des Leistungskatalogs/OZG-ID und FIM-ID
49 |Datenschutz|assistentenspezifische Datenschutzerklärung
50 |Barrierefreiheit|assistentenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit
51 |Versionsdetails|Start- und Enddatum der Assistentenversion
52 Versionsstatus: Entwurf/zur Freigabe bereit/Freigegeben
53
54 == Allgemeines ==
55
56 === Typ ===
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58 Legen Sie fest, ob Sie einen **Formularassistenten **anlegen, der die Felder eines bestehenden PDF-Formulars befüllt, oder einen **Assistenten mit generiertem PDF-Formular, **der je nach eingegebenen Daten die Ausgabe dynamisch erzeugt.
59
60 **Formularassistent**[[image:@NeuerASFormularassistent.jpg||alt="Assistent der ein PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="377"]]
61 Ein Assistent, der die Felder eines [[PDF-Formulars>>Main.06_PDF-Formulare]] befüllt.
62 Die im Assistenten angelegten Felder werden durch [[Mapping>>doc:Main.05_Assistenten.04_Assistentenbauoberfläche.06_Mapping.WebHome]] den Feldern des PDF-Formulars zugeordnet.
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64 Im Vorfeld muss ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden.
65 Sie können auch ein PDF-Formular aus dem vielseitigen **MACH formsolutions Verlagssortiment** mit einem eigenen Formularassistenten verwenden. Dazu laden Sie das Formular herunter und legen es anschließend in Ihrem Mandanten als Kundenfassungsformular an.
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67 Für Formularassistenten benötigte Angaben:
68
69 * Die **Formularnummer **des im Kundenbereich angelegten PDF-Formulars, für das der Assistent erstellt wird.
70 * Die zu verwendende **Versionsnummer** des gewählten PDF-Formulars.
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72 {{html}}<br style="clear:both" />{{/html}}
73 **Assistent mit generiertem PDF-Formular**[[image:@NeuerASgeneriertesPDF.jpg||alt="Assistent der ein generiertes PDF befüllt" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="341"]]
74 Ein Assistent, der aus den eingegebenen Daten ein dynamisch generiertes PDF-Formular erstellt.
75
76 Durch die Logik beim Ausfüllen und Konfigurationsmöglichkeiten der Formularkomponenten enthält die Ausgabe nur die relevanten, bzw. die festgelegten Elemente.
77
78 Es wird kein vorgefertigtes PDF-Formular benötigt und kein Mapping der Felder erforderlich.
79 {{html}}<br style="clear:both" />{{/html}}
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81 === Artikelnummer und Titel ===
82
83 Die **Artikelnummer **ist die eindeutige Artikelbezeichnung eines Assistenten.
84 Sie setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“, für Kundenfassung, und einer frei wählbaren Bezeichnung zusammen. Beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“.
85 Bei Formularassistenten wird die Artikelnummer mit der Formularnummer vorausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
86 Sonderzeichen sind in der Artikelnummer nicht erlaubt und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen.
87
88 Der **Titel** sollte aussagekräftig aber kompakt formuliert sein.
89 Er ist sichtbar
90
91 * als Seitentitel in der Bürgersicht beim Ausfüllen des Assistenten
92 * als Titel des generierten PDF-Formulars und der Druckvorlage
93 * im Kundenbereich in der Suche, zusammen mit der Artikelnummer
94
95 === Kategorie ===
96
97 [[image:@NeuerASKategorien.jpg||alt="Übersicht die zur Verfügung stehenden Kategorien" data-xwiki-image-style-alignment="end" height="300" width="369"]]Themenkreis, zu dem der neue Assistent gehört.
98 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl durch die [[Sortimentsauswahl>>Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]]-Einstellung für Mandanten oder Benutzergruppen.
99
100 === Bundesland ===
101
102 Voraussetzung: Mandantenrecht "Verlagstätigkeit"
103
104 Bundeslandauswahl, für die der neue Assistent zur Verfügung stehen soll. Wird kein Bundesland ausgewählt, steht der Assistent bundesweit zur Verfügung.
105 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl für Mandanten, durch Zuordnung von Bundesländern in den Mandanteneinstellungen.
106
107 So wählen Sie mehrere Bundesländer aus:
108 Halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und klicken Sie auf die einzelnen Bundesländer um diese aus- und abzuwählen.
109
110 === Fachverfahren ===
111
112 Liste der Fachverfahren, für die der Assistent vorbereitet ist.
113 Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich.
114
115 Tragen Sie mehrere Fachverfahren gegebenenfalls kommasepariert ein.
116
117 === Als Druckvorlage verwendbar ===
118
119 Aktivieren Sie die Option **Als Druckvorlage verwendbar**, um eine fertiggestellte Version des Assistenten als [[Druckvorlage>>Main.05_Assistenten.10_Druckvorlagen]] mit unausgefüllten Feldern verfügbar zu machen.
120
121 Diese Einstellung aktiviert im Formulareditor an den Komponenten und Bausteinen die Konfigurationsoptionen für die Anzeige in der Druckvorlage.
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124
125 == Detailangaben ==
126
127 Die Eingabefelder **Beschreibung**, **Historie** und **interne Bemerkungen** stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Beispielsweise für Notizen, wann, wer welche Änderungen am Assistenten vorgenommen hat.
128 Diese Einträge sind rein intern und werden nur in diesem Dialog angezeigt.
129
130 === Zusätzliche Suchbegriffe ===
131
132 Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die Suche im Kundenbereich.
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135
136 == LeiKa/OZG/FIM ==
137
138 Zuordnung von **LeiKa**-ID der Leistung nach dem Leistungskatalog (LeiKa), **OZG**-ID der Leistung nach dem Onlinezugangsgesetz und **FIM**-ID des Föderalen Informationsmanagement (FIM).
139 Diese Angaben werden in der [[Trefferliste>>doc:Main.04_Suche.03_Trefferliste.WebHome]] der Suche angezeigt und können als Filterkriterium genutzt werden.
140
141 Ausführliche Informationen zur Zuordnung der IDs siehe:
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144
145 (% class="wikigeneratedid" id="HDatenschutz" %)
146 Datenschutz
147
148 Geben Sie hier eine **Datenschutzerklärung** spezifisch für den Assistenten ein.
149
150 Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Datenschutzhinweis“.
151
152 **Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
153
154 1. Veröffentlichungskonfiguration
155 Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt ist, wird diese angezeigt
156 1. (((
157 Assistentenkonfiguration
158 Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
159 )))
160 1. (((
161 Mandantenkonfiguration
162 Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Datenschutzerklärung angezeigt.
163 )))
164
165 ----
166
167 == Barrierefreiheit ==
168
169 Geben Sie hier eine **Erklärung zur Barrierefreiheit** spezifisch für den Assistenten ein.
170
171 Dieser Text wird bei der [[Einwilligungserklärung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“.
172
173 **Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:**
174
175 1. Veröffentlichungskonfiguration
176 Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt ist, wird diese angezeigt
177 1. Assistentenkonfiguration
178 Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
179 1. Mandantenkonfiguration
180 Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit angezeigt.
181
182 ----
183
184 == Versionsdetails ==
185
186 === Start- und Enddatum ===
187
188 Mit dem **Startdatum** wird festgelegt, ab wann der Assistent (die Assistentenversion) nach der [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung stehen soll. Das Startdatum wird beim Anlegen eines neuen Assistenten (einer Assistentenversion) mit dem aktuellen Datum befüllt.
189
190 Die Angabe **Enddatum** ist optional. Wenn ein Enddatum eingegeben ist, steht der Assistent ab diesem Datum nicht mehr zum Ausfüllen zur Verfügung.
191
192 === Versionsstatus ===
193
194 Der **Versionsstatus **zeigt den Stand der Assistentenversion.
195
196 * **Entwurf**: Im Entwurfsstatus wird der Assistent bearbeitet. Beim Anlegen einer neuen Version ist der Status Entwurf eingestellt.
197 * **zur Freigabe bereit**: Zwischenstatus für fertiggestellte Assistenten(versionen), die noch nicht freigegeben sind.
198 * **Freigegeben**: Der Assistent kann nicht mehr bearbeitet werden und steht zur [[Veröffentlichung>>Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] zur Verfügung.
199
200 Mit der Freigabe eines Assistenten (einer Assistentenversion) werden die Angaben und Einstellungen in diesem Dialog final festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Das betrifft zum Beispiel das Start- und Enddatum und die Einstellung Druckvorlage. Auch die Inhalte der Assistentenversion können nicht mehr verändert werden.
201 Um die Eigenschaften und Inhalte einer Assistentenversion zu ändern, muss der Assistent als neue Version im Status Entwurf gespeichert werden. [[Aktualisieren von Assistenten ~| MACH formsolutions Anwenderdokumentation>>doc:Main.05_Assistenten.05_Assistentenaktualisieren.WebHome]]