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Änderungen von Dokument Inbox

Zuletzt geändert von MACH formsolutions am 22.10.2025
Von Version 197.1
bearbeitet von MACH formsolutions
am 19.08.2025
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bearbeitet von MACH formsolutions
am 22.10.2025
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Zusammenfassung

Details

Seiteneigenschaften
Syntax
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Markdown 1.2
1 +XWiki 2.1
Inhalt
... ... @@ -1,62 +1,59 @@
1 -**Inhaltsverzeichnis**
1 +**Inhaltsverzeichnis:**
2 2  
3 -{{toc/}}
3 +{{toc start="2"/}}
4 4  
5 -# Die Inbox
5 +Die **Inbox** ist der **Eingangskorb des Benutzers**. Andere Benutzer des Mandanten können auf diese nicht zugreifen.[[image~~:@InboxAnsicht.jpg>>]] Hier sehen Sie die Übersicht der eingereichten Formulare, können diese filtern und sortieren, sowie direkt auf die Daten (PDF, XML, Anhänge) zugreifen.
6 6  
7 -In der [[Hauptnavigationsleiste|Main.03_Hauptnavigationsleiste]] befindet sich der Hauptmenüpunkt „Inbox“. Jedem Benutzer steht seine eigene Inbox zur Verfügung. Andere Benutzer des Mandanten können auf diese nicht zugreifen.
7 +In der Inbox finden Sie alle Einreichungen von PDF-Formularen und Assistenten, deren ~*~*Veröffentlichungskonfiguration ~*~*mit dem Datensatz des jeweiligen Benutzers personalisiert wurde und bei denen die Option "Eingegangenes Formular in der Inbox aufführen" gewählt wurde.
8 8  
9 -Die Inbox enthält alle PDF-Formulare und Assistenteneinreichungen, deren Veröffentlichungskonfiguration mit dem Datensatz des Benutzers personalisiert wurde und bei denen die Option "Eingegangenes Formular in der Inbox aufführen" gewählt wurde.
9 +~== Aufbewahrungsdauer ==
10 10  
11 -## Einreichungsliste
11 +~(% class="box warningmessage" %) ~(~(~( Die ~*~*Aufbewahrungsdauer ~*~*für eingereichte Formulardaten ist begrenzt durch die Einstellungen des Formularservers und Ihres Mandanten. Nach Ablauf der Aufbewahrungsdauer werden die Daten sofort und **unwiderruflich gelöscht**. Daher müssen die Formulardaten regelmäßig und rechtzeitig archiviert und gesichert werden, zum Beispiel über die Funktion "Transaktionsdaten lokal archivieren".
12 12  
13 -Zur Wahrung der Übersichtlichkeit stehen die Funktionen, die Formulare entweder nach der Artikelnummer oder nach dem Absender zu sortieren, zur Verfügung.
13 +Einreichungen können nicht manuell aus der Inbox gelöscht werden. ~)~)~)
14 14  
15 -* Status
16 -* Hinweissymbol
17 -* Artikelnummer
18 -* Absender
19 - * Unter „Absender“ werden die eingegebenen Daten aus dem (generiertem) PDF-Formular übernommen, sofern dieses entsprechend aufbereitet wurde (Formularfeldname: „AS_Name“, „AS_Vorname“ bzw. „AS_Name_jur_Person“).
20 -* Eingangsdatum
21 -* Dateien
22 - * Die in der Inbox vorhandenen PDF-Formulare/Assistenten stehen in Form von einer PDF-Datei und XML-Datei zur Verfügung.
15 +~== Einreichungsliste ==
23 23  
24 -![[Ansicht der Inbox|@InboxAnsicht.jpg]]
17 +Die Liste kann nach Formularnummer und nach Absender/Schlagworten/Notizen ~*~*gefiltert ~*~*werden. Mit den Schaltflächen oberhalb der Einreichungsliste wechseln Sie zwischen Einreichungen mit Status **ungelesen**, ~*~*gelesen ~*~*und **abgeschlossen**.
25 25  
26 -Damit PDF-Formulare/Assistenten, die online an den Benutzer/Sachbearbeiter gesendet werden, auch in der Inbox angezeigt werden, muss diese Option beim Veröffentlichen des [[PDF-Formulars|Main.06_PDF-Formulare.01_PDF-FormulareVeröffentlichung]]/[[Assistenten|Main.05_Assistenten.02_VeröffentlichungvonAssistenten]] bereits festgelegt werden. Bei der Auswahl „Vorabübertragung der Daten“ im Veröffentlichungsprozess, können die PDF-Formulare, die in Papierform zugegangen sind, in der Inbox elektronisch eingesehen werden. Hierzu muss die Formular-ID, die neben dem Barcode auf dem PDF-Formular aufgedruckt ist, in das Feld „Formular-ID“ eingetragen werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche „Formular registrieren“ wird ein entsprechender Eintrag in der Inbox erstellt.
19 +Spalten der Übersicht:
27 27  
28 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_ Für die Funktion "Vorabübertragung der Daten" steht für die Registrierung aus externen Fachverfahren ein MACH formsolutions Webservice zur Verfügung. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Administrationsdokumentation unter "Barcode-API".
21 +* Status
22 +* Symbol Payment/Authentifizierung
23 +* Formular (Artikelnummer); Schlagworte
24 +* Absender (Wird aus den Formularfeldern „AS_Name“, „AS_Vorname“, „AS_Name_jur_Person“ übernommen.)
25 +* Eingangsdatum
26 +* Dateien der Einreichung zum Herunterladen (PDF, XML, Anhänge)
29 29  
30 ----
28 +~== Detailansicht der Einreichung ==
31 31  
32 -# Detailansicht der Einträge in der Inbox
30 +[[image~~:@InboxDetails.jpg>>]]
33 33  
34 -Über einen Mausklick auf den Namen eines Eintrags in der Inbox gelangt man in die „Detailansicht der Einträge in der Inbox“. In dieser Detailansicht hat man die Möglichkeit, verschiedene Einstellungen zum entsprechenden Eintrag vorzunehmen.
32 +~(% class="wikigeneratedid" id="HFormularstatus" %) Der **Formularstatus** unterstützt Sie im Bearbeitungsprozess durch die Einordnung in den entsprechenden Bereich der Einreichungsliste: ungelesen, gelesen oder abgeschlossen. Er wird aktiv vom Benutzer gesetzt und kann jederzeit wieder geändert werden.
35 35  
36 -![[Ansicht der Inbox|@InboxDetails.jpg]]
34 +~(% class="wikigeneratedid" %) **Schlagworte**, die Sie hier eintragen, sehen Sie in der Einreichungsliste unter der Artikelnummer. Sie dienen als Suchkriterium.
37 37  
38 -## Formularstatus
36 +~(% class="wikigeneratedid" %) Die **Notizen** zur Einreichung werden dauerhaft gespeichert und stehen anderen Benutzern zur Verfügung, denen die Einreichung delegiert wird.
39 39  
40 -In der Rubrik „Formularstatus“ kann der Status des PDF-Formulars/Assistenten in der Inbox geändert werden. Erscheint ein Eintrag das erste Mal in der Inbox wird automatisch der Status auf „Ungelesen“ gesetzt. Sachbearbeiter haben jederzeit die Möglichkeit, den Status auf „Gelesen“ zu setzen. Dies hat zur Folge, dass das PDF-Formular/der Assistent in der Inbox in den entsprechenden Ordner verschoben wird. Um deutlich zu machen, dass ein Vorgang abgearbeitet ist, kann dem PDF-Formular/Assistenten in der Detailansicht der finale Status „Abgeschlossen“ zugewiesen werden. Zusätzlich kann mit der Statusänderung jeweils ein Schlagwort als Hilfestellung gespeichert werden. In der Übersicht der Inbox kann dann mit der Hilfe des Schlagworts über die Funktion „Suchen nach“, nach dem entsprechenden Eintrag gesucht werden.
38 +Mit der Funktion **Formulare delegieren** können Sie die Einreichung in die Inbox eines anderen Benutzers übergeben. Zum Beispiel, wenn die Mitwirkung anderer Sachbearbeiter für das erfolgreiche Abarbeiten des Vorgangs erforderlich ist oder Sie diese über Vorgänge in Kenntnis setzen möchten.
41 41  
42 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
43 ->
44 -> Kein Status ist unwiderruflich. Ein Status kann beispielsweise jederzeit wieder von „Abgeschlossen“ auf „Gelesen“ gesetzt werden.
40 +{{html}}
41 +<div style="clear:both;">
42 +{{/html}}
45 45  
46 -## Notizen
44 +~== Vorab übertragene Formulare registrieren ==
47 47  
48 -Die Detailansicht bietet die Möglichkeit, sich zu jedem PDF-Formular/Assistenten „Notizen“ zu machen. Diese Notizen können dauerhaft im entsprechenden Eintrag gespeichert und ergänzt werden.
46 +Formulare, die auf Papier eingereicht werden müssen, können vorab auch elektronisch übermittelt werden. Sobald ein solches Formular auf Papier vorliegt, kann es in der Inbox registriert werden und steht dann auch elektronisch zur Verfügung.
49 49  
50 -## Formulare delegieren
48 +Dazu aktivieren sie die Option **Vorabübertragung der Daten** in der Veröffentlichungskonfiguration.
51 51  
52 -Mit der Betätigung der Schaltfläche „Delegieren“ in der Detailansicht kann das PDF-Formular/der Assistent an andere Sachbearbeiter übergeben werden. Das PDF-Formular/der Assistent erscheint dann in der Inbox des anderen Sachbearbeiters. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, Mitteilungen zum Eintrag an den neuen Sachbearbeiter zu verfassen und zu übermitteln. Das Delegieren von PDF-Formularen/Assistenten ist sinnvoll, wenn die Mitwirkung anderer Sachbearbeiter für das erfolgreiche Abarbeiten des Vorgangs erforderlich ist oder diese über Vorgänge in Kenntnis setzen möchten.
50 +Anleitung zum Registrieren des Eingangs eines vorab übertragenen Formulars:
53 53  
54 ----
52 +1. die **Formular-ID** eingeben Sie finden die Formular-ID neben dem Barcode auf dem PDF-Formular.
53 +1. **Datum Posteingangsstempel** anpassen, wenn nötig
54 +1. Schaltfläche **Formular registrieren** anklicken
55 +1. Das Formular steht in der Inbox zur Verfügung.
55 55  
56 -# Löschen von Einträgen in der Inbox
57 -
58 -Derzeit können keine Einträge in der Inbox manuell gelöscht werden. Jedoch werden Einträge, sofern keine anderweitige „[[Aufbewahrungsdauer|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten]]“ definiert wurde, nach 180 Tagen automatisiert unwiderruflich gelöscht.
59 -
60 -> {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
61 ->
62 -> Die Aufbewahrungsdauer von 180 Tagen können je nach Serverbetreiber variieren.
57 +{{comment}}
58 +//**Hinweis:**// Für die Funktion "Vorabübertragung der Daten" steht für die Registrierung aus externen Fachverfahren ein MACH formsolutions Webservice zur Verfügung. Nähere Informationen hierzu finden Sie in der Administrationsdokumentation unter "Barcode-API".
59 +{{/comment}}