• Voraussetzungen
• Ablaufübersicht
• Anlegen eines neuen Assistenten
  • Eingabemaske „Neuer Assistent“
  • Allgemeines
  • Detailangaben
  • LeiKa/OZG/FIM
  • Datenschutz
  • Barrierefreiheit
  • Versionsdetails

So legen Sie einen neuen Assistenten an.

Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel Assistenten speichern.

Voraussetzungen

• Mandantenrecht „Assistenten“
• Benutzerrecht „Assistenten anlegen“

Ablaufübersicht

1. Formulareditor öffnen
2. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
3. Pflichtangaben ausfüllen
   1. Typ
   2. Artikelnummer
   3. Titel
   4. Kategorie
4. gegebenenfalls optionale Angaben ausfüllen
5. Dialogfeld mit "Speichern"-Schaltfläche verlassen
6. Assistent speichern mit "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste

Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.

Anlegen eines neuen Assistenten

Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.

Sie sind nun im Formulareditor.

In der Hauptwerkzeugleiste öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.

Eingabemaske „Neuer Assistent“

Allgemeines

Typ

Legen Sie fest, ob Sie einen Formularassistenten anlegen, der die Felder eines bestehenden PDF-Formulars befüllt, oder einen Assistenten mit generiertem PDF-Formular, der je nach eingegebenen Daten die Ausgabe dynamisch erzeugt.

Formularassistent
Ein Assistent, der die Felder eines PDF-Formulars befüllt.
Die im Assistenten angelegten Felder werden durch Mapping den Feldern des PDF-Formulars zugeordnet.

Im Vorfeld muss ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden.
Sie können auch ein PDF-Formular aus dem vielseitigen MACH formsolutions Verlagssortiment mit einem eigenen Formularassistenten verwenden. Dazu laden Sie das Formular herunter und legen es anschließend in Ihrem Mandanten als Kundenfassungsformular an.

Für Formularassistenten benötigte Angaben:

• Die Formularnummer des im Kundenbereich angelegten PDF-Formulars, für das der Assistent erstellt wird.
• Die zu verwendende Versionsnummer des gewählten PDF-Formulars.

Assistent mit generiertem PDF-Formular
Ein Assistent, der aus den eingegebenen Daten ein dynamisch generiertes PDF-Formular erstellt.

Durch die Logik beim Ausfüllen und Konfigurationsmöglichkeiten der Formularkomponenten enthält die Ausgabe nur die relevanten, bzw. die festgelegten Elemente.

Es wird kein vorgefertigtes PDF-Formular benötigt und kein Mapping der Felder erforderlich.

Artikelnummer und Titel

Die Artikelnummer ist die eindeutige Artikelbezeichnung eines Assistenten.
Sie setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“, für Kundenfassung, und einer frei wählbaren Bezeichnung zusammen. Beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“.
Bei Formularassistenten wird die Artikelnummer mit der Formularnummer vorausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
Sonderzeichen sind in der Artikelnummer nicht erlaubt und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen.

Der Titel sollte aussagekräftig aber kompakt formuliert sein.
Er ist sichtbar

• als Seitentitel in der Bürgersicht beim Ausfüllen des Assistenten
• als Titel des generierten PDF-Formulars und der Druckvorlage
• im Kundenbereich in der Suche, zusammen mit der Artikelnummer

Kategorie

Themenkreis, zu dem der neue Assistent gehört.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl durch die Sortimentsauswahl-Einstellung für Mandanten oder Benutzergruppen.

Bundesland

Voraussetzung: Mandantenrecht "Verlagstätigkeit"

Bundeslandauswahl, für die der neue Assistent zur Verfügung stehen soll. Wird kein Bundesland ausgewählt, steht der Assistent bundesweit zur Verfügung.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl für Mandanten, durch Zuordnung von Bundesländern in den Mandanteneinstellungen.

So wählen Sie mehrere Bundesländer aus:
Halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und klicken Sie auf die einzelnen Bundesländer um diese aus- und abzuwählen.

Fachverfahren

Liste der Fachverfahren, für die der Assistent vorbereitet ist.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich.

Tragen Sie mehrere Fachverfahren gegebenenfalls kommasepariert ein.

Als Druckvorlage verwendbar

Aktivieren Sie die Option Als Druckvorlage verwendbar, um eine fertiggestellte Version des Assistenten als Druckvorlage mit unausgefüllten Feldern verfügbar zu machen.

Diese Einstellung aktiviert im Formulareditor an den Komponenten und Bausteinen die Konfigurationsoptionen für die Anzeige in der Druckvorlage.

Detailangaben

Die Eingabefelder Beschreibung, Historie und interne Bemerkungen stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Beispielsweise für Notizen, wann, wer welche Änderungen am Assistenten vorgenommen hat.
Diese Einträge sind rein intern und werden nur in diesem Dialog angezeigt.

Zusätzliche Suchbegriffe

Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die Suche im Kundenbereich.

LeiKa/OZG/FIM

Zuordnung von LeiKa-ID der Leistung nach dem Leistungskatalog (LeiKa), OZG-ID der Leistung nach dem Onlinezugangsgesetz und FIM-ID des Föderalen Informationsmanagement (FIM).
Diese Angaben werden in der Trefferliste der Suche angezeigt und können als Filterkriterium genutzt werden.

Ausführliche Informationen zur Zuordnung der IDs siehe: Zuordnung LeiKa / OZG / FIM

Datenschutz

Geben Sie hier eine Datenschutzerklärung spezifisch für den Assistenten ein.

Dieser Text wird bei der Einwilligungserklärung angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Datenschutzhinweis“.

Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:

1. Veröffentlichungskonfiguration
   Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt ist, wird diese angezeigt

2. Assistentenkonfiguration
   Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.

3. Mandantenkonfiguration
   Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Datenschutzerklärung angezeigt.

Barrierefreiheit

Geben Sie hier eine Erklärung zur Barrierefreiheit spezifisch für den Assistenten ein.

Dieser Text wird bei der Einwilligungserklärung angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“.

Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:

1. Veröffentlichungskonfiguration
   Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt ist, wird diese angezeigt
2. Assistentenkonfiguration
   Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.
3. Mandantenkonfiguration
   Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit angezeigt.

Versionsdetails

Start- und Enddatum

Mit dem Startdatum wird festgelegt, ab wann der Assistent (die Assistentenversion) nach der Veröffentlichung zur Verfügung stehen soll. Das Startdatum wird beim Anlegen eines neuen Assistenten (einer Assistentenversion) mit dem aktuellen Datum befüllt.

Die Angabe Enddatum ist optional. Wenn ein Enddatum eingegeben ist, steht der Assistent ab diesem Datum nicht mehr zum Ausfüllen zur Verfügung.

Versionsstatus

Der Versionsstatus zeigt den Stand der Assistentenversion.

• Entwurf: Im Entwurfsstatus wird der Assistent bearbeitet. Beim Anlegen einer neuen Version ist der Status Entwurf eingestellt.
• zur Freigabe bereit: Zwischenstatus für fertiggestellte Assistenten(versionen), die noch nicht freigegeben sind.
• Freigegeben: Der Assistent kann nicht mehr bearbeitet werden und steht zur Veröffentlichung zur Verfügung.

Mit der Freigabe eines Assistenten (einer Assistentenversion) werden die Angaben und Einstellungen in diesem Dialog final festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Das betrifft zum Beispiel das Start- und Enddatum und die Einstellung Druckvorlage. Auch die Inhalte der Assistentenversion können nicht mehr verändert werden.
Um die Eigenschaften und Inhalte einer Assistentenversion zu ändern, muss der Assistent als neue Version im Status Entwurf gespeichert werden. Aktualisieren von Assistenten | MACH formsolutions Anwenderdokumentation