Um einen neuen Assistenten anzulegen muss der Mandant das Mandantenrecht „Assistenten“ sowie der Benutzer das Recht „Assistenten anlegen“ besitzen.

Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.

Sie sind nun in der Metaformularadministration.

In der Hauptwerkzeugleiste öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.

  Hinweis:

• Ein neu angelegter Assistent ist noch nicht gespeichert. Beim Verlassen der Assistentenbauoberfläche ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.

Eingabemaske „Neuer Assistent“

Die Eingabemaske „Neuer Assistent“ ist in vier Rubriken gegliedert, unter denen Grunddaten für den Assistenten definiert werden müssen. Folgende Rubriken stehen zur Verfügung:

Rubrik „Allgemeines“

• Typ
  Über die Auswahl „Typ“ kann ausgewählt werden, ob es sich bei dem neu anzulegenden Assistenten um einen Assistenten mit einem PDF-Formular „Formularassistent“ oder einen Assistenten mit einem „generiertem PDF-Formular“ handeln soll. Diese Entscheidung sollte vorab gründlich überlegt werden, da eine Umstellung im Nachgang möglich aber doch einige Änderungen am Assistentenbau mit sich bringen würde.
  • Formularassistent
    „Formularassistenten“ sind Assistenten, die ein PDF-Formular befüllen. Hierzu muss im Vorfeld ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden. Jedes Feld, das im Assistenten erstellt wird, muss, sofern nicht korrekt benannt, auf die Felder des PDF-Formulars zugeordnet werden.

  Hinweis:

1. MACH ProForms bietet ein vielseitiges Sortiment von PDF-Formularen, die Sie nutzen können, an.
2. Es können nur eigene PDF-Formulare (Kundenfassungen) hinterlegt werden.
   Sofern ein Verlagspdf-Formular genutzt werden soll, muss das Formular erst als Kundenfassung in die MACH formsolutions Plattform hochgeladen werden.

 * Assistent mit generiertem PDF-Formular
Bei der Auswahl „Assistent mit generiertem PDF-Formular“ wird ein generiertes PDF-Formular von MACH formsolutions erstellt. Dieses generierte PDF-Formular wird wie ein hinterlegtes PDF-Formular befüllt. Der Vorteil hierbei ist, dass kein PDF-Formular im Vorfeld erstellt und im System eingebunden werden muss. Weiterhin kann bei der Konfiguration der Komponenten beim Erstellen des Assistenten angegeben werden, welche ausgefüllten Daten das generierte PDF-Formular enthalten soll oder nicht. Die Gestaltung des Layouts ist nur bedingt möglich.

  Hinweis:
MACH ProForms bietet auch hier ein vielseitiges Sortiment, das Sie nutzen können, an.

• Formularnummer
  In dem Eingabefeld „Formularnummer“ muss die Formularnummer für das im Kundenbereich hinterlegte PDF-Formular angegeben werden. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
• Version
  Mit der „Version“ kann nach der Eingabe einer Formularnummer angegeben werden, auf welche Version des angegebenen PDF-Formulars zugegriffen werden soll. Der höchste Wert entspricht der aktuellsten in der MACH formsolutions Plattform verfügbaren PDF-Formular-Version. Dieses Eingabefeld steht nur bei der vorherigen Auswahl des Typs „Formularassistent“ zur Verfügung. Dieses Eingabefeld ist nur bei der Auswahl „Formularassistent“ notwendig.
• Artikelnummer und Titel
  Die „Artikelnummer“ ist die einzigartige Nummer eines Assistenten. Diese Artikelnummer setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“ und einer frei wählbaren Bezeichnung wie beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“ zusammen. Sonderzeichen dürfen hier nicht verwendet werden und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen. Bei einem Formularassistenten wird die Artikelnummer entsprechend der Formularnummer vor befüllt. Dennoch kann die Artikelnummer abgeändert werden. Der „Titel“ ist für den Ausfüller des Assistenten sichtbar und wird im Ausfüllassistenten über jeder Panelseite sowie bei einem generierten PDF-Formular/Druckvorlage sichtbar sein. Dieser Titel sollte daher aussagekräftig formuliert werden. Beide Eingabefelder werden in der Trefferliste der Suche im Kundenbereich angezeigt bzw. der Assistent kann über diese Felder in der Suche gefunden werden.
• Kategorie
  Mit der „Kategorie“ kann angegeben werden, zu welchem Themenkreis der neue Assistent gehört. Sollte eine Sortimentsauswahl für den Mandanten des Benutzers definiert worden sein, wird dem Ersteller des Assistenten nur ein bestimmter Kreis von Kategorien zur Verfügung stehen.

  Hinweis:
Insgesamt stellt der Verlag 52 Kategorien zur Auswahl zur Verfügung.

• Bundesland
  Hier kann angegeben werden, für welches spezifische Bundesland dieser Assistent zur Verfügung stehen soll. Soll der Assistent für mehrere Bundesländer zur Verfügung stehen, kann mittels Drücken der Taste „Strg“ und einem Klick auf die einzelnen Bundesländer diese ausgewählt werden. Sofern gar keine Auswahl stattfindet, wird der Assistent als „bundesweit“ gekennzeichnet.

  Hinweis:
Die Auswahl „Bundesland“ steht nur zur Verfügung, wenn der Mandant und Benutzer die entsprechenden Rechte für eine Verlagstätigkeit besitzt.

• Fachverfahren
  Hier kann angegeben werden, für welches bzw. welche spezifische/n Fachverfahren dieser Assistent geeignet ist. Über ein Komma müssen die verschiedenen Fachverfahren separiert eingetragen werden. In der Suche kann dann über die Filterkategorie "Fachverfahren" nach den entsprechenden Assistenten mit dem hinterlegten Fachverfahren gefiltert werden.
• Als Druckvorlage verwendbar
  Wird in den Assistenteneigenschaften die Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“ gesetzt, wird damit angegeben, dass sich nach dem Freigeben der Version des Assistenten dieser als eine Druckvorlage eignet.

  Hinweis:
Die entsprechenden Konfigurationen an den Komponenten für die Druckvorlage wird nur freigeschaltet, wenn der Haken bei „Als Druckvorlage verwenden“ bereits beim Assistenten anlegen/überarbeiten gesetzt ist.

Rubrik „Detailangaben“

• Beschreibung/Historie/Interne Bemerkungen
  Die Eingabefelder „Beschreibung“, „Historie“ und „interne Bemerkungen“ stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Hierüber kann beispielsweise angegeben werden, wann und wer Änderungen an dem Assistenten vorgenommen hat. Diese Felder sowie Einträge sind außer in diesem Bereich für niemanden ersichtlich.
• Zusätzliche Suchbegriffe
  Unter den „zusätzlichen Suchbegriffen“ können weitere Themengebiete bzw. Synonyme für diesen Assistenten angegeben werden. Diese zusätzlichen Suchbegriffe haben Auswirkungen auf die Suche im Kundenbereich. Daher sollten diese Suchbegriffe immer eindeutig und einen großen Bereich von Synonymen und Themen abdecken.

Rubrik „LeiKa/OZG/FIM“

Im Reiter "LeiKa/OZG/FIM" können die einheitlichen Schlüssel des Leistungskatalogs der Verzeichnisse der Verwaltungsleistungen sowie eine Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Förderalen Informationsmanagement (FIM) hinterlegt werden.

LeiKa

Neue Leistung hinzufügen

Über die Schaltfläche "Leistungen hinzufügen" gelangt man in die Such- und Auswahlübersicht, um neue LeiKa-IDs zu suchen und zu hinterlegen.

In der Suchleiste kann ein entsprechender Suchbegriff oder eine ID eingegeben werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche "Suchen" erscheinen in der Trefferliste die passenden Ergebnisse.

In der Trefferliste können die einzelnen LeiKa-IDs über den Haken ausgewählt werden und mit der Schaltfläche "Ausgewählte Leistungen übernehmen" übernommen werden.

Detailansicht

Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.

• LeiKa-ID
  Hier wird die offizielle ID der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt.
• Verrichtung
  Hier wird die offizielle Verrichtung der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt. Die Verrichtung beschreibt das Verwaltungshandeln eines Leistungsobjektes.
• Bezeichnung
  Hier wird offizielle Bezeichnung der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt.
• Weiterführende Links
  Hier werden zusätzliche Referenzen als Links zur ausgewählten Leistung aufgeführt.

Leistung löschen

Über die Schaltfläche "Leistungen entfernen" kann eine LeiKa ID aus der Detailübersicht entfernt werden.

  Hinweis:
Die Leistung wird direkt entfernt aus den Assistenteneigenschaften. Eine zusätzliche Speicherung über die Schaltfläche "Speichern" ist nicht notwendig.

Zugehörige OZG-Leistung anzeigen

Über die Schaltfläche "Zugehörige OZG-Leistung anzeigen" kommt man zu der entsprechenden OZG-Leistung die für die hinterlegte LeiKa ID vorhanden ist. Eine Übersicht aller OZG-Leistungen findet man im Reiter "OZG".

OZG

In dem Reiter werden alle OZG-Leistungen aufgeführt. Diese werden nach der Hinterlegung der LeiKa IDs automatisch eingefügt.

Detailansicht

Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.

• OZG-ID
  Hier wird der fünfstellige und eindeutige Schlüssel der die OZG-Leistung identifiziert angezeigt.
• Leistungsbezeichnung
  Der Begriff OZG-Leistung beschreibt ein Leistungsbündel, welches sich aus mehreren LeiKa-Leistungen zusammensetzt, die aus Nutzersicht zusammenhängen.
• Themenfeld
  Ein Themenfeld setzt sich aus mehreren inhaltlich verwandten Lebens- und/oder Geschäftslagen zusammen. Die 63 Lebens- und Geschäftslagen sind in 14 Themenfeldern zusammengefasst. Ein Themenfeld kann sowohl Leistungen für Bürger:innen als auch für Unternehmen enthalten. Die Bündelung in Themenfeldern dient zum einen dazu, dass Leistungen, die aus Nutzer:innensicht zusammenhängen, auch bei der Digitalisierung im Zusammenhang betrachtet werden und zum anderen als Grundlage für die aufgabenteilige Umsetzung.
• Lebens-/Geschäftslage
  Um die Umsetzung des OZG aus Nutzersicht zu unterstützen, sind die Verwaltungsleistungen im OZG-Umsetzungskatalog nach Lebenslagen von Bürgern, sowie nach Geschäftslagen von Unternehmen gegliedert. Dabei wird jede OZG-Leistung genau einer Lage zugeordnet, kann jedoch sekundär einer oder wenigen weiteren Lagen zugeordnet sein. Es gibt Verwaltungsleistungen, die nicht bestimmten Lebens- und Geschäftslagen zuordenbar sind, beispielsweise Identitäts- und sonstige Nachweise. Solche Leistungen sind im Themenfeld Querschnittsleistungen zusammengefasst.
• Federführendes Bundesland
  Die Themenfelder sind verschiedenen Federführern zugeteilt. Mindestens ein Bundesland und ein Bundesressort haben als "Tandem" die Federführung einzelner Themenfelder inne.
• Umsetzendes Bundesland
  Das Bundesland, welches die Digitalisierung einer oder mehrerer OZG-Leistungen in einem Umsetzungsprojekt verantwortet. In der Regel ist dies das im Themenfeld federführende Bundesland, es kann aber in Einzelfällen abweichen.
• Prioriät (föderale Leistungen)
  Die Themenfelder priorisieren die ihnen zugeordneten OZG-Leistungen anhand festgelegter Kriterien.Die Priorität bestimmt, in welchem Umfang eine OZG-Leistung in der Umsetzungsplanung betrachtet wird: 1 = Laborleistung, 2 = Laborkandidat, 3 = Leistung mittlerer Priorität, 4 = z. Z. keine Digitalisierung. Ist die Priorität "noch offen", steht eine Priorisierung aus oder die OZG-Leistung enthält keine im Digitalisierungsprogramm Föderal bearbeitete Leistungen. Weitere Informationen finden Sie hier: https://leitfaden.ozg-umsetzung.de/display/OZG/5.3+Priorisierung+der+Leistungen+im+Themenfeld
• Prioriät (Bundesleistungen)
  Hier wird unterschieden zwischen priorisierten Leistungen, die vorrangig digitalisiert werden (Wert 1), und nicht priorisierten Leistungen (Wert 2), die nachrangig digitalisiert werden.
• OZG-Zuständigkeit
  Die Zuständigkeit einer OZG-Leistung ist eine Aggregation der LeiKa-Typen aller enthaltenen LeiKa-Leistungen. Liegt nur ein Typ vor, gilt dieser auch für die OZG-Leistung. Liegen mehrere Typen vor, handelt es sich um eine Mischleistung. Besonders gekennzeichnet werden Mischleistungen, die LeiKa-Leistungen des Typs 1 enthalten.

FIM

Hier kann eine FIM ID hinterlegt werden. Die ID kennzeichnet die Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Föderalen Informationsmanagement. Felder mit dieser Angabe können durch den Anwender nicht angepasst werden.

  Hinweis:
Derzeit kann lediglich eine FIM ID von Mandanten mit einem "Verlagsrecht" hinterlegt werden. Eine Auswirkung besteht derzeit nocht nicht.

Rubrik „Datenschutz“

Hier kann mittels des Editors eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Diese Datenschutzerklärung wird bei der Einwilligungserklärung und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Sofern hier keine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird die vom Mandanten hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.

  Hinweis:
Dieser Inhalt wird überschrieben, sofern bei der Veröffentlichung eines Assistenten eine individuelle Datenschutzerklärung definiert wurde. Weiterhin können kundenspezifische Änderungen die Barrierefreiheit der Anwendung beeinträchtigten.

Rubrik „Barrierefreiheit“

Hier kann mittels des Editors eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt werden. Diese Erklärung zur Barrierefreiheit wird bei der Einwilligungserklärung und im Ausfüllprozess des Assistenten unten in der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Sofern hier keine Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt wird, wird die vom Mandanten hinterlegte Erklärung zur Barrierefreheit verwendet. Ist auch dort kein Text hinterlegt, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.

  Hinweis:
Dieser Inhalt wird überschrieben, sofern bei der Veröffentlichung eines Assistenten eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit definiert wurde. Weiterhin können kundenspezifische Änderungen die Barrierefreiheit der Anwendung beeinträchtigten.

Rubrik „Versionsdetails“

• Start- und Enddatum
  Das „Startdatum“ wird automatisch beim Anlegen eines neuen Assistenten mit dem aktuellen Datum befüllt. Mit dem Eingabefeld wird festgelegt, wann der Assistent nach der Veröffentlichung zur Verfügung stehen soll. Eine Eingabe des „Enddatums“ ist nicht zwangsläufig nötig. Soll jedoch der Assistent dem Ausfüller ab einem bestimmten Datum nicht mehr zur Verfügung stehen, muss das Enddatum angegeben werden.

  Hinweis:
Das gesetzte Start- und Enddatum kann nach der Freigabe eines Assistenten nicht mehr geändert werden._**

• Versionsstatus
  Der „Versionsstatus“ gibt an, in welchem Status sich der Assistent zum aktuellen Zeitpunkt befindet. Beim Anlegen wird der Status automatisch auf den Status „Entwurf“ eingestellt. Bei der Veröffentlichung muss der Assistent auf „Freigegeben“ gesetzt werden.