Einem Benutzer stehen, je nach definierten Benutzerrechten, für die Verwaltung des eigenen Mandanten bzw. anderen Mandanten folgende Funktionen/Menüpunkte zur Verfügung:

Die Menüpunkte befinden sich in dem Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ in der „Hauptnavigationsleiste“ und beinhalten weitere Menüpunkte/Funktionen.

Ansicht des Hauptmenüpunkts „Einstellungen“


Mandantenverwaltung

Über den Menüpunkt „Mandantenverwaltung“ bzw. „Mandanten- und Gruppenverwaltung“, gelangt der Benutzer in die „Mandantenübersicht“. In der Mandantenübersicht hat der Benutzer eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Mandanten. Weiterhin kann der Benutzer, je nach Recht, in der Mandantenübersicht andere Mandaten verwalten, bearbeiten und löschen.

 Hinweis:
Die Mandantenübersicht steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende Benutzerrecht „Mandaten zu verwalten“ sowie der Mandant das Mandantenrecht „andere Mandanten bearbeiten“ besitzt.

Ansicht der Mandantenübersicht

Mandantenübersicht

Filter in der Mandantenübersicht

Über die Filter in der Mandantenübersicht kann nach einem/mehreren Mandanten gesucht werden. Folgende Filtermöglichkeiten stehen hierzu zur Verfügung:

  • Mandantennummer
    Hierüber kann nach der Mandantennummer gesucht werden. Diese Nummer ist immer eine 12-stellige Nummer, die sich beispielsweise wie folgt zusammensetzt 33333333-3333.

  • Name
    Hierüber kann mit dem Namen nach dem Mandanten gesucht werden.

  • Gruppe
    Hierüber kann nach der Mandantengruppe, in der sich der Mandant befindet, gesucht werden.

Ansicht der Filtermöglichkeit in der Mandantenübersicht

Neuer Mandant anlegen Schaltfläche mit der neue Mandanten hinzugefügt werden können

Neue Mandanten können über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Mandantenübersicht angelegt werden. Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske „Mandantenanlage“, in der die Daten zum Mandanten in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden können (siehe auch Menüpunkt „Details“). Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten kann der Mandant über die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert werden. Der Ersteller wird daraufhin in die sogenannte „Benutzerübersicht“ weitergeleitet in der sich automatisch die Eingabemaske „Benutzer hinzufügen“ öffnet. Hier kann der erste Benutzer des Mandanten angelegt werden.

  Hinweis:
Die Schaltfläche „Hinzufügen“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende Benutzerrecht „Mandanten anlegen“ sowie der Mandant das Mandantenrecht „andere Mandanten bearbeiten“ besitzt.

Eingabemaske Mandantenanlage

Mandant bearbeiten Schaltfläche, mit der Mandanten bearbeitet werden können

Müssen die Daten zu einem Mandanten, die Rollen und/oder Rechte geändert werden, so kann dies ein Benutzer, der das entsprechende Recht hat. Hierzu steht die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Mandantenübersicht zur Verfügung. Sofern der Benutzer nicht in die Mandantenübersicht gelangt, können die Daten des Mandanten direkt in der Einzel Mandantenverwaltung unter den Menüpunkt „Details“ geändert werden (siehe auch Menüpunkt „Details“). Nach dem Öffnen eines der beiden Möglichkeiten gelangt man direkt in die Eingabemaske „Details“, in der die Daten zum Mandanten hinterlegt sind.

  Hinweis:
Die Schaltfläche „Bearbeiten“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende Benutzerrecht „Mandanten verwalten“ besitzt.

Mandant löschen Schaltfläche mit der Mandanten gelöscht werden können

Muss ein Mandant gelöscht werden, kann das ein Benutzer, mit dem entsprechenden Recht, in der Mandantenübersicht. Hierzu steht neben jedem Mandanten die Schaltfläche „Löschen“ zur Verfügung. Wird ein Mandant gelöscht, werden automatisch alle dazugehörigen Benutzer gelöscht.

  Hinweis:
Die Schaltfläche „Löschen“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende Benutzerrecht „Mandanten löschen“ besitzt. Der eigene Mandant kann niemals selbst gelöscht werden.

Sicherheitsfrage bevor ein Mandant gelöscht wird


Einzel Mandantenverwaltung

Über den Menüpunkt „Eigenen Mandanten verwalten“, der sich in dem Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ in der „Hauptnavigationsleiste“ befindet, gelangt der Benutzer in die „Einzel Mandantenverwaltung“. In der Einzel Mandantenverwaltung stehen dem Benutzer, bei entsprechenden Rechten, zudem die Menüpunkte Benutzer, Benutzerrollen, Benutzergruppen, Details, Sortimentsauswahl und Module zur Verfügung.

  Hinweis:
Nur wenn der Benutzer das entsprechende Benutzerrecht „Mandanten verwalten“ besitzt, steht ihm der Menüpunkt „Eigenen Mandanten verwalten“ zur Verfügung.

Ansicht der Einzel Mandantenverwaltung

Menüpunkt/Eingabemaske „Details“

  Hinweis:
Diese Eingabemaske/dieser Menüpunkt steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das entsprechende Benutzerrecht „Mandanten verwalten“ besitzt.

Ansicht der Mandantendetails

  • Rubrik „Stammdaten“
    Unter der Rubrik „Stammdaten“ befinden sich alle relevanten Daten zum Namen und der Adresse des Mandanten selbst.
    • Mandantennummer
      Hier wird die 12-stellige „Mandantennummer“ dargestellt. Diese wird beim Anlegen eines neuen Mandanten vergeben und kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.
    • Mandantenspezifische Domains
      Hier können für den Mandanten die spezifischen Domains hinterlegt werden, mit der die veröffentlichte Formulare oder die Administrationsoberfläche aufgerufen werden können. Es ist möglich kommasepariert mehrere Domains anzugeben, z.B. "formulare.musterstadt.de, service.musterstadt.de".
    • Gemeindekennzahl
      Hier kann die Gemeindekennzahl des Mandants hinterlegt werden. Diese entspricht in den meisten Fällen den ersten 8-Stellen der Mandantennummer.
    • Behörde/Firma
      Hier kann der Name der Behörde/Firma hinterlegt werden. Der Name kann auf dem Formularserver nur einmalig vergeben werden.
    • Straße/Postfach
      Hier kann die Straße sowie das Postfach des Mandantens hinterlegt werden.
    • PLZ
      Hier kann die Postleitzahl des Mandantens hinterlegt werden.
    • Ort
      Hier kann der Ort des Mandantens hinterlegt werden.
    • Telefon
      Hier kann die Telefonnummer des Mandantens hinterlegt werden.
    • Telefax
      Hier kann die Telefaxnummer des Mandantens hinterlegt werden.
    • Rechtsbehelfsbelehrung
      Hier kann die mandenspezifische Rechtsbehelfsbelehrung hinterlegt werden, die, sofern vorhanden, im PDF-Formular mit dem eingegebenen Werten vorbefüllt wird.
    • PLZ Antragsteller
      Hier kann die mandenspezifische Postleitzahl des Antragstellers hinterlegt werden, die, sofern vorhanden, im PDF-Formular mit dem eingegebenen Werten vorbefüllt wird.
    • E-Mail von
      Hier kann die E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die als Reply-To-Adresse genutzt wird. Beispielsweise wenn eine E-Mail an einen neu angelegten Benutzer geschickt wird.

  • Rubrik „Ansprechpartner“
    In der Rubrik „Ansprechpartner/in“ sind die Daten eines Ansprechpartners für den Mandanten hinterlegt.

  • Rubrik „Bundesländer“
    Unter der Rubrik „Bundesländer“ sind dem Mandanten die im zugewiesenen Bundesländer hinterlegt. Die Angabe eines Bundeslands hat Auswirkung auf das zur Verfügung stehende Verlagssortiment. Im Normalfall wird das Bundesland, in dem sich der Mandant befindet zugewiesen. Grundsätzlich steht dem Mandanten immer das bundesrechtliche Verlagssortiment zur Verfügung.

      Hinweis:
    Nur Benutzer die entsprechende Benutzerrechte und Mandantenrechte besitzen, können eine Zuordnung vornehmen. Ansonsten ist diese Rubrik für den Benutzer nicht sichtbar.


  • Rubrik „Datenschutz/Barrierefreiheit/Impressum“
    Unter der Rubrik „Datenschutz/Barrierefreiheit/Impressum“ stehen mehrere Funktionen rund um das Thema Datenschutz, Barrierefreiheit und Impressum zur Verfügung. Hierbei können folgende Funktionen konfiguriert werden:
    • Anzeige der Einwilligungserklärung
      Hier kann angegeben werden, ob eine „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption“, eine „Einwilligungserklärung ohne Zustimmungsoption“ oder auch gar keine „Einwilligungserklärung“ bei allen veröffentlichten Assistenten/PDF-Formularen des Mandanten angezeigt werden soll. Sofern beispielsweise auf Mandantenebene ausgewählt wird, dass standardmäßig keine Einwilligungserklärung vor den PDF-Formularen/Assistenten geschaltet werden soll, wird die Einwilligungserklärung ausgeblendet. Sofern jedoch in der Veröffentlichung des einzelnen Assistenten/PDF-Formular beispielsweise die Auswahl „Einwilligungserklärung anzeigen“ ausgewählt wurde, wird bei diesem einzelnen Assistenten/PDF-Formular trotzdem die Einwilligungserklärung angezeigt.
    • Einwilligungserklärung
      Im Feld „Einwilligungserklärung“ kann eine individuelle Einwilligungserklärung des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten angezeigt. Wird eine andere  Einwilligungserklärung in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Einwilligungserklärung überschrieben.
    • Aufbewahrungsdauer
      Hier kann für den Mandanten eine individuelle Aufbewahrungsdauer für die eingereichten Formulardaten in Tagen angegeben werden. Sofern hier keine individuelle Dauer angegeben wird, werden eingereichte Daten, die älter sind als 180 Tage, standardmäßig unwiderruflich gelöscht. Der Wert wird vom Serverbetreiber festgelegt und kann daher variieren. Daten, die älter als der eingetragene Wert sind, werden sofort und unwiderruflich gelöscht. Daher müssen die Formulardaten regelmäßig und rechtzeitig vom Sachbearbeiter manuell über die Funktion Transaktionsdaten lokal archivieren gesichert werden.
    • Datenschutzerklärung
      Im Feld „Datenschutzerklärung“ kann eine individuelle Datenschutzerklärung des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten im Ausfüllprozess sowie in einer eventuell vorhandenen Einwilligungserklärung unter der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Wird eine andere Datenschutzerklärung in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Datenschutzerklärung überschrieben.
    • Erklärung zur Barrierefreiheit
      Im Feld „Erklärung zur Barrierefreiheit“ kann eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten im Ausfüllprozess sowie in einer eventuell vorhandenen Einwilligungserklärung unter der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Wird eine andere Erklärung zur Barrierefreiheit in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Erklärung zur Barrierefreiheit überschrieben.
    • Impressum
      In jedem Assistenten/PDF-Formular wird dem Ausfüller ein Impressum einmal in der „Einwilligungserklärung“ und einmal in „Ausfüllprozess“ angezeigt. Hier hat der Mandant die Möglichkeit unter dem Feld „Impressum“ mittels einem Texteditors das eigene Impressum des Mandanten für alle Assistenten und PDF-Formulare zu hinterlegen. Sofern hier nichts eingetragen ist, wird nach dem Öffnen der Verlinkung der folgende Text dem Bürger angezeigt: Es sind noch keine Daten hinterlegt!

Ansicht des Impressums

  • Rubrik „Logo und CSS“
    In dieser Rubrik können „Logos“ für die einzelnen Bereiche im Kundenbereich hinterlegt werden. Beispielsweise für PDF-Formulare, Assistenten oder das SB-Terminal.

  • Rubrik „Gruppen“
    Unter der Rubrik „Gruppen“ sind dem Mandanten die im zugewiesenen Mandantengruppen hinterlegt.

      Hinweis:
    Nur Benutzer die entsprechende Benutzerrechte und Mandantenrechte besitzt, können Mandantengruppen definieren.


  • Rubrik „Verlage“
    In dieser Rubrik sind die „Verlage“, die dem Mandanten zugewiesen worden sind, hinterlegt. Jeder Mandant kann neben seinem eigenen Kundenverlag weitere andere Verlage zugewiesen bekommen.

      Hinweis:

    1. Der eigene Kundenverlag des Mandanten wird in dieser Rubrik nicht angezeigt. Dieser ist immer vorhanden.
    2. Weiterhin kann nur ein Benutzer der die entsprechenden Benutzerrechte und Mandantenrechte besitzt, eine Zuordnung vornehmen.


  • Rubrik „Mandantenrechte“
    Die Rubrik „Mandantenrechte“ beinhaltet alle Rechte, die dem Mandanten zur Verfügung stehen. Je nachdem welches Recht hier ausgewählt wurde, werden den Benutzern, mit den entsprechenden Rechten, diese Bereiche angezeigt.

      Hinweis:
    Nur Benutzer die entsprechende Benutzerrechte und Mandantenrechte besitzen, können die Mandantenrechte definieren. Weiterhin sind einige Mandantenrechte kostenpflichtig.

Tags: