Nachdem der Benutzer in der Mandantenübersicht den entsprechenden Mandanten ausgewählt hat, gelangt der Benutzer in die sogenannte „Einzel Mandantenverwaltung“ mit dem Menüpunkt „Benutzerübersicht“. Sofern der Benutzer die entsprechenden Benutzerrechte um andere Mandanten zu verwalten nicht besitzt, gelangt der Benutzer direkt in die „Benutzerübersicht“ des entsprechenden Mandanten. Weiterhin befinden sich hier, sofern der Benutzer die entsprechenden Rechte besitzt, die weiteren Menüpunkte Benutzerrollen, Benutzergruppen, Details, Sortimentsauswahl und Module. In der Benutzerübersicht werden alle angelegten Benutzer angezeigt, es können neue Benutzer angelegt, Benutzer bearbeitet und gelöscht werden.

  Hinweis:
Wenn der Benutzer nicht die entsprechenden Benutzerrechte besitzt, kann dieser keine anderen Benutzer verwalten, neue anlegen, bearbeiten oder löschen.

Filter in der Benutzerübersicht

Über die Filter in der Benutzerübersicht können nach den entsprechenden Benutzern gesucht werden. Folgende Filtermöglichkeiten stehen hierzu zur Verfügung:

• Name
  Hierüber kann mit dem Namen nach dem Benutzer gesucht werden.
• E-Mail-Adresse
  Hierüber kann mit der E-Mail-Adresse (Benachrichtigungsadresse) nach dem Benutzer gesucht werden.
• Gruppe
  Hierüber kann nach der Benutzergruppe, in der sich der Benutzer befindet, gesucht werden.
• Rollen
  Hierüber kann nach der Benutzerrolle, in der sich der Benutzer befindet, gesucht werden.
• Benutzernummer
  Hierüber kann nach der Benutzernummer gesucht werden. Diese Nummer ist immer eine 16-stellige Nummer, die sich beispielsweise wie folgt aufgliedert 33333333-3333-0001.

Neuer Benutzer anlegen

Sofern der Mandant neu angelegt wurde, wird der Ersteller direkt in die Eingabemaske weitergeleitet, in dem er einen ersten Benutzer anlegen kann. Soll bei einem bereits bestehenden Mandanten ein neuer Benutzer angelegt werden, kann dies über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Benutzerübersicht. In der sich öffnenden Eingabemaske können die Daten zum Benutzer (siehe Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“) in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden. Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten und dem Speichern erscheint der neue Benutzer in der Benutzerübersicht. Weiterhin wird automatisch eine vom Formularserver generierte E-Mail an die beim Benutzer hinterlegte E-Mail-Adresse geschickt. In der E-Mail wird dem Benutzer mitgeteilt, dass ein neuer Account für ihn erstellt wurde sowie die erforderlichen Zugangsdaten.

  Hinweis:

1. Die Schaltfläche „Hinzufügen“ steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das Benutzerrecht „Benutzer anlegen“ besitzt.
2. Legen Sie immer nur für Fachabteilungen einen Benutzer an. Sollte ein Sachbearbeiter wechseln, muss keine Löschung und Umstellung der veröffentlichten Formulare erfolgen.

Benutzer bearbeiten

Müssen die Daten zu einem Benutzer oder die Zuweisung der Rollen und/oder Einzelrechte geändert werden, so kann dies ein Benutzer, der die entsprechenden Benutzerrechte besitzt. Hierzu steht die Schaltfläche „Benutzer bearbeiten“ in der Benutzerübersicht zur Verfügung. Nach dem Öffnen können in der Eingabemaske die Daten zum Benutzer bearbeitet werden. Über die Schaltfläche „Speichern“ werden die aktualisierten Daten übernommen.

  Hinweis:

1. Die Schaltfläche „Benutzer bearbeiten“ steht einem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das entsprechende Benutzerrecht „Benutzer verwalten“ besitzt.
2. Weiterhin werden die Änderungen an den Rollen/Einzelrechten eines Benutzers erst aktiv, wenn der entsprechende Benutzer sich erneut eingeloggt hat.

Eingabemasken „Benutzer hinzufügen/bearbeiten“

  Hinweis:

1. Diese Eingabemaske steht eingeschränkt jedem Benutzer zur Verfügung.
2. Benutzer die das Benutzerrecht „Benutzer verwalten“ bzw. „Benutzer anlegen“ besitzen, können uneingeschränkt Änderungen vornehmen.

• Rubrik „Sachbearbeiter“
  In der Rubrik „Sachbearbeiter“ können neben dem Namen des Benutzers auch Angaben zur Personalnummer, Zimmernummer, Telefonnummer und E-Mail-Adresse angegeben werden. Diese Felder werden auch, sofern im PDF-Formular vorhanden, im PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllt. An die angegebene Benachrichtigungsadresse werden die Benachrichtigungen des Kundenbereichs geschickt z. B. die Mail, wenn ein Passwort zurückgesetzt wird. Die im Feld „E-Mail-Adresse“ angegebene Adresse wird in Formularen vorbefüllt, wenn eine Komponente AS_E-Mail benannt ist. Weiterhin kann mittels der Schaltfläche „Bei Änderungen im Kundenbereich informieren“ angegeben werden, ob der Benutzer bei Änderungen benachrichtigt werden soll.

  Hinweis: 1. Die Benutzernummer wird beim Anlegen eines neuen Benutzers automatisch vergeben und kann nicht geändert werden. 1. Die Benutzernummer setzt sich aus der 12-stelligen Mandantennummer sowie einer weiteren fort folgenden vierstelligen Nummer zusammen.***

• Rubrik „Amt/Abteilung“
  In der Rubrik „Amt/Abteilung“ können Angaben zum Amt/der Abteilung und deren Adresse gemacht werden.
• Rubrik „Formularfelder“
  Die eingegebenen Werte in den Feldern der Rubrik „Formularfelder“ werden, sofern im PDF-Formular vorhanden, im PDF-Formular mit den entsprechenden Werten vorbefüllt.
  • Im Feld „E-Mail Absender“ sollte die Mail-Adresse eingetragen werden, die angezeigt werden soll, wenn ein Formular eingegangen ist. Diese Adresse wird als Replayto-Adresse verwendet. Im Falle, dass Sie auf einen unserer eigenen Server (pdf.form-solutions.net oder onlinedienste.form-solutions.de) sind, gibt es zwei Szenarien für den E-Mail-Versand zu beachten:
    • Szenario 1: name@kommune.de - Wenn Sie SPF nutzen, müssen Sie den SPF-Record "a:otc-de-spf.mms.t-systems-service.com" aufnehmen, da kein fest zuweisbarer SMTP Server verfügbar ist.
    • Szenario 2: name@form-solutions.de - SPF Freigabe nicht notwendig. Hierbei dürfen Sie aber keine automatische generierte Antwortfunktion auf die eingegangene E-Mail einstellen, da diese sonst auf unseren Mailservern einläuft.
  • Im Feld „E-Mail Empfänger“ sollte die Mail-Adresse stehen, an die die Formulareingänge gesendet werden sollen.
• Rubrik „Rollen/Rechte“
  In der Rubrik „Rollen/Rechte“ können die entsprechenden Benutzerrollen, die der Benutzer angehören soll, oder die Einzelrechte zugewiesen werden. Sofern im Vorfeld beim Mandanten keine eigenen Benutzerrollen erstellt wurden stehen zwei vordefinierte Benutzerrollen, die entsprechende Rechte enthalten, zur Verfügung. Es ist möglich, dass ein Benutzer mehreren Benutzerrollen angehört jedoch nicht zusätzlich Einzelrechte vergeben werden können. Sofern dem Benutzer keine Rolle bzw. Einzelrechte zugewiesen worden ist/sind, entspricht dies einem Benutzer, der nur die Grundrechte besitzt. Um nachvollziehen, welche Rechte eine Benutzerrolle besitzt, kann über die Schaltfläche „Benutzerrollen ansehen“ der Menüpunkt „Benutzerrollen“ in einem neuen Tab im Webbrowser geöffnet werden.

  Hinweis:
Benutzer können nie mehr Einzelrechte/Rollen vergeben, wie diese selbst besitzen.

• Rubrik „Gruppen“
  Unter der Rubrik „Gruppen“ können dem Benutzer verschiedene Benutzergruppen zugewiesen werden. Es ist möglich, dass ein Benutzer mehreren Benutzergruppen angehört. Der Benutzer muss aber nicht zwangsläufig einer Benutzergruppe angehören.
• Rubrik „Zugangsdaten“
  In der Rubrik „Zugangsdaten“ können die Zugangsdaten des Benutzers angegeben bzw. geändert werden. Weiterhin kann der Administrator für den Benutzer das Passwort zurücksetzen lassen.

  Hinweis:
Der Benutzername muss mindestens zwei Buchstaben/Zahlen, darf maximal 50 Buchstaben/Zahlen und keine Sonderzeichen enthalten.

Benutzer löschen

Soll ein Benutzer gelöscht werden, kann das ein Benutzer in der Benutzerübersicht. Hierzu steht neben jedem Benutzer die Schaltfläche „Löschen“ zur Verfügung. Wird ein Benutzer gelöscht, können die veröffentlichten Links aufgerufen aber keine Einreichungen mehr durchgeführt werden, dies hat zur Folge, dass alle Veröffentlichungen mit diesem Benutzer nicht mehr funktionieren! Dem Benutzer wird vor dem eigentlichen löschen eine Übersicht angezeigt, welche Assistenten dieser veröffentlicht hat.

  Hinweis:

1. Die Schaltfläche „Löschen“ steht nur einem Benutzer zur Verfügung, wenn dieser das Benutzerrecht „Benutzer löschen“ besitzt.
2. Weiterhin kann ein Benutzer sich selbst niemals löschen.
3. Die Übersicht der Veröffentlichungen enthalten nur veröffentlichte Assistenten, keine veröffentlichten PDF-Formulare.
4. Wird ein Benutzer gelöscht, werden alle mit diesem Benutzer veröffentlichten Formulare deaktiviert.

Als anderer Benutzer einloggen

Über die Schaltfläche „Als dieser Benutzer anmelden“ kann der Benutzer sich als den entsprechenden Benutzer anmelden. Mit der Funktion kann der Benutzer die Sichtweise des Kundenbereichs des anderen Benutzers einsehen. Weiterhin kann der Benutzer alle Funktionen nutzen die dem anderen Benutzer zur Verfügung stehen. Über die Schaltfläche „Account wechseln“, der sich in der „Hauptnavigationsleiste“ befindet, kann der Benutzer wieder zu seinem eigenen Account wechseln.

  Hinweis:

1. Die Schaltfläche „Als dieser Benutzer anmelden“ steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das Benutzerrecht „Als Benutzer einloggen“ besitzt.
2. Weiterhin muss der Benutzer dieselben oder mehr Rechte besitzen als der Benutzer mit dem er sich anmelden möchte.