Die Daten eingegangener Assistenten, die durch Verwenden der Schaltfläche „Einreichen“ an den jeweiligen Sachbearbeiter versendet worden sind, werden vom Formularserver spätestens nach 180 Tagen unwiderruflich gelöscht. Um rechtzeitig die Daten zu archivieren müssen im ersten Arbeitsschritt die zu archivierenden Daten selektiert werden. In der „Suche“ muss hierzu nach dem entsprechenden Assistenten gesucht werden. In der erscheinenden „Trefferliste“, in dieser der Assistent angezeigt wird, muss die Schaltfläche „Transaktionen lokal archivieren“ betätigt werden.

  Hinweis:

1. Nur Benutzer die das Benutzerrecht „Transaktionsdaten lokal archivieren“ besitzen, steht die Schaltfläche „Transaktionen lokal archivieren“ zur Verfügung.
2. Weiterhin muss die definierte Auswahl auf Benutzergruppensortimentsebene beachtet werden.

Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske „Suchen nach archivierenden Formulartransaktionen“. Hier muss der Zeitraum angegeben werden, in dem die zu archivierenden Assistenten auf dem Server eingegangen sind. Nach der Betätigung der Schaltfläche „Formulardaten suchen“ werden in einer Trefferliste die gefundenen Dateien angezeigt.

Nach der Prüfung, ob die Assistentenauswahl den Wünschen entspricht, muss die Schaltfläche „Daten archivieren“ betätigt werden. Anschließend können die archivierten Assistentendateien in einer ZIP-Datei heruntergeladen und in einem weiteren Schritt vom Formularserver gelöscht werden. Über einen Mausklick auf den Namen der ZIP-Datei wird die Datei heruntergeladen. Wenn die Archivierung der Daten erfolgreich war, können die Daten in einem zweiten Schritt vom Formularserversystem gelöscht werden. Hierzu muss die Schaltfläche „Ausgewählte Formulare löschen“ betätigt werden, um die zuvor heruntergeladenen Assistenten vom Formularserver zu löschen. Nach erfolgreicher Ausführung der Löschung erscheint eine entsprechende Rückmeldung.

  Hinweis:
Bitte prüfen Sie die ZIP-Datei auf Vollständigkeit und testen Sie stichprobenartig einige der Dateien vor dem Löschen.