Wiki-Quellcode von Mandanten

Zuletzt geändert von Form-Solutions GmbH am 09.01.2024
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1 Einem Benutzer stehen, je nach definierten [[Benutzerrechten|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], für die Verwaltung des eigenen Mandanten bzw. anderen Mandanten folgende Funktionen/Menüpunkte zur Verfügung:
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3 * Mandantenverwaltung (Verwaltung anderer Mandanten)
4 * [[Mandantengruppenverwaltung|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.04_Mandantengruppen]]
5 * Eigene Mandanten verwalten
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7 Die Menüpunkte befinden sich in dem Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ in der „[[Hauptnavigationsleiste|Main.03_Hauptnavigationsleiste]]“ und beinhalten weitere Menüpunkte/Funktionen.
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9 ![[Ansicht des Hauptmenüpunkts „Einstellungen“|@MandantenHauptnavigationsleiste.jpg]]
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13 ## Mandantenverwaltung
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15 Über den Menüpunkt „Mandantenverwaltung“ bzw. „Mandanten- und Gruppenverwaltung“, gelangt der Benutzer in die „Mandantenübersicht“. In der Mandantenübersicht hat der Benutzer eine Übersicht über die zur Verfügung stehenden Mandanten. Weiterhin kann der Benutzer, je nach Recht, in der Mandantenübersicht andere Mandaten verwalten, bearbeiten und löschen.
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17 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}}_**Hinweis:**_
18 >
19 > Die Mandantenübersicht steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandaten zu verwalten“ sowie der Mandant das [[Mandantenrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] „andere Mandanten bearbeiten“ besitzt.
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21 ![[Ansicht der Mandantenübersicht|@MandantenÜbersicht.jpg]]
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23 ### Mandantenübersicht
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25 #### Filter in der Mandantenübersicht
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27 Über die Filter in der Mandantenübersicht kann nach einem/mehreren Mandanten gesucht werden. Folgende Filtermöglichkeiten stehen hierzu zur Verfügung:
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29 * **Mandantennummer**
30 Hierüber kann nach der Mandantennummer gesucht werden. Diese Nummer ist immer eine 12-stellige Nummer, die sich beispielsweise wie folgt zusammensetzt 33333333-3333.
31 * **Name**
32 Hierüber kann mit dem Namen nach dem Mandanten gesucht werden.
33 * **Gruppe**
34 Hierüber kann nach der [[Mandantengruppe|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.04_Mandantengruppen]], in der sich der Mandant befindet, gesucht werden.
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36 ![[Ansicht der Filtermöglichkeit in der Mandantenübersicht|@MandantenFilter.jpg]]
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38 #### Neuer Mandant anlegen ![[Schaltfläche mit der neue Mandanten hinzugefügt werden können|@MandantenNeueHinzufügen.jpg]]
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40 Neue Mandanten können über die Schaltfläche „Hinzufügen“ in der Mandantenübersicht angelegt werden. Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske „Mandantenanlage“, in der die Daten zum Mandanten in den entsprechenden Rubriken hinterlegt werden können (siehe auch Menüpunkt „Details“). Nach der Eingabe aller erforderlichen Daten kann der Mandant über die Schaltfläche „Speichern“ gespeichert werden. Der Ersteller wird daraufhin in die sogenannte „[[Benutzerübersicht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]]“ weitergeleitet in der sich automatisch die Eingabemaske „Benutzer hinzufügen“ öffnet. Hier kann der erste Benutzer des Mandanten angelegt werden.
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42 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
43 >
44 > Die Schaltfläche „Hinzufügen“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandanten anlegen“ sowie der Mandant das [[Mandantenrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] „andere Mandanten bearbeiten“ besitzt.
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46 ![[Eingabemaske Mandantenanlage|@MandantenNeuAnlegen.jpg]]
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48 #### Mandant bearbeiten ![[Schaltfläche, mit der Mandanten bearbeitet werden können|@MandantenBearbeiten.jpg]]
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50 Müssen die Daten zu einem Mandanten, die Rollen und/oder Rechte geändert werden, so kann dies ein Benutzer, der das entsprechende Recht hat. Hierzu steht die Schaltfläche „Bearbeiten“ in der Mandantenübersicht zur Verfügung. Sofern der Benutzer nicht in die Mandantenübersicht gelangt, können die Daten des Mandanten direkt in der Einzel Mandantenverwaltung unter den Menüpunkt „Details“ geändert werden (siehe auch Menüpunkt „Details“). Nach dem Öffnen eines der beiden Möglichkeiten gelangt man direkt in die Eingabemaske „Details“, in der die Daten zum Mandanten hinterlegt sind.
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52 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
53 >
54 > Die Schaltfläche „Bearbeiten“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandanten verwalten“ besitzt.
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56 #### Mandant löschen ![[Schaltfläche mit der Mandanten gelöscht werden können|@MandantenLöschen.jpg]]
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58 Muss ein Mandant gelöscht werden, kann das ein Benutzer, mit dem entsprechenden Recht, in der Mandantenübersicht. Hierzu steht neben jedem Mandanten die Schaltfläche „Löschen“ zur Verfügung. Wird ein Mandant gelöscht, werden automatisch alle dazugehörigen Benutzer gelöscht.
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60 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
61 >
62 > Die Schaltfläche „Löschen“ steht nur zur Verfügung, wenn der Benutzer das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandanten löschen“ besitzt. Der eigene Mandant kann niemals selbst gelöscht werden.
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64 ![[Sicherheitsfrage bevor ein Mandant gelöscht wird|@UnbenanntLöschenSicherheitsfrage.jpg]]
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68 ## Einzel Mandantenverwaltung
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70 Über den Menüpunkt „Eigenen Mandanten verwalten“, der sich in dem Hauptmenüpunkt „Einstellungen“ in der „[[Hauptnavigationsleiste|Main.03_Hauptnavigationsleiste]]“ befindet, gelangt der Benutzer in die „Einzel Mandantenverwaltung“. In der Einzel Mandantenverwaltung stehen dem Benutzer, bei entsprechenden Rechten, zudem die Menüpunkte [[Benutzer|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]], [[Benutzerrollen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.01_Benutzerrollen]], [[Benutzergruppen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer.03_Benutzergruppen]], Details, [[Sortimentsauswahl|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.02_Sortiment]] und [[Module|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.03_Module]] zur Verfügung.
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72 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
73 >
74 > Nur wenn der Benutzer das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandanten verwalten“ besitzt, steht ihm der Menüpunkt „Eigenen Mandanten verwalten“ zur Verfügung.
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76 ![[Ansicht der Einzel Mandantenverwaltung|@MandantenÜbersichtEinzelverwaltung.jpg]]
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78 ### Menüpunkt/Eingabemaske „Details“
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80 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
81 >
82 > Diese Eingabemaske/dieser Menüpunkt steht dem Benutzer nur zur Verfügung, wenn dieser das entsprechende [[Benutzerrecht|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] „Mandanten verwalten“ besitzt.
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84 ![[Ansicht der Mandantendetails|@MandantenDetails.jpg]]
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86 * **Rubrik „Stammdaten“**
87 Unter der Rubrik „Stammdaten“ befinden sich alle relevanten Daten zum Namen und der Adresse des Mandanten selbst.
88 * _Mandantennummer_
89 Hier wird die 12-stellige „Mandantennummer“ dargestellt. Diese wird beim Anlegen eines neuen Mandanten vergeben und kann im Nachhinein nicht mehr geändert werden.
90 * _Mandantenspezifische Domains_
91 Domains/Internetadressen unter denen die vom Mandanten veröffentlichten Formulare und der Administrationsbereich aufgerufen werden, z.B. formulare.musterstadt.de
92 Die Domains sind mit Komma zu trennen. (Leerzeichen oder ohne?)
93 Wichtig: 
94 * Die allgemeingültige Domain des Formularservers muss mit angegeben werden.  Z.B. pdf.form-solutions.de
95 * Mandantenspezifische Domains funktionieren nur wenn die Einstellungen dafür auch bei ihrem Formularanbieter hinterlegt wurden.
96 * _Gemeindekennzahl_
97 Hier kann die Gemeindekennzahl des Mandants hinterlegt werden. Diese entspricht in den meisten Fällen den ersten 8-Stellen der Mandantennummer.
98 * _Behörde/Firma_
99 Hier kann der Name der Behörde/Firma hinterlegt werden. Der Name kann auf dem Formularserver nur einmalig vergeben werden.
100 * _Straße/Postfach_
101 Hier kann die Straße sowie das Postfach des Mandantens hinterlegt werden.
102 * _PLZ_
103 Hier kann die Postleitzahl des Mandantens hinterlegt werden.
104 * _Ort_
105 Hier kann der Ort des Mandantens hinterlegt werden.
106 * _Telefon_
107 Hier kann die Telefonnummer des Mandantens hinterlegt werden.
108 * _Telefax_
109 Hier kann die Telefaxnummer des Mandantens hinterlegt werden.
110 * _Rechtsbehelfsbelehrung_
111 Hier kann die mandenspezifische Rechtsbehelfsbelehrung hinterlegt werden, die, sofern vorhanden, im PDF-Formular mit dem eingegebenen Werten vorbefüllt wird.
112 * _PLZ Antragsteller_
113 Hier kann die mandenspezifische Postleitzahl des Antragstellers hinterlegt werden, die, sofern vorhanden, im PDF-Formular mit dem eingegebenen Werten vorbefüllt wird.
114 * _E-Mail von_
115 Hier kann die E-Mail-Adresse hinterlegt werden, die als Reply-To-Adresse genutzt wird. Beispielsweise wenn eine E-Mail an einen neu angelegten Benutzer geschickt wird.
116 * **Rubrik „Ansprechpartner“**
117 In der Rubrik „Ansprechpartner/in“ sind die Daten eines Ansprechpartners für den Mandanten hinterlegt.
118 * **Rubrik „Bundesländer“**
119 Unter der Rubrik „Bundesländer“ sind dem Mandanten die im zugewiesenen Bundesländer hinterlegt. Die Angabe eines Bundeslands hat Auswirkung auf das zur Verfügung stehende Verlagssortiment. Im Normalfall wird das Bundesland, in dem sich der Mandant befindet zugewiesen. Grundsätzlich steht dem Mandanten immer das bundesrechtliche Verlagssortiment zur Verfügung.
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121 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
122 >
123 > Nur Benutzer die entsprechende [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] und [[Mandantenrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] besitzen, können eine Zuordnung vornehmen. Ansonsten ist diese Rubrik für den Benutzer nicht sichtbar.
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125 * **Rubrik „Datenschutz/Barrierefreiheit/Impressum“**
126 In dieser Rubrik stehen Voreinstellungen für die Veröffentlichungseinstellungen zur Verfügung. Diese gelten mandantenweit, können jedoch bei der Assistentenveröffentlichung jeweils individuell angepasst werden.
127 * _Anzeige der Einwilligungserklärung_
128 Hier hinterlegen Sie die Vorbelegung der Veröffentlichungseinstellung der Assistenten und PDF-Formulare, für folgende Optionen:
129 * „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption“
130 * „Einwilligungserklärung ohne Zustimmungsoption“
131 * keine „Einwilligungserklärung“
132 * _Einwilligungserklärung_
133 Im Feld „Einwilligungserklärung“ kann eine individuelle Einwilligungserklärung des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten angezeigt. Wird eine andere Einwilligungserklärung in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Einwilligungserklärung überschrieben.
134 * _Aufbewahrungsdauer_
135 Hier kann für den Mandanten eine individuelle Aufbewahrungsdauer für die eingereichten Formulardaten in Tagen angegeben werden. Sofern hier keine individuelle Dauer angegeben wird, werden eingereichte Daten, die älter sind als 180 Tage, standardmäßig unwiderruflich gelöscht. Der Wert wird vom Serverbetreiber festgelegt und kann daher variieren. Daten, die älter als der eingetragene Wert sind, werden sofort und unwiderruflich gelöscht. Daher müssen die Formulardaten regelmäßig und rechtzeitig vom Sachbearbeiter manuell über die Funktion [[Transaktionsdaten lokal archivieren|Main.05_Assistenten.08_AssistentenArchivieren]] gesichert werden.
136 * _Datenschutzerklärung_
137 Im Feld „Datenschutzerklärung“ kann eine individuelle Datenschutzerklärung des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten im Ausfüllprozess sowie in einer eventuell vorhandenen Einwilligungserklärung unter der Verlinkung „Datenschutzerklärung“ angezeigt. Wird eine andere Datenschutzerklärung in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Datenschutzerklärung überschrieben.
138 * _Erklärung zur Barrierefreiheit_
139 Im Feld „Erklärung zur Barrierefreiheit“ kann eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit des Mandanten hinterlegt werden. Diese wird, sofern nicht anders konfiguriert, in allen PDF-Formularen und Assistenten des Mandanten im Ausfüllprozess sowie in einer eventuell vorhandenen Einwilligungserklärung unter der Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“ angezeigt. Wird eine andere Erklärung zur Barrierefreiheit in der Veröffentlichung eines Assistenten/PDF-Formulars hinterlegt, wird die auf der Mandantenebene hinterlegte Erklärung zur Barrierefreiheit überschrieben.
140 * _Impressum_
141 In jedem Assistenten/PDF-Formular wird dem Ausfüller ein Impressum einmal in der „Einwilligungserklärung“ und einmal in „Ausfüllprozess“ angezeigt. Hier hat der Mandant die Möglichkeit unter dem Feld „Impressum“ mittels einem Texteditors das eigene Impressum des Mandanten für alle Assistenten und PDF-Formulare zu hinterlegen. Sofern hier nichts eingetragen ist, wird nach dem Öffnen der Verlinkung der folgende Text dem Bürger angezeigt: Es sind noch keine Daten hinterlegt!
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143 ![[Ansicht des Impressums|@MandantenImpressum.jpg]]
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145 * **Rubrik „Logo und CSS“**
146 In dieser Rubrik können „[[Logos|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.03_Logo-CSS]]“ für die einzelnen Bereiche im Kundenbereich hinterlegt werden. Beispielsweise für PDF-Formulare, Assistenten oder das SB-Terminal.
147 * **Rubrik „Gruppen“**
148 Unter der Rubrik „Gruppen“ sind dem Mandanten die im zugewiesenen [[Mandantengruppen|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.04_Mandantengruppen]] hinterlegt.
149
150 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
151 >
152 > Nur Benutzer die entsprechende [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] und [[Mandantenrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] besitzt, können Mandantengruppen definieren.
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154 * **Rubrik „Verlage“**
155 In dieser Rubrik sind die „Verlage“, die dem Mandanten zugewiesen worden sind, hinterlegt. Jeder Mandant kann neben seinem eigenen Kundenverlag weitere andere Verlage zugewiesen bekommen.
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157 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_ 1. Der eigene Kundenverlag des Mandanten wird in dieser Rubrik nicht angezeigt. Dieser ist immer vorhanden. 1. Weiterhin kann nur ein Benutzer der die entsprechenden [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] und [[Mandantenrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] besitzt, eine Zuordnung vornehmen.
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159 * **Rubrik „Mandantenrechte“**
160 Die Rubrik „Mandantenrechte“ beinhaltet alle [[Rechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]], die dem Mandanten zur Verfügung stehen. Je nachdem welches Recht hier ausgewählt wurde, werden den Benutzern, mit den entsprechenden Rechten, diese Bereiche angezeigt.
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162 > {{icon name="far fa-info-circle" size="3"/}} _**Hinweis:**_
163 >
164 > Nur Benutzer die entsprechende [[Benutzerrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.02_Benutzer]] und [[Mandantenrechte|Main.07_Einstellungen-Fachadministration.01_Mandanten.01_Rechte]] besitzen, können die Mandantenrechte definieren. Weiterhin sind einige Mandantenrechte kostenpflichtig.

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