• Voraussetzungen
• Ablaufübersicht
• Anlegen eines neuen Assistenten
  • Eingabemaske „Neuer Assistent“
  • Allgemeines
    • Typ
    • Artikelnummer und Titel
    • Kategorie
    • Bundesland
    • Fachverfahren
    • Als Druckvorlage verwendbar

So legen Sie einen neuen Assistenten an.

Sie möchten einen Verlagsassistenten oder eine bestehende Kundenfassung als Grundlage nutzen? Informationen zum Abspeichern eines vorhandenen Assistenten unter neuer Artikelnummer finden Sie im Artikel Assistenten speichern.

Voraussetzungen

• Mandantenrecht „Assistenten“
• Benutzerrecht „Assistenten anlegen“

Ablaufübersicht

1. Formulareditor öffnen
2. Eingabemaske "Neuer Assistent" öffnen
3. Pflichtangaben ausfüllen
   1. Typ
   2. Artikelnummer
   3. Titel
   4. Kategorie
4. gegebenenfalls optionale Angaben ausfüllen
5. Dialogfeld mit "Speichern"-Schaltfläche verlassen
6. Assistent speichern mit "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste

Sie haben einen neuen Assistenten angelegt.

Anlegen eines neuen Assistenten

Wählen Sie im Hauptmenü „Sortiment“ den Punkt „Assistenten erstellen/bearbeiten“.

Sie sind nun im Formulareditor.

In der Hauptwerkzeugleiste öffnen Sie mit der Schaltfläche „Neuen Assistenten erstellen“ die Eingabemaske „Neuer Assistent“.
Hier erfassen Sie die Details zum neuen Assistenten.
Speichern Sie den Assistenten nach dem Verlassen der Eingabemaske mit der "Speichern"-Schaltfläche in der Hauptwerkzeugleiste. Beim Schließen des Formulareditors ohne zu Speichern wird der Assistent verworfen.

Eingabemaske „Neuer Assistent“

Allgemeines

Typ

Legen Sie fest, ob Sie einen Formularassistenten anlegen, der die Felder eines bestehenden PDF-Formulars befüllt, oder einen Assistenten mit generiertem PDF-Formular, der je nach eingegebenen Daten die Ausgabe dynamisch erzeugt.

Formularassistent
Ein Assistent, der die Felder eines PDF-Formulars befüllt.
Die im Assistenten angelegten Felder werden durch Mapping den Feldern des PDF-Formulars zugeordnet.

Im Vorfeld muss ein entsprechendes PDF-Formular erstellt und im Kundenbereich angelegt werden.
Sie können auch ein PDF-Formular aus dem vielseitigen MACH formsolutions Verlagssortiment mit einem eigenen Formularassistenten verwenden. Dazu laden Sie das Formular herunter und legen es anschließend in Ihrem Mandanten als Kundenfassungsformular an.

Für Formularassistenten benötigte Angaben:

• Die Formularnummer des im Kundenbereich angelegten PDF-Formulars, für das der Assistent erstellt wird.
• Die zu verwendende Versionsnummer des gewählten PDF-Formulars.

Assistent mit generiertem PDF-Formular
Ein Assistent, der aus den eingegebenen Daten ein dynamisch generiertes PDF-Formular erstellt.

Durch die Logik beim Ausfüllen und Konfigurationsmöglichkeiten der Formularkomponenten enthält die Ausgabe nur die relevanten, bzw. die festgelegten Elemente.

Es wird kein vorgefertigtes PDF-Formular benötigt und kein Mapping der Felder erforderlich.

Artikelnummer und Titel

Die Artikelnummer ist die eindeutige Artikelbezeichnung eines Assistenten.
Sie setzt sich aus den fixen Buchstaben „KFAS_“, für Kundenfassung, und einer frei wählbaren Bezeichnung zusammen. Beispielsweise „KFAS_Hundesteuermeldung“.
Bei Formularassistenten wird die Artikelnummer mit der Formularnummer vorausgefüllt, kann jedoch geändert werden.
Sonderzeichen sind in der Artikelnummer nicht erlaubt und mehr als 60 Zeichen werden nicht empfohlen.

Der Titel sollte aussagekräftig aber kompakt formuliert sein.
Er ist sichtbar

• als Seitentitel in der Bürgersicht beim Ausfüllen des Assistenten
• als Titel des generierten PDF-Formulars und der Druckvorlage
• im Kundenbereich in der Suche, zusammen mit der Artikelnummer

Kategorie

Themenkreis, zu dem der neue Assistent gehört.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl durch die Sortimentsauswahl-Einstellung für Mandanten oder Benutzergruppen.

Bundesland

Voraussetzung: Mandantenrecht "Verlagstätigkeit"

Bundeslandauswahl, für die der neue Assistent zur Verfügung stehen soll. Wird kein Bundesland ausgewählt, steht der Assistent bundesweit zur Verfügung.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich und zur Einschränkuing der verfügbaren Formularauswahl für Mandanten, durch Zuordnung von Bundesländern in den Mandanteneinstellungen.

So wählen Sie mehrere Bundesländer aus:
Halten Sie die Taste „Strg“ gedrückt und klicken Sie auf die einzelnen Bundesländer um diese aus- und abzuwählen.

Fachverfahren

Liste der Fachverfahren, für die der Assistent vorbereitet ist.
Diese Zuordnung dient als Filter bei der Suche im Kundenbereich.

Tragen Sie mehrere Fachverfahren gegebenenfalls kommasepariert ein.

Als Druckvorlage verwendbar

Aktivieren Sie die Auswahl „Als Druckvorlage verwendbar“, um eine fertiggestellte Version des Assistenten als Druckvorlage verfügbar zu machen.

Diese Einstellung aktiviert im Formulareditor die Konfigurationsoptionen für die Anzeige in der Druckvorlage d

  Hinweis:
Die Konfigurationen an den Komponenten für die Druckvorlage sind deaktiviert, wenn in der Assistentenkonfiguration die Druckvorlage ausgeschaltet ist.

Detailangaben

• Beschreibung/Historie/Interne Bemerkungen
  Die Eingabefelder „Beschreibung“, „Historie“ und „interne Bemerkungen“ stehen für interne Zwecke zur Verfügung. Hierüber kann beispielsweise angegeben werden, wann und wer Änderungen an dem Assistenten vorgenommen hat. Diese Felder sowie Einträge sind außer in diesem Bereich für niemanden ersichtlich.

• Zusätzliche Suchbegriffe
  Die zusätzlichen Suchbegriffe haben keine Auswirkung auf die Suche im Kundenbereich.

LeiKa/OZG/FIM

Im Reiter "LeiKa/OZG/FIM" können die einheitlichen Schlüssel des Leistungskatalogs der Verzeichnisse der Verwaltungsleistungen sowie eine Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Förderalen Informationsmanagement (FIM) hinterlegt werden.

LeiKa

Neue Leistung hinzufügen

Über die Schaltfläche "Leistungen hinzufügen" gelangt man in die Such- und Auswahlübersicht, um neue LeiKa-IDs zu suchen und zu hinterlegen.

In der Suchleiste kann ein entsprechender Suchbegriff oder eine ID eingegeben werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche "Suchen" erscheinen in der Trefferliste die passenden Ergebnisse.

In der Trefferliste können die einzelnen LeiKa-IDs über den Haken ausgewählt werden und mit der Schaltfläche "Ausgewählte Leistungen übernehmen" übernommen werden.

Detailansicht

Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.

• LeiKa-ID
  Hier wird die offizielle ID der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt.

• Verrichtung
  Hier wird die offizielle Verrichtung der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt. Die Verrichtung beschreibt das Verwaltungshandeln eines Leistungsobjektes.

• Bezeichnung
  Hier wird offizielle Bezeichnung der Leistung nach dem Leistungskatalog aufgeführt.

• Weiterführende Links
  Hier werden zusätzliche Referenzen als Links zur ausgewählten Leistung aufgeführt.

Leistung löschen

Über die Schaltfläche "Leistungen entfernen" kann eine LeiKa ID aus der Detailübersicht entfernt werden.

Zugehörige OZG-Leistung anzeigen

Über die Schaltfläche "Zugehörige OZG-Leistung anzeigen" kommt man zu der entsprechenden OZG-Leistung die für die hinterlegte LeiKa ID vorhanden ist. Eine Übersicht aller OZG-Leistungen findet man im Reiter "OZG".

OZG

In dem Reiter werden alle OZG-Leistungen aufgeführt. Diese werden nach der Hinterlegung der LeiKa IDs automatisch eingefügt.

Detailansicht

Über die Schaltfläche "Leistung betrachten" können die Details zur Leistung angezeigt werden.

• OZG-ID
  Hier wird der fünfstellige und eindeutige Schlüssel der die OZG-Leistung identifiziert angezeigt.

• Leistungsbezeichnung
  Der Begriff OZG-Leistung beschreibt ein Leistungsbündel, welches sich aus mehreren LeiKa-Leistungen zusammensetzt, die aus Nutzersicht zusammenhängen.

• Themenfeld
  Ein Themenfeld setzt sich aus mehreren inhaltlich verwandten Lebens- und/oder Geschäftslagen zusammen. Die 63 Lebens- und Geschäftslagen sind in 14 Themenfeldern zusammengefasst. Ein Themenfeld kann sowohl Leistungen für Bürger:innen als auch für Unternehmen enthalten. Die Bündelung in Themenfeldern dient zum einen dazu, dass Leistungen, die aus Nutzer:innensicht zusammenhängen, auch bei der Digitalisierung im Zusammenhang betrachtet werden und zum anderen als Grundlage für die aufgabenteilige Umsetzung.

• Lebens-/Geschäftslage
  Um die Umsetzung des OZG aus Nutzersicht zu unterstützen, sind die Verwaltungsleistungen im OZG-Umsetzungskatalog nach Lebenslagen von Bürgern, sowie nach Geschäftslagen von Unternehmen gegliedert. Dabei wird jede OZG-Leistung genau einer Lage zugeordnet, kann jedoch sekundär einer oder wenigen weiteren Lagen zugeordnet sein. Es gibt Verwaltungsleistungen, die nicht bestimmten Lebens- und Geschäftslagen zuordenbar sind, beispielsweise Identitäts- und sonstige Nachweise. Solche Leistungen sind im Themenfeld Querschnittsleistungen zusammengefasst.

• Federführendes Bundesland
  Die Themenfelder sind verschiedenen Federführern zugeteilt. Mindestens ein Bundesland und ein Bundesressort haben als "Tandem" die Federführung einzelner Themenfelder inne.

• Umsetzendes Bundesland
  Das Bundesland, welches die Digitalisierung einer oder mehrerer OZG-Leistungen in einem Umsetzungsprojekt verantwortet. In der Regel ist dies das im Themenfeld federführende Bundesland, es kann aber in Einzelfällen abweichen.

• Prioriät (föderale Leistungen)
  Die Themenfelder priorisieren die ihnen zugeordneten OZG-Leistungen anhand festgelegter Kriterien.Die Priorität bestimmt, in welchem Umfang eine OZG-Leistung in der Umsetzungsplanung betrachtet wird: 1 = Laborleistung, 2 = Laborkandidat, 3 = Leistung mittlerer Priorität, 4 = z. Z. keine Digitalisierung. Ist die Priorität "noch offen", steht eine Priorisierung aus oder die OZG-Leistung enthält keine im Digitalisierungsprogramm Föderal bearbeitete Leistungen. Weitere Informationen finden Sie hier: https://leitfaden.ozg-umsetzung.de/display/OZG/5.3+Priorisierung+der+Leistungen+im+Themenfeld

• Prioriät (Bundesleistungen)
  Hier wird unterschieden zwischen priorisierten Leistungen, die vorrangig digitalisiert werden (Wert 1), und nicht priorisierten Leistungen (Wert 2), die nachrangig digitalisiert werden.

• OZG-Zuständigkeit
  Die Zuständigkeit einer OZG-Leistung ist eine Aggregation der LeiKa-Typen aller enthaltenen LeiKa-Leistungen. Liegt nur ein Typ vor, gilt dieser auch für die OZG-Leistung. Liegen mehrere Typen vor, handelt es sich um eine Mischleistung. Besonders gekennzeichnet werden Mischleistungen, die LeiKa-Leistungen des Typs 1 enthalten.

FIM

Hier kann eine FIM ID hinterlegt werden. Die ID kennzeichnet die Zuordnung der Komponenten zur entsprechenden Festlegung aus dem Föderalen Informationsmanagement. Felder mit dieser Angabe können durch den Anwender nicht angepasst werden.

  Hinweis:
Derzeit kann lediglich eine FIM ID von Mandanten mit einem "Verlagsrecht" hinterlegt werden. Eine Auswirkung besteht derzeit nocht nicht.

Datenschutz

Geben Sie hier eine Datenschutzerklärung spezifisch für den Assistenten ein.

Dieser Text wird bei der Einwilligungserklärung angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Datenschutzhinweis“.

Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:

1. Veröffentlichungskonfiguration
   Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt ist, wird diese angezeigt

2. Assistentenkonfiguration
   Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.

3. Mandantenkonfiguration
   Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Datenschutzerklärung angezeigt.

Barrierefreiheit

Geben Sie hier eine Erklärung zur Barrierefreiheit spezifisch für den Assistenten ein.

Dieser Text wird bei der Einwilligungserklärung angezeigt, sowie in der Fußzeile der Bürgersicht über die Verlinkung „Erklärung zur Barrierefreiheit“.

Priorisierung der konfigurierten Erklärungstexte:

1. Veröffentlichungskonfiguration
   Wenn in der Veröffentlichungskonfiguration eine individuelle Erklärung zur Barrierefreiheit hinterlegt ist, wird diese angezeigt

2. Assistentenkonfiguration
   Ist kein Erklärungstext in der Veröffentlichungskonfiguration hinterlegt, prüft das System, ob im Assistenten ein Text konfiguriert ist, und zeigt diesen an.

3. Mandantenkonfiguration
   Wenn weder in der Veröffentlichungskonfiguration, noch im Assistenten ein Text definiert ist, wird die mandantenspezifische Erklärung zur Barrierefreiheit angezeigt.

Versionsdetails

Start- und Enddatum

Mit dem Startdatum wird festgelegt, ab wann der Assistent (die Assistentenversion) nach der Veröffentlichung zur Verfügung stehen soll. Das Startdatum wird beim Anlegen eines neuen Assistenten (einer Assistentenversion) mit dem aktuellen Datum befüllt.

Die Angabe Enddatum ist optional. Wenn ein Enddatum eingegeben ist, steht der Assistent ab diesem Datum nicht mehr zum Ausfüllen zur Verfügung.

Versionsstatus

Der Versionsstatus zeigt den Stand der Assistentenversion.

• Entwurf: Im Entwurfsstatus wird der Assistent bearbeitet. Beim Anlegen einer neuen Version ist der Status Entwurf eingestellt.

• zur Freigabe bereit: Zwischenstatus für fertiggestellte Assistenten(versionen), die noch nicht freigegeben sind.

• Freigegeben: Der Assistent kann nicht mehr bearbeitet werden und steht zur Veröffentlichung zur Verfügung.

Mit der Freigabe eines Assistenten (einer Assistentenversion) werden die Angaben und Einstellungen in diesem Dialog final festgelegt und können nicht mehr geändert werden. Das betrifft zum Beispiel das Start- und Enddatum und die Einstellung Druckvorlage. Auch die Inhalte der Assistentenversion können nicht mehr verändert werden.
Um die Eigenschaften und Inhalte einer Assistentenversion zu ändern, muss der Assistent als neue Version im Status Entwurf gespeichert werden. Aktualisieren von Assistenten | MACH formsolutions Anwenderdokumentation