Die Daten eingegangener PDF-Formulare, die durch Verwenden der Schaltfläche „Senden“ an den jeweiligen Sachbearbeiter versendet worden sind, werden von der MACH formsolutions Plattform spätestens nach 180 Tagen unwiderruflich gelöscht.

  Hinweis:

1. Nur Benutzer die das Benutzerrecht „Transaktionsdaten lokal archivieren“ besitzen, steht die Schaltfläche „Transaktionen lokal archivieren“ zur Verfügung.
2. Weiterhin muss die Auswahl auf Benutzergruppensortimentsebene beachtet werden.

Um rechtzeitig die Daten zu sichern,  müssen im ersten Arbeitsschritt die zu archivierenden Daten selektiert werden. In der „Suche“ muss hierzu nach dem entsprechenden PDF-Formular gesucht werden. In der erscheinenden „Trefferliste“, in der das PDF-Formular angezeigt wird, muss die Schaltfläche „Transaktionen lokal archivieren“ betätigt werden.

Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske „Suchen nach archivierenden Formulartransaktionen“. Hier muss der Zeitraum angegeben werden, in dem die zu archivierenden PDF-Formulare auf dem Server eingegangen sind. Nach der Betätigung der Schaltfläche „Formulardaten suchen“ werden in einer Trefferliste die gefundenen Dateien angezeigt.

Nach der Prüfung, ob die PDF-Formularauswahl den Wünschen entspricht, muss die Schaltfläche „Daten archivieren“ betätigt werden. Anschließend können die archivierten Formulardateien in einer ZIP-Datei heruntergeladen und in einem weiteren Schritt vom MACH formsolutions Plattform gelöscht werden. Über einen Mausklick auf den Namen der ZIP-Datei wird die Datei heruntergeladen. Wenn die Archivierung der Daten erfolgreich war, können die Daten in einem zweiten Schritt vom MACH formsolutions Plattform system gelöscht werden. Hierzu muss die Schaltfläche „Ausgewählte Formulare löschen“ betätigt werden, um die zuvor heruntergeladenen Formulare vom MACH formsolutions Plattform zu löschen. Nach erfolgreicher Ausführung der Löschung erscheint eine entsprechende Rückmeldung.

  Hinweis:
Bitte prüfen Sie die ZIP-Datei auf Vollständigkeit und testen Sie stichprobenartig einige der Dateien vor dem Löschen.