Wiki-Quellcode von Datenschutz

Zuletzt geändert von Form-Solutions GmbH am 10.03.2023
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1 ## Allgemeine Informationen
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3 Im Zuge der am **25. Mai 2018** in Kraft tretenden **[EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO)](https://dsgvo-gesetz.de/)** löst diese das bisherige Bundesdatenschutzgesetz ab. Dies hat zur Folge, dass sich neue Pflichtinhalte für die Auftragsverarbeitung ergeben. Ab der bereitgestellten Release Version **[[4.24.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]** werden daher einige Änderungen sowie neue Funktionen zur Verfügung stehen.
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5 **Auftragsverarbeitungsvertrag:**
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7 Als Mitglied des DATABUND verwenden wir [hier ](https://www.form-solutions.de/loadDocument.phtml?ObjSvrID=3461&ObjID=269&ObjLa=1&Ext=PDF)eine zwischen den Mitgliedsfirmen einheitlich abgestimmte Fassung in modifizierter Form. Das Dokument ist zusätzlich mit unserer externen Kanzlei abgestimmt und freigegeben worden. Dieses Dokument finden Sie [hier](https://www.form-solutions.de/loadDocument.phtml?ObjSvrID=3461&ObjID=269&ObjLa=1&Ext=PDF). Bitte senden oder faxen Sie es ausgefüllt (Seite 1) und unterschrieben (Seite 8) an uns zurück. Sollten Sie Änderungswünsche an der Vertragsvorlage haben, bieten wir ihnen die Prüfung Ihrer Wünsche entgeltlich gerne an.
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9 **Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:**
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11 Als Nutzer unseres Antragsmanagements 4.0 sind Sie zum Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Wir haben Ihnen diesbezüglich versucht die Arbeit etwas zu erleichtern und haben eine entsprechende unverbindliche Vorlage für Sie erstellt. Dieses Dokument finden Sie [hier](https://www.form-solutions.de/loadDocument.phtml?ObjSvrID=3461&ObjID=477&ObjLa=1&Ext=DOCX).
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13 **Einstellungen im Kundenbereich:**
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15 Um die Anforderungen der DS-GVO zu erfüllen haben wir für Sie umfassende Entwicklungsarbeit absolviert. An einigen wenigen Punkten ist Ihre Mitarbeit zwingend erforderlich. Eine Übersicht sowie eine detaillierte Beschreibung sämtlicher zu leistender Konfigurationen haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst.
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19 ## Übersicht der Änderungen am Antragsmanagement 4.0:
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21 * **Einwilligungserklärung**
22 * Vorschaltung einer Einwilligungserklärungsseite bei allen bestehenden
23 * Assistenten
24 * PDF-Formularen
25 * **Neu ab [[4.27.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Erweiterung der Mandantendetails um die Option und Individualisierung einer Einwilligungserklärung**
26 * Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Einwilligungserklärung
27 * **Neu ab [[4.30.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Einwilligungserklärung sowie Zustimmungsoption als Beilage in Assistenten/PDF-Formularen abgedruckt**
28 * **Neu ab [[4.31.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Einwilligungserklärung responsive**
29 * **Neu ab [[4.34.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Neuer Editor in de Veröffentlichung**
30 * **Neu ab [[4.37.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Änderung Standard-Einwilligungserklärung**
31 * **Neu ab [[4.39.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Inhaltliche Änderung Standard-Einwilligungserklärung**
32 * **Neu ab [[4.59.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Änderung Kontrollkästchen Text Einwilligungserklärung**
33 * **Datenschutzerklärung**
34 * Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
35 * Verlinkung in allen bestehenden
36 * Assistenten
37 * PDF-Formularen
38 * Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Datenschutzerklärung
39 * **Impressum**
40 * Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
41 * Verlinkung im Assistent und der Einwilligungserklärung
42 * **Neu ab [[4.27.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Erweiterung der Mandantendetails um die Einstellung des Impressums auf Mandantenebene**
43 * **Neu ab [[4.40.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Änderung des Standard Impressums**
44 * **Datenhaltung**
45 * Konfiguration der Aufbewahrungsdauer
46 * Inbox/Inhaltsdaten/Transaktionsdaten
47 * **Neu ab [[4.30.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]]: Neue Kategorie „040 Datenschutz“**
48 * **Neu ab 26.02.2020: Neue Auftragsdatenverarbeitung**
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50 > _**Hinweis:**_
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52 1. Es wird angeraten, dass der Mandant unverzüglich entsprechend den Änderungen am Mandanten, Assistenten und/oder PDF-Formularen vornimmt.
53 1. Formularserverbetreiber sind dazu angehalten die Administratordokumentation zu lesen und die entsprechenden Änderungen am Formularserver unverzüglich vorzunehmen.
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55 ## Änderungen im Detail
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57 ### Einwilligungserklärung
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59 #### Vorschaltung Einwilligungserklärung
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61 Eine der neuen Funktionen, die ab der Version zur Verfügung steht, ist die Vorschaltung einer „Einwilligungserklärung“ an allen bereits veröffentlichten Assistenten/PDF-Formularen. Hiermit wird gewährleistet, dass der Ausfüller des Assistenten/PDF-Formulars explizit informiert wird, welche Daten und weshalb diese erhoben werden. Die Einwilligungserklärung muss der Ausfüller/Antragsteller zwingend akzeptieren um zum eigentlichen Ausfüllprozess zu gelangen. Die Erklärung ist pro Assistent/PDF-Formular sowie auf Mandantenebene einmalig hinsichtlich des Textes und der Einwilligungsoption konfigurierbar. Sofern an beiden Stellen keine Konfigurationen vorgenommen werden, wird standardmäßig eine vom Server vorgegebene Einwilligungserklärung immer eingeblendet.
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63 ![[Ansicht der Standardeinwilligungserklärung|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzEinwilligungserklärung.jpg?rev=1.84]]
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65 ##### Neu ab 4.27.0: Änderung der Einwilligungserklärung auf Mandantenebene
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67 Mit der bereitgestellten Version [[4.27.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] kann unter den [[Mandantendetails|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/01_Mandanten/]] die vorgeschaltete Einwilligungserklärung, sofern in der Veröffentlichung des einzelnen Assistenten/PDF-Formular nicht anders konfiguriert, für alle Assistenten/PDF-Formulare des Mandanten ein-/ausgeschaltet werden. Hierzu steht das unter „Anzeige der Einwilligungserklärung“ folgende Optionen zur Verfügung:
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69 * **„Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“**
70 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular die Mandantenweite Einwilligungserklärung mit einer verpflichtenden Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
71 * **„Einwilligungserklärung anzeigen“**
72 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular die Mandantenweite Einwilligungserklärung ohne eine verpflichtende Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
73 * **„Keine Einwilligungserklärung anzeigen“**
74 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass keine Einwilligungserklärung vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular dem Ausfüller angezeigt werden soll.
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76 Die Mandantenweite Einwilligungserklärung kann im Feld „Einwilligungserklärung“ individuell für den Mandanten hinterlegt werden. Sofern beispielsweise auf Mandantenebene ausgewählt wird, dass standardmäßig keine Einwilligungserklärung vor den PDF-Formularen/Assistenten geschaltet werden soll, wird die Einwilligungserklärung ausgeblendet. Sofern jedoch in der Veröffentlichung des einzelnen Assistenten/PDF-Formular beispielsweise die Auswahl „Einwilligungserklärung anzeigen“ ausgewählt wurde, wird bei diesem einzelnen Assistenten/PDF-Formular trotzdem die Einwilligungserklärung angezeigt. Wird jedoch ausgewählt „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“, dann wird die im Feld „Einwilligungserklärung“ hinterlegte Einwilligungserklärung bei allen Assistenten/PDF-Formularen angezeigt. Auch hier kann aber wieder pro Veröffentlichung die Einwilligungserklärung entsprechend eingestellt und abgeändert werden.
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78 ![[Ansicht der Einstellung einer individuellen Einwilligungserklärung auf Mandantenebene|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzEinwilligungserkl%C3%A4rungMandantendetails.jpg?rev=1.84]]
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80 ##### Änderung der Einwilligungserklärung pro Assistent/PDF-Formular
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82 Soll für einen einzelnen Assistenten oder ein einzelnes PDF-Formular, egal ob Verlag oder Kundenfassung, die Einstellung der Einwilligungserklärung geändert werden, kann dies über die Veröffentlichung ([[Assistent|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/02_Ver%C3%B6ffentlichungvonAssistenten/]], [[PDF-Formular|path:/wiki/docwiki/view/Main/06_PDF-Formulare/01_PDF-FormulareVer%C3%B6ffentlichung/]]) des jeweiligen zu ändernden Formulars vorgenommen werden.
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84 In der Veröffentlichung steht auf der ersten Seite im „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Auswahl „Einwilligung“ mit den drei nachfolgenden Optionen zur Verfügung:
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86 * **„Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“**
87 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular eine Einwilligungserklärung mit einer verpflichtenden Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
88 * **„Einwilligungserklärung anzeigen“**
89 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular eine Einwilligungserklärung ohne eine verpflichtende Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
90 * **„Keine Einwilligungserklärung anzeigen“**
91 Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass keine Einwilligungserklärung vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular dem Ausfüller angezeigt werden soll.
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93 Nach der Auswahl „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“ oder „Einwilligungserklärung anzeigen“ steht auf der zweiten Seite des „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Möglichkeit zur Verfügung unter dem Reiter „Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung“ eine individuelle Einwilligungserklärung zu hinterlegen.
94
95 > _**Hinweis:**_
96
97 1. Sofern Sie keine individuelle Einwilligungserklärung hinterlegen und keine Einwilligungserklärung auf Mandantenebene hinterlegt wurde, wird dem Ausfüller die Standard Einwilligungserklärung angezeigt.
98 1. Es ist zu beachten, dass für parametrisierte PDF-Formular-Links keine individuelle Einwilligungserklärung hinterlegt werden kann.
99
100 ![[Konfiguration der Einwilligungserklärung am Assistenten|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzVer%C3%B6ffentlichung.jpg?rev=1.84]]
101
102 ##### Neu ab 4.30.0: Einwilligungserklärung sowie Zustimmungsoption als Beilage in Assistenten/PDF-Formularen abgedruckt
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104 Ab der Version [[4.30.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] wird, wenn entsprechend in den Mandantendetails oder in der Veröffentlichung hinterlegt, bei den eingereichten PDF-Formularen sowie Assistenten standardmäßig der Text der Einwilligungserklärung sowie, wenn vorhanden, die Zustimmungsoption abgedruckt. Das komplette Dokument mit der entsprechenden Einwilligungserklärung stehen dem Sachbearbeiter sowie dem Bürger zur Verfügung.
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106 * **PDF-Formulare**
107 Bei den PDF-Formularen wird eine extra Seite angehängt, in der die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption enthalten ist die der Bürger eingewilligt hat.
108 * **Assistenten mit befüllten PDF-Formular**
109 Bei einem Assistenten mit einem befüllten PDF-Formular wird eine extra Seite angehängt, in der die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption enthalten ist die der Bürger eingewilligt hat.
110 * **Assistenten mit generiertem PDF-Formular**
111 Bei einem Assistenten mit generiertem PDF-Formular wird die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption, die der Bürger eingewilligt hat, im generierten PDF-Formular nach dem Assistententitel abgedruckt.
112
113 ![[Ansicht abgedruckte Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzEinwilligungserkl%C3%A4rungabgedruckt.jpg?rev=1.84]]
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115 ##### Neu ab 4.31.0: Einwilligungserklärung responsive
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117 Ab der Version [[4.31.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] passt sich die Einwilligungserklärung den mobilen Endgeräten sowie dem SB-Terminal entsprechend an.
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119 ##### Neu ab 4.34.0: Neuer Editor in de Veröffentlichung
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121 Mit der Version [[4.34.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] steht nun für die individuelle Hinterlegung einer Einwilligungserklärung und Datenschutzerklärung in der Veröffentlichung von Assistenten/PDF-Formularen ein neuer Editor zur Verfügung. Der neue Editor beinhaltete viele Funktionen für eine bessere Gestaltung der individuellen Texte.
122
123 ![[Neuer Editor für die Hinterlegung von individuellen Texten in der Veröffentlichung|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzCKEditor.jpg?rev=1.84]]
124
125 ##### Neu ab 4.37.0: Änderung Standard-Einwilligungserklärung
126
127 Ab der Version [[4.37.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] hat sich der Text der Standard-Einwilligungserklärung geändert. Weiterhin wird aber immer noch empfholen eine individuelle Einwiligungserklärung für Assistenten/PDF-Formulare zu hinterlegen.
128
129 ![[Neuer Standard-Einwilligungserklärungstext|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzNeueEinwilligungserkl%C3%A4rung.jpg?rev=1.84]]
130
131 ##### Neu ab 4.39.0: Inhaltliche Änderung Standard-Einwilligungserklärung
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133 Ab der Version [[4.39.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] hat sich der Tex der Standard-Einwilligungserklärung inhaltlich geändert. Weiterhin wird aber immer noch empfholen eine individuelle Einwiligungserklärung für Assistenten/PDF-Formulare zu hinterlegen.
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135 ##### Neu ab 4.59.0: Änderung Kontrollkästchen Text Einwilligungserklärung
136
137 Ab der Version [[4.59.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] hat sich der Text des Kontrollkästchen der Einwilligungserklärung inhaltlich geändert. Weiterhin ist eine Verlinkung der Datenschutzerklärung im Text hinterlegt worden.
138
139 ![[Änderung Text Einwilligungserklärung Kontrollkästchen|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzKontrollk%C3%A4stchen.jpg?rev=1.76]]
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143 ### Datenschutzerklärung
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145 #### Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
146
147 Eine Verlinkung zur Datenschutzerklärung ist künftig in allen Kundenbereichsteilen (alten sowie neuen Kundenbereichsteilen) vorhanden. Die Datenschutzerklärung ist in den „neuen“ Kundenbereichen in der [[Hauptmenünavigationsleiste|path:/wiki/docwiki/view/Main/03_Hauptnavigationsleiste/]] unter dem Hauptmenüpunkt „Hilfe“ unter „Datenschutzerklärung“ erreichbar. In den „alten“ Kundenbereichsteilen ist dieser in der Navigationsleiste unter „Datenschutzerklärung“ untergebracht. Der Inhalt der Erklärung kann der Formularserverbetreiber in den Properties konfigurieren. Sofern der Formularserverbetreiber nichts ändert, wird hier der Standardtext von Form-Solutions verwendet.
148
149 ![[Verlinkung Datenschutzhinweis im Kundenbereich|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzDatenschutzerkl%C3%A4rungintern.jpg?rev=1.84]]
150
151 #### Verlinkung in Assistenten/PDF-Formularen
152
153 Der Mandant selbst kann seine eigene Datenschutzerklärung in der oben bereits beschriebenen Vorschaltung einer Einwilligungserklärung und im Ausfüllprozess bei [[Assistenten|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/02_Ver%C3%B6ffentlichungvonAssistenten/]] und [[PDF-Formularen|path:/wiki/docwiki/view/Main/06_PDF-Formulare/01_PDF-FormulareVer%C3%B6ffentlichung/]] für die Ausfüller der Formulare hinterlegen. Bei der Datenschutzerklärung für Assistenten/PDF-Formularen wird grundsätzlich kein Standardtext eingeblendet, sondern es kann an mehreren Stellen eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass der Mandant an einer der nachfolgenden beschriebenen Stellen eine eigene Datenschutzerklärung hinterlegt.
154
155 ![[Verlinkung Datenschutzerklärung|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzDatenschutzerkl%C3%A4rungAusf%C3%BCll.jpg?rev=1.84]]
156
157 > _**Hinweis:**_
158
159 1. Sofern an keiner der nachfolgenden beschriebenen Stellen eine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird dem Ausfüller in der Verlinkung der Text: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.
160 1. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden [[Benutzerrechten|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]] die Mandantendetails ändern.
161
162 ![[Angezeigter Text, wenn keine Datenschutzerklärung hinterlegt wurde|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzDatenschutzerkl%C3%A4rungKeineDaten.jpg?rev=1.84]]
163
164 ##### Datenschutzerklärung beim Mandanten
165
166 Die einfachste Möglichkeit für alle Assistenten und PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) einmalig eine Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist über die „[[Mandantendetails|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/01_Mandanten/]]“. Hierzu steht in den Mandantendetails die neue Rubrik „Datenschutz“ mit dem Feld „Datenschutzerklärung“ zur Verfügung. Über den Editor kann nun eine eigene Datenschutzerklärung des Mandanten hinterlegt und nach Belieben konfiguriert werden. Mittels der Schaltfläche „Vorlage für Datenschutzerklärung einfügen“ (Icon Stempel) kann eine Standarddatenschutzerklärung vom Server eingefügt und als Vorlage verwendet werden.
167
168 > _**Hinweis:**_
169
170 1. Diese hinterlegte Datenschutzerklärung wird nur angezeigt, wenn bei der Veröffentlichung von Assistenten/PDF-Formularen und bei Assistenten in den Assistenteneigenschaften keine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt wurde.
171 1. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden [[Benutzerrechten|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]] die Mandantendetails ändern.
172
173 ![[Ansicht der Mandantendetails in der eine Datenschutzerklärung hinterlegt werden kann|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzMandantendetails.jpg?rev=1.84]]
174
175 ##### Datenschutzerklärung beim Anlegen eines Assistenten (betrifft _nur_ Assistenten)
176
177 Eine weitere Möglichkeit um eine Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist beim Anlegen oder bearbeiten eines Assistenten unter den sogenannten „[[Assistenteneigenschaften|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/03_NeuenAssistentenanlegen/]]“. Hier steht eine weitere Rubrik „Datenschutz“ zur Verfügung, in der für diesen Assistenten eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden kann.
178
179 > _**Hinweis:**_
180
181 1. Diese hinterlegte Datenschutzerklärung wird nur angezeigt, wenn bei der Veröffentlichung von Assistenten keine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt wurde.
182 1. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden [[Benutzerrechten|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]] die Assistenteneigenschaften ändern.
183
184 ![[Ansicht der Assistenteneigenschaften in der die Datenschutzerklärung gepflegt werden kann|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzAssistenteneigenschaften.jpg?rev=1.84]]
185
186 ##### Datenschutzerklärung beim Veröffentlichen von Assistenten/PDF-Formularen
187
188 Die letzte Möglichkeit für jedes [[PDF-Formular|path:/wiki/docwiki/view/Main/06_PDF-Formulare/01_PDF-FormulareVer%C3%B6ffentlichung/]] und [[Assistenten|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/02_Ver%C3%B6ffentlichungvonAssistenten/]] eine individuelle Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist über die „Veröffentlichung“. Hierzu steht auf der zweiten Seite des „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Möglichkeit zur Verfügung unter dem Reiter „Datenschutzhinweis“ eine individuelle Datenschutzerklärung zu hinterlegen.
189
190 > _**Hinweis:**_ Eine individuelle Datenschutzerklärung kann nicht bei parametrisierten Links für PDF-Formulare hinterlegt werden.
191
192 ![[Ansicht in der die Datenschutzerklärung in der Veröffentlichung hinterlegt werden kann|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzDatenschutzerkl%C3%A4rungVer%C3%B6ffentlichung.jpg?rev=1.84]]
193
194 ##### Übersicht der Hierarchie der Datenschutzerklärung
195
196 Die nachfolgende Reihenfolge zeigt auf, wann welche hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet wird, wenn an der vorherigen Stelle keine Datenschutzerklärung hinterlegt wurde:
197
198 1. Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Veröffentlichung
199 1. Nur bei Assistenten: Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Assistenteneigenschaften
200 1. Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Mandantendetails
201 1. Sofern keine Datenschutzerklärung an den vorhergehenden Stellen hinterlegt wurde, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.
202
203 ---
204
205 ### Impressum (nur bis Version 4.26.0)
206
207 Eine weitere Funktion ist die Hinterlegung eines Impressums (Funktion bestand bereits vor der Version 4.24.0). Hierzu steht in der „Metaformularadministration“ die Schaltfläche „[[Administration|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/09_CSSEinstellungen/]]“ zur Verfügung. Unter dem Reiter „Impressum“ kann im Editor ein Mandant sein eigenes Impressum einmalig hinterlegen. Dieses Impressum wird dem Ausfüller für alle Assistenten/PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) in der bereits oben beschriebenen Einwilligungserklärung sowie im Ausfüllprozess des Assistenten mittels der Verlinkung „Impressum“ angezeigt. Sofern vor bzw. nach dem Update kein Impressum vom Mandanten hinterlegt wurde, wird in den vorgenannten Verlinkungen der Satz: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.
208
209 > _**Hinweis:**_
210
211 1. Um das Impressum hinterlegen zu können benötigt der Benutzer die entsprechenden [[Benutzerrechte|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]].
212 1. Mandanten die nicht das [[Mandantenrecht|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/01_Mandanten/01_Rechte/]] „Assistenten“ besitzen, müssen derzeit noch unseren [[Support|path:/wiki/docwiki/view/Main/10_Hilfe/]] für die Hinterlegung des Impressums kontaktieren.
213 1. Mandanten, die bereits vor der Version 4.24.0 ein Impressum hinterlegt hatten, sind nur dazu angehalten dies auf die Richtigkeit zu prüfen.
214
215 ![[Ansicht der Konfiguration eines Impressums|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzImpressumMetaform.jpg?rev=1.84]]
216
217 #### Neu ab 4.27.0: Erweiterung der Mandantendetails um die Einstellung des Impressums auf Mandantenebene
218
219 Mit der bereitgestellten Version [[4.27.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] kann unter den [[Mandantendetails|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/01_Mandanten/]] das Impressum eines Mandanten zentral für alle Assistenten/PDF-Formular hinterlegt werden. Unter dem Reiter „Impressum“ kann im Editor ein Mandant sein eigenes Impressum einmalig hinterlegen. Dieses Impressum wird dem Ausfüller für alle Assistenten/PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) in der bereits oben beschriebenen Einwilligungserklärung sowie im Ausfüllprozess des Assistenten mittels der Verlinkung „Impressum“ angezeigt. Sofern vor bzw. nach dem Update kein Impressum vom Mandanten hinterlegt wurde, wird in den vorgenannten Verlinkungen der Satz: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.
220
221 > _**Hinweis:**_
222
223 1. Um das Impressum hinterlegen zu können benötigt der Benutzer die entsprechenden [[Benutzerrechte|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]].
224 1. Mandanten, die bereits vor der Version 4.24.0 ein Impressum hinterlegt hatten, sind nur dazu angehalten dies auf die Richtigkeit zu prüfen.
225
226 ![[Ansicht der Konfiguration eines Impressums in den Mandantendetails|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzImpressum.jpg?rev=1.84]]
227
228 #### Neu ab 4.40.0: Änderung des Standard Impressums
229
230 Mit der Release Version [[4.40.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] wurde das Standard Impressum im Kundenbereich angepasst. Hierbei wurde die hinterlegte Telefonnummer abgeändert.
231
232 ![[Standard Impressum im Kundenbereich|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzImpressum%C3%84nderung.jpg?rev=1.84]]
233
234 ---
235
236 ### Datenhaltung
237
238 ### Konfiguration der Aufbewahrungsdauer
239
240 Vor dem Release [[4.24.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] erfolgt auf dem Antragsmanagement 4.0 keine maschinelle Begrenzung der Vorhaltezeit von eingereichten Formulardaten. Mit dem neuen Release kann nun jeder Mandant die maximale Vorhaltezeit (0 bis 180 Tage) selbst konfigurieren. Hierzu steht dem Mandanten unter den „[[Mandantendetails|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/01_Mandanten/]]“ im Reiter „Datenschutz“ das Eingabefeld „Aufbewahrungsdauer in Tagen“ zur Verfügung. Die eingereichten Daten werden nach dem Eingang dann nach der definierten Vorhaltezeit unwiderruflich gelöscht.
241
242 > _**Hinweis:**_
243
244 1. Sollte ein Mandant bis zum 25.05.2018 keine Einstellung hierzu vorgenommen haben, wird auf allen von Form-Solutions selbst betriebenen Servern eine automatisierte und unwiderrufliche Löschung nach 180 Tagen durchgeführt! Das heißt, alle Einreichungen die zu diesem Zeitpunkt bereits älter als 180 Tage sind, werden sofort gelöscht.
245 1. Weiterhin kann nur ein Benutzer mit entsprechenden [[Benutzerrechten|path:/wiki/docwiki/view/Main/07_Einstellungen-Fachadministration/02_Benutzer/02_Benutzereinzelrechte/]] die Mandantendetails ändern.
246
247 ![[Ansicht der Konfiguration der Aufbewahrungsdauer|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzAufbewahrungsdauer.jpg?rev=1.84]]
248
249 #### Inbox/Inhaltsdaten/Transaktionsdaten
250
251 Entsprechend der oben beschriebenen eingestellten Aufbewahrungsdauer werden die Formulardaten aus der „[[Inbox|path:/wiki/docwiki/view/Main/08_Inbox/]]“ unwiderruflich gelöscht. Weiterhin können die Formulardaten über die Funktionen „[[Inhaltsdaten exportieren|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/07_AssistentenInhaltsdatenexportieren/]]“ und „[[Transaktionsdaten lokal archivieren|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/08_AssistentenArchivieren/]]“ nur noch in dem entsprechenden Zeitraum gesichert werden. Daher ist anzuraten, dass der Mandant rechtzeitig sich die Formulardaten lokal sichert.
252
253 ---
254
255 ### Neu ab 4.30.0: Neue Kategorie „040 Datenschutz“
256
257 Mit der Version [[4.30.0|path:/wiki/docwiki/view/Main/13_Release-Notes/]] stehen für Assistenten und PDF-Formulare eine neue Kategorie zur Verfügung. Der Kategorie "[[040 Datenschutz|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/03_NeuenAssistentenanlegen/]]" können nun alle neuen relevanten Assistenten und PDF-Formulare für das Thema Datenschutz zugeordnet werden. Auch "neue" [[Versionen|path:/wiki/docwiki/view/Main/05_Assistenten/05_Assistentenaktualisieren/]] eines bestehenden Assistenten/PDF-Formulars können dieser Kategorie zugeordnet werden.
258
259 ![[neue zur Verfügung stehende Kategorie 040 Datenschutz|/wiki/docwiki/download/Main/14_Datenschutz/WebHome/DatenschutzKategorie.jpg?rev=1.84]]

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