In dem Menüpunkt „Benutzergruppen“ in der „Einzel Mandantenverwaltung“ können Benutzer wie beispielsweise ein Administrator Benutzergruppen verwalten. In der „Benutzergruppenübersicht“ können Benutzergruppen angelegt, aktualisiert, gelöscht, sowie Benutzer einer Benutzergruppe entfernen werden.

Benutzergruppen können beispielsweise dafür genutzt werden, um den angehörigen Benutzern einer Benutzergruppe ein bestimmtes Sortiment von dem bereits ausgewählten Sortiment des Mandanten zur Verfügung zu stellen. Beispielsweise stehen einem Mandanten alle Assistenten in allen Kategorien von dem Verlag Form-Solutions zur Verfügung. Auf der Benutzergruppenebene kann nun eine Einschränkung erfolgen, in der die angehörigen Benutzer der Benutzergruppe nur Assistenten der Kategorie „010 Allgemeines“ von dem Verlag Form-Solutions zur Verfügung stehen.

  Hinweis:
Nur Benutzer mit den Benutzerrechten Benutzergruppen „verwalten“, „anlegen“, „löschen“ und „Benutzergruppenmitglieder verwalten“ können den Menüpunkt „Benutzergruppen“ einsehen.

Filter der Benutzergruppenübersicht

Über die Filter in der Benutzergruppenübersicht können nach den entsprechenden Benutzern gesucht werden. Folgende Filtermöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Name
  Hierüber kann mit dem Namen nach dem Benutzer gesucht werden.

• E-Mail-Adresse
  Hierüber kann mit der E-Mail-Adresse nach dem Benutzer gesucht werden.

• Rollen
  Hierüber kann nach der Benutzerrolle, in der sich der Benutzer befindet, gesucht werden.

• Benutzernummer
  Hierüber kann nach der Benutzernummer gesucht werden. Diese Nummer ist immer eine 16-stellige Nummer, die sich beispielsweise wie folgt aufgliedert 33333333-3333-0001.

Neue Benutzergruppe anlegen

Eine neue Benutzergruppe kann über die Schaltfläche „Hinzufügen“ erstellt werden. In der sich öffnenden Eingabemaske „Gruppenanlage“ kann ein neuer Gruppenname sowie der Dienstsitz angegeben werden. Nach dem Speichern der Benutzergruppe wird diese in der Benutzergruppenübersicht aufgeführt. Mittels einem Klick auf den Benutzergruppennamen in der Benutzerübersicht gelangt man in die entsprechende Benutzergruppe. Hier werden alle Benutzer unter dem Menüpunkt „Benutzer“ aufgeführt, die sich in dieser Benutzergruppe befinden. Weiterhin kann unter dem Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ ein Benutzergruppensortiment definiert werden.

  Hinweis:
Nur Benutzer mit den Benutzerrechten Benutzergruppen „verwalten“ und „anlegen“ können Benutzergruppen anlegen.

Benutzer einer Benutzergruppe hinzufügen

Um einen Benutzer einer Benutzergruppe zuzuweisen, muss die Benutzerdatenmaske des Benutzers in der Benutzerübersicht geöffnet werden. Unter der Rubrik „Gruppen“ können die entsprechenden Benutzergruppen dem Benutzer zugewiesen werden. Es ist möglich, einem Benutzer mehrere Benutzergruppen zuzuweisen sowie mehrere Benutzer einer Benutzergruppe hinzuzufügen.

  Hinweis:
Nur Benutzer mit dem Benutzerrecht „Benutzergruppenmitglieder verwalten“ können andere Benutzer einer Benutzergruppe hinzufügen.

Benutzer aus einer Benutzergruppe entfernen

Um einen Benutzer aus einer Benutzergruppe zu entfernen, stehen zwei Möglichkeiten zur Verfügung. Zum einen kann die Benutzergruppe in der Benutzerdatenmaske des Benutzers, in der diese zugewiesen wurde, entfernt werden. Zum anderen können Benutzer direkt in der Benutzergruppe entfernt werden. Hierzu muss in der Benutzergruppenübersicht mittels einem Klick auf den Benutzergruppennamen diese ausgewählt werden. In dem erscheinenden Menüpunkt „Benutzer“ sind alle Benutzer der Benutzergruppe aufgeführt. Hier kann über die Schaltfläche „Benutzer entfernen“ ein einzelner bzw. über die Schaltfläche „Alle Benutzer entfernen“ alle in der sich Benutzergruppe befindlichen Benutzer entfernt werden. Die Benutzer werden hierbei nur aus der Benutzergruppe entfernt und nicht die Benutzer an sich gelöscht.

  Hinweis:
Nur Benutzer mit dem Benutzerrecht „Benutzergruppenmitglieder verwalten“ können andere Benutzer einer Benutzergruppe entfernen.

Benutzergruppe aktualisieren

Unter dem Menüpunkt „Details“ in der entsprechenden Benutzergruppe können die Angaben, die beim Anlegen der Benutzergruppe gemacht wurden, aktualisiert/angepasst werden. Nach dem Betätigen der Schaltfläche „Speichern“ werden die Änderungen übernommen.

  Hinweis:
Nur Benutzer die das Benutzerrecht „Benutzergruppen verwalten“ besitzen, können Benutzergruppen aktualisieren.

Benutzergruppe löschen

Nicht mehr benötigte Benutzergruppen können entfernt werden. Hierzu steht in der Benutzergruppenübersicht die Schaltfläche „diese Gruppe löschen“ zur Verfügung. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsfrage wird die Benutzergruppe entfernt.

  Hinweis:

1. Sofern sich in einer Benutzergruppe die gelöscht werden soll, noch Benutzer befinden werden diese aus der Benutzergruppe entfernt aber die Benutzer an sich nicht gelöscht.
2. Nur ein Benutzer kann eine Benutzergruppe löschen, wenn dieser das Benutzerrecht „Benutzergruppen löschen“ besitzt.

Neue Sortimentsauswahl auf Benutzergruppenebene anlegen

Um ein neues Sortiment für eine Benutzergruppe zu definieren, muss in dem Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ der Benutzergruppe die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ neben der Übersichtstabelle betätigt werden. In der darauffolgenden Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ können alle notwendigen Angaben für den Eintrag/die Einschränkung angegeben werden.

Eingabemaske „Sortiment hinzufügen“

In der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ stehen folgende auszuwählende Felder zur Verfügung:

• Filterart
  Mit der Angabe der Filterart kann definiert werden, ob es sich bei dem Eintrag/der Einschränkung um eine „Positivliste“ oder um eine „Negativliste“ handeln soll.
  
  • Bei einer „Positivliste“ werden alle ausgewählten PDF-Formulare und/oder Assistenten den Benutzern der Benutzergruppe angezeigt bzw. zur Verfügung gestellt.
  • Bei einer „Negativliste“ werden alle ausgewählten PDF-Formulare und/oder Assistenten den Benutzern der Benutzergruppe nicht angezeigt bzw. zur Verfügung gestellt.

• Verlag
  Mit der Auswahl des Verlags kann definiert werden, ob es sich bei dem Eintrag/der Einschränkung um Kundenfassungen oder um Verlagsfassungen handeln soll.

• Typ
  Mit der Auswahl des Typs kann definiert werden, ob der Eintrag/die Einschränkung für PDF-Formulare und/oder Assistenten gelten soll. Sofern für den Mandanten beispielsweise kein Mandantenrecht „Assistenten“ definiert wurde, steht in dem Auswahlfeld „Typ“ auch keine Assistenten zur Auswahl.

• Kategorie
  Mit der Auswahl der Kategorie kann definiert werden, auf welche Kategorie der Eintrag/die Einschränkung beziehen soll. Bei der Auswahl „Alle Kategorien“ werden alle PDF-Formulare und/oder Assistenten aller Kategorien zur Auswahl angezeigt. Sofern auf Mandantenebene bereits ein Sortiment definiert wurde, stehen nur die Kategorien zur Verfügung, die auf der Mandantenebene ausgewählt wurden.

• Fachverfahren
  Mit der Auswahl eines Fachverfahren kann definiert werden, auf welches Fachverfahren der Eintrag/die Einschränkung beziehen soll. Bei der Auswahl „Alle Fachverfahren“ werden alle Assistenten aller Fachverfahren zur Auswahl angezeigt. Die Einschränkung steht nicht bei nur „PDFs" zur Verfügung.

• Artikelnummern
  Mit der Auswahl der Artikelnummern kann definiert werden, ob alle Artikelnummern des ausgewählten Typs und der Kategorie zur Verfügung stehen soll, oder ob einzelne Artikelnummern ausgewählt werden sollen.
  

    Hinweis:  
  Sofern die Auswahl „alle Artikelnummern“ definiert worden ist, werden alle jetzigen sowie künftig neue Artikelnummern der Kategorie zur Verfügung gestellt.

• Exportieren
  Über die Schaltfläche Exportieren kann definiert, ob für alle ausgewählten PDF-Formulare und/oder Assistenten die Inhaltsdaten exportiert werden dürfen.
  

    Hinweis:  
  Die Benutzer benötigen zusätzlich immer das Benutzerrecht „Inhaltsdaten exportieren“, um die Schaltflächen in der Suche/im Dashboard nutzen zu können.

• Archivieren
  Über die Schaltfläche Exportieren kann definiert, ob für alle ausgewählten PDF-Formulare und/oder Assistenten die Transaktionen lokal archiviert werden dürfen.
  

    Hinweis:  
  Die Benutzer benötigen zusätzlich immer das Benutzerrecht „Transaktionsdaten lokal archivieren“, um die Schaltflächen in der Suche/im Dashboard nutzen zu können.

Nach der Auswahl der „einzelne Artikelnummern“ wird der Benutzer in die Übersicht „Artikelauswahl“ weitergeleitet. Hier können die einzelnen Artikelnummern für den Eintrag/die Einschränkung definiert werden. Hierzu stehen folgende Funktionen zur Verfügung:

• Darstellung
  Über die Auswahl der Darstellung kann ausgewählt werden, welche Artikelnummern angezeigt werden sollen.

• Filter
  Über die Filter kann konkret nach Artikelnummern, Bezeichnungen und/oder nach Kategorien nach dem PDF-Formular und/oder Assistenten gesucht werden.

• Trefferliste
  Die Trefferliste zeigt alle, je nachdem welche vorherigen Einstellungen vorgenommen wurden, zur Verfügung stehenden Artikelnummern an. Über das Anhaken kann ausgewählt werden, um welche Artikelnummern es sich bei dem Eintrag/der Einschränkung handelt.

Nachdem die passenden Artikelnummern ausgewählt worden sind, kann mit der Hilfe der Schaltfläche „Artikelauswahl speichern“ die Einstellungen gespeichert werden. Mit der Schaltfläche „Alles auswählen und speichern“ werden alle Artikelnummern in der Trefferliste ausgewählt und der Eintrag/die Einschränkung gespeichert. Der neue Eintrag/die neue Einschränkung wird nach dem Speichern in der Übersichtstabelle angezeigt.

Beispiele einer Sortimentsauswahl auf Benutzergruppenebene

Um zu verdeutlichen, wie eine Sortimentsauswahl auf Benutzerebene erstellt und welche Auswirkungen diese haben, sind nachfolgend einige Beispiele sowie die erforderlichen Schritte aufgeführt.

  Hinweis:

1. Nur Benutzer die Benutzerrechte „Benutzergruppen verwalten“ sowie „Verfügbares Sortiment einschränken“ besitzen, können für Benutzergruppen ein Sortiment definieren.
2. Die Benutzer benötigen immer zusätzlich die entsprechenden Benutzerrechte für Assistenten und PDF-Formulare, um diese nicht nur sehen zu können.

Beispiel 1:
Für den Mandanten „Beispielbehörde“ wurde kein Sortiment auf Mandantenebene definiert. Den Benutzern der Benutzergruppe „Benutzergruppe 1“ sollen alle PDF-Kundenfassungen in allen Kategorien zur Verfügung gestellt werden. Weiterhin sollen diese exportiert sowie archiviert werden können. Folgende Schritte müssen hierzu in der Sortimentsauswahl in der Benutzergruppe vorgenommen werden:

1. Im Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ in der Benutzergruppe die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ betätigen.
2. Den Sortimentseintrag in der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ wie folgt konfigurieren:
   • Filter-Art = Positivliste
   • Verlag = Eigener Verlag
   • Typ = PDFs
   • Kategorie = Alle Kategorien
   • Schaltfläche Exportieren und Archivieren auf „Ja“ stellen
   • Artikelnummern = Alle Artikelnummern
3. Den Sortimentseintrag über die Schaltfläche „Speichern“ speichern.

Beispiel 2:
Für den Mandanten „Beispielbehörde“ wurde folgende Sortimentsauswahl auf Mandantenebene definiert: Alle PDF-Kundenfassungen in allen Kategorien. Den Benutzern der Benutzergruppe „Benutzergruppe 1“ sollen nur alle PDF-Kundenfassungen der Kategorie 010 Allgemeines zur Verfügung stehen. Weiterhin sollen die Benutzer diese exportieren sowie archivieren können. Folgende Schritte müssen hierzu in der Sortimentsauswahl in der Benutzergruppe vorgenommen werden:

1. Im Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ in der Benutzergruppe die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ betätigen.
2. Den Sortimentseintrag in der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ wie folgt konfigurieren:
   • Filter-Art = Positivliste
   • Verlag = Eigener Verlag
   • Typ = PDFs
   • Kategorie = 010 Allgemeines
   • Schaltfläche Exportieren und Archivieren auf „Ja“
   • Artikelnummern = Alle Artikelnummern
3. Den Sortimentseintrag über die Schaltfläche „Speichern“ speichern.

Beispiel 3:
Für den Mandanten „Beispielbehörde“ wurde folgende Sortimentsauswahl auf Mandantenebene definiert: Alle PDF-Kundenfassungen in allen Kategorien. Den Benutzern der Benutzergruppe „Benutzergruppe 1“ sollen nur zwei Kundenassistenten (KFAS_010000 und KFAS_010001) in der Kategorie 010 Allgemeines und für das Fachverfahren HSH zur Verfügung stehen. Weiterhin sollen die Benutzer diese nicht exportieren sowie archivieren können. Folgende Schritte müssen hierzu in der Sortimentsauswahl in der Benutzergruppe vorgenommen werden:

1. Im Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ in der Benutzergruppe die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ betätigen.
2. Den Sortimentseintrag in der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ wie folgt konfigurieren:
   • Filter-Art = Positivliste
   • Verlag = Eigener Verlag
   • Typ = PDFs
   • Kategorie = 010 Allgemeines
   • Fachverfahren = HSH
   • Schaltfläche Exportieren und Archivieren auf „Nein“
   • Artikelnummern = Einzelne Artikelnummern
3. In der erscheinenden Artikelauswahl KFAS_010000 und KFAS_010001 auswählen.
4. Den Sortimentseintrag über die Schaltfläche „Artikelauswahl speichern“ speichern.

Beispiel 4:
Für den Mandanten „Beispielbehörde“ wurde folgende Sortimentsauswahl auf Mandantenebene definiert: Alle PDF-Kundenfassungen in allen Kategorien sowie alle Assistentenverlagsfassungen in allen Kategorien. Den Benutzern der Benutzergruppe „Benutzergruppe 1“ sollen alle PDF-Kundenfassungen der Kategorie 010 Allgemeines zur Verfügung stehen sowie die Kategorie 020 Sonderämter der Assistentenverlagsfassungen. Weiterhin sollen die Benutzer diese exportieren sowie archivieren können. Folgende Schritte müssen hierzu in der Sortimentsauswahl in der Benutzergruppe vorgenommen werden:

1. Im Menüpunkt „Sortimentsauswahl“ in der Benutzergruppe die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ betätigen.
2. Den Sortimentseintrag in der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ wie folgt konfigurieren:
   • Filter-Art = Positivliste
   • Verlag = Eigener Verlag
   • Typ = PDFs
   • Kategorie = 010 Allgemeines
   • Schaltfläche Exportieren und Archivieren auf „Ja“
   • Artikelnummern = Alle Artikelnummern
3. Den Sortimentseintrag über die Schaltfläche „Speichern“ speichern.
4. Nochmals die Schaltfläche „Sortimentsauswahl hinzufügen“ betätigen.
5. Den Sortimentseintrag in der Eingabemaske „Sortimentsauswahl hinzufügen“ wie folgt konfigurieren:
   • Filter-Art = Positivliste
   • Verlag = Verlag
   • Typ = Assistenten
   • Kategorie = 020 Sonderämter
   • Fachverfahren = Alle Fachverfahren
   • Schaltfläche Exportieren und Archivieren auf „Ja“
   • Artikelnummern = Alle Artikelnummern
6. Den Sortimentseintrag über die Schaltfläche „Speichern“ speichern.

Sortimentsauswahl bearbeiten auf Benutzergruppenebene

Muss eine Sortimentsauswahl einer Benutzergruppe angepasst werden, kann dies der Benutzer in der Übersichtstabelle der Sortimentsauswahl der Benutzergruppe über die Schaltfläche „Sortimentsauswahl bearbeiten“. Nach dem Betätigen der Schaltfläche gelangt man in die bestehende Sortimentsauswahl des Eintrags/der Einschränkung. Hier können die entsprechenden Änderungen/Anpassungen vorgenommen werden. Mit der Schaltfläche „Sortimentsauswahl aktualisieren“ werden die Änderungen gespeichert.

  Hinweis:
Nur Benutzer die Benutzerrechte „Benutzergruppen verwalten“ sowie „Verfügbares Sortiment einschränken“ besitzen, können Benutzergruppen aktualisieren.

Sortimentsauswahl löschen auf Benutzergruppenebene

Soll eine Sortimentsauswahl einer Benutzergruppe gelöscht werden, kann dies in der Übersichtstabelle über die Schaltfläche „Sortimentsauswahl löschen“. Nach dem Bestätigen der Sicherheitsfrage wird der entsprechende Eintrag/die entsprechende Einschränkung entfernt. Sofern in der Übersichtstabelle keine Einträge/Einschränkungen mehr vorhanden sind, sehen die Benutzer, sofern keine Sortimentsauswahl auf Mandantenebene definiert wurde, alle PDF-Formulare und Assistenten des Mandanten sowie vorhandene Verlagsfassungen.

  Hinweis:
Nur Benutzer die Benutzerrechte „Benutzergruppen verwalten“ sowie „Verfügbares Sortiment einschränken“ besitzen, können Benutzergruppen aktualisieren.