Allgemeine Informationen

Im Zuge der am 25. Mai 2018 in Kraft tretenden EU-Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) löst diese das bisherige Bundesdatenschutzgesetz ab. Dies hat zur Folge, dass sich neue Pflichtinhalte für die Auftragsverarbeitung ergeben. Ab der bereitgestellten Release Version 4.24.0 werden daher einige Änderungen sowie neue Funktionen zur Verfügung stehen.

Auftragsverarbeitungsvertrag:

Als Mitglied des DATABUND verwenden wir hier eine zwischen den Mitgliedsfirmen einheitlich abgestimmte Fassung in modifizierter Form. Das Dokument ist zusätzlich mit unserer externen Kanzlei abgestimmt und freigegeben worden. Dieses Dokument finden Sie hier. Bitte senden oder faxen Sie es ausgefüllt (Seite 1) und unterschrieben (Seite 8) an uns zurück. Sollten Sie Änderungswünsche an der Vertragsvorlage haben, bieten wir ihnen die Prüfung Ihrer Wünsche entgeltlich gerne an.

Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten:

Als Nutzer unseres Software sind Sie zum Führen eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten verpflichtet. Wir haben Ihnen diesbezüglich versucht die Arbeit etwas zu erleichtern und haben eine entsprechende unverbindliche Vorlage für Sie erstellt. Dieses Dokument finden Sie hier.

Einstellungen im Kundenbereich:

Um die Anforderungen der DS-GVO zu erfüllen haben wir für Sie umfassende Entwicklungsarbeit absolviert. An einigen wenigen Punkten ist Ihre Mitarbeit zwingend erforderlich. Eine Übersicht sowie eine detaillierte Beschreibung sämtlicher zu leistender Konfigurationen haben wir für Sie nachfolgend zusammengefasst.

Übersicht der Änderungen in MACH formsolutions:

• Einwilligungserklärung
  • Vorschaltung einer Einwilligungserklärungsseite bei allen bestehenden
    • Assistenten
    • PDF-Formularen
  • Neu ab 4.27.0: Erweiterung der Mandantendetails um die Option und Individualisierung einer Einwilligungserklärung
  • Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Einwilligungserklärung
  • Neu ab 4.30.0: Einwilligungserklärung sowie Zustimmungsoption als Beilage in Assistenten/PDF-Formularen abgedruckt
  • Neu ab 4.31.0: Einwilligungserklärung responsive
  • Neu ab 4.34.0: Neuer Editor in de Veröffentlichung
  • Neu ab 4.37.0: Änderung Standard-Einwilligungserklärung
  • Neu ab 4.39.0: Inhaltliche Änderung Standard-Einwilligungserklärung
  • Neu ab 4.59.0: Änderung Kontrollkästchen Text Einwilligungserklärung
• Datenschutzerklärung
  • Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
  • Verlinkung in allen bestehenden
    • Assistenten
    • PDF-Formularen
  • Erweiterung der Veröffentlichung um die Option und Individualisierung einer Datenschutzerklärung
• Impressum
  • Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen
  • Verlinkung im Assistent und der Einwilligungserklärung
  • Neu ab 4.27.0: Erweiterung der Mandantendetails um die Einstellung des Impressums auf Mandantenebene
  • Neu ab 4.40.0: Änderung des Standard Impressums
• Datenhaltung
  • Konfiguration der Aufbewahrungsdauer
  • Inbox/Inhaltsdaten/Transaktionsdaten
• Neu ab 4.30.0: Neue Kategorie „040 Datenschutz“
• Neu ab 26.02.2020: Neue Auftragsdatenverarbeitung

Hinweis:

1. Es wird angeraten, dass der Mandant unverzüglich entsprechend den Änderungen am Mandanten, Assistenten und/oder PDF-Formularen vornimmt.
2. Formularserverbetreiber sind dazu angehalten die Administratordokumentation zu lesen und die entsprechenden Änderungen am Formularserver unverzüglich vorzunehmen.

Änderungen im Detail

Einwilligungserklärung

Vorschaltung Einwilligungserklärung

Eine der neuen Funktionen, die ab der Version zur Verfügung steht, ist die Vorschaltung einer „Einwilligungserklärung“ an allen bereits veröffentlichten Assistenten/PDF-Formularen. Hiermit wird gewährleistet, dass der Ausfüller des Assistenten/PDF-Formulars explizit informiert wird, welche Daten und weshalb diese erhoben werden. Die Einwilligungserklärung muss der Ausfüller/Antragsteller zwingend akzeptieren um zum eigentlichen Ausfüllprozess zu gelangen. Die Erklärung ist pro Assistent/PDF-Formular sowie auf Mandantenebene einmalig hinsichtlich des Textes und der Einwilligungsoption konfigurierbar. Sofern an beiden Stellen keine Konfigurationen vorgenommen werden, wird standardmäßig eine vom Server vorgegebene Einwilligungserklärung immer eingeblendet.

Neu ab 4.27.0: Änderung der Einwilligungserklärung auf Mandantenebene

Mit der bereitgestellten Version 4.27.0 kann unter den Mandantendetails die vorgeschaltete Einwilligungserklärung, sofern in der Veröffentlichung des einzelnen Assistenten/PDF-Formular nicht anders konfiguriert, für alle Assistenten/PDF-Formulare des Mandanten ein-/ausgeschaltet werden. Hierzu steht das unter „Anzeige der Einwilligungserklärung“ folgende Optionen zur Verfügung:

• „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular die Mandantenweite Einwilligungserklärung mit einer verpflichtenden Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
• „Einwilligungserklärung anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular die Mandantenweite Einwilligungserklärung ohne eine verpflichtende Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
• „Keine Einwilligungserklärung anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass keine Einwilligungserklärung vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular dem Ausfüller angezeigt werden soll.

Die Mandantenweite Einwilligungserklärung kann im Feld „Einwilligungserklärung“ individuell für den Mandanten hinterlegt werden. Sofern beispielsweise auf Mandantenebene ausgewählt wird, dass standardmäßig keine Einwilligungserklärung vor den PDF-Formularen/Assistenten geschaltet werden soll, wird die Einwilligungserklärung ausgeblendet. Sofern jedoch in der Veröffentlichung des einzelnen Assistenten/PDF-Formular beispielsweise die Auswahl „Einwilligungserklärung anzeigen“ ausgewählt wurde, wird bei diesem einzelnen Assistenten/PDF-Formular trotzdem die Einwilligungserklärung angezeigt. Wird jedoch ausgewählt „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“, dann wird die im Feld „Einwilligungserklärung“ hinterlegte Einwilligungserklärung bei allen Assistenten/PDF-Formularen angezeigt. Auch hier kann aber wieder pro Veröffentlichung die Einwilligungserklärung entsprechend eingestellt und abgeändert werden.

Änderung der Einwilligungserklärung pro Assistent/PDF-Formular

Soll für einen einzelnen Assistenten oder ein einzelnes PDF-Formular, egal ob Verlag oder Kundenfassung, die Einstellung der Einwilligungserklärung geändert werden, kann dies über die Veröffentlichung (Assistent, PDF-Formular) des jeweiligen zu ändernden Formulars vorgenommen werden.

In der Veröffentlichung steht auf der ersten Seite im „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Auswahl „Einwilligung“ mit den drei nachfolgenden Optionen zur Verfügung:

• „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular eine Einwilligungserklärung mit einer verpflichtenden Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
• „Einwilligungserklärung anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular eine Einwilligungserklärung ohne eine verpflichtende Bestätigung dem Ausfüller angezeigt werden soll.
• „Keine Einwilligungserklärung anzeigen“
  Mit dieser Auswahl kann angegeben werden, dass keine Einwilligungserklärung vor dem eigentlichen Assistenten/PDF-Formular dem Ausfüller angezeigt werden soll.

Nach der Auswahl „Einwilligungserklärung mit Zustimmungsoption anzeigen“ oder „Einwilligungserklärung anzeigen“ steht auf der zweiten Seite des „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Möglichkeit zur Verfügung unter dem Reiter „Datenschutzrechtliche Einwilligungserklärung“ eine individuelle Einwilligungserklärung zu hinterlegen.

Hinweis:

1. Sofern Sie keine individuelle Einwilligungserklärung hinterlegen und keine Einwilligungserklärung auf Mandantenebene hinterlegt wurde, wird dem Ausfüller die Standard Einwilligungserklärung angezeigt.
2. Es ist zu beachten, dass für parametrisierte PDF-Formular-Links keine individuelle Einwilligungserklärung hinterlegt werden kann.

Neu ab 4.30.0: Einwilligungserklärung sowie Zustimmungsoption als Beilage in Assistenten/PDF-Formularen abgedruckt

Ab der Version 4.30.0 wird, wenn entsprechend in den Mandantendetails oder in der Veröffentlichung hinterlegt, bei den eingereichten PDF-Formularen sowie Assistenten standardmäßig der Text der Einwilligungserklärung sowie, wenn vorhanden, die Zustimmungsoption abgedruckt. Das komplette Dokument mit der entsprechenden Einwilligungserklärung stehen dem Sachbearbeiter sowie dem Bürger zur Verfügung.

• PDF-Formulare
  Bei den PDF-Formularen wird eine extra Seite angehängt, in der die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption enthalten ist die der Bürger eingewilligt hat.
• Assistenten mit befüllten PDF-Formular
  Bei einem Assistenten mit einem befüllten PDF-Formular wird eine extra Seite angehängt, in der die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption enthalten ist die der Bürger eingewilligt hat.
• Assistenten mit generiertem PDF-Formular
  Bei einem Assistenten mit generiertem PDF-Formular wird die Einwilligungserklärung sowie die Zustimmungsoption, die der Bürger eingewilligt hat, im generierten PDF-Formular nach dem Assistententitel abgedruckt.

Neu ab 4.31.0: Einwilligungserklärung responsive

Ab der Version 4.31.0 passt sich die Einwilligungserklärung den mobilen Endgeräten sowie dem SB-Terminal entsprechend an.

Neu ab 4.34.0: Neuer Editor in de Veröffentlichung

Mit der Version 4.34.0 steht nun für die individuelle Hinterlegung einer Einwilligungserklärung und Datenschutzerklärung in der Veröffentlichung von Assistenten/PDF-Formularen ein neuer Editor zur Verfügung. Der neue Editor beinhaltete viele Funktionen für eine bessere Gestaltung der individuellen Texte.

Neu ab 4.37.0: Änderung Standard-Einwilligungserklärung

Ab der Version 4.37.0 hat sich der Text der Standard-Einwilligungserklärung geändert. Weiterhin wird aber immer noch empfholen eine individuelle Einwiligungserklärung für Assistenten/PDF-Formulare zu hinterlegen.

Neu ab 4.39.0: Inhaltliche Änderung Standard-Einwilligungserklärung

Ab der Version 4.39.0 hat sich der Tex der Standard-Einwilligungserklärung inhaltlich geändert. Weiterhin wird aber immer noch empfholen eine individuelle Einwiligungserklärung für Assistenten/PDF-Formulare zu hinterlegen.

Neu ab 4.59.0: Änderung Kontrollkästchen Text Einwilligungserklärung

Ab der Version 4.59.0 hat sich der Text des Kontrollkästchen der Einwilligungserklärung inhaltlich geändert. Weiterhin ist eine Verlinkung der Datenschutzerklärung im Text hinterlegt worden.

Datenschutzerklärung

Verlinkung in allen Kundenbereichsteilen

Eine Verlinkung zur Datenschutzerklärung ist künftig in allen Kundenbereichsteilen (alten sowie neuen Kundenbereichsteilen) vorhanden. Die Datenschutzerklärung ist in den „neuen“ Kundenbereichen in der Hauptmenünavigationsleiste unter dem Hauptmenüpunkt „Hilfe“ unter „Datenschutzerklärung“ erreichbar. In den „alten“ Kundenbereichsteilen ist dieser in der Navigationsleiste unter „Datenschutzerklärung“ untergebracht. Der Inhalt der Erklärung kann der Formularserverbetreiber in den Properties konfigurieren. Sofern der Formularserverbetreiber nichts ändert, wird hier der Standardtext von MACH ProForms verwendet.

Verlinkung in Assistenten/PDF-Formularen

Der Mandant selbst kann seine eigene Datenschutzerklärung in der oben bereits beschriebenen Vorschaltung einer Einwilligungserklärung und im Ausfüllprozess bei Assistenten und PDF-Formularen für die Ausfüller der Formulare hinterlegen. Bei der Datenschutzerklärung für Assistenten/PDF-Formularen wird grundsätzlich kein Standardtext eingeblendet, sondern es kann an mehreren Stellen eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden. Daher ist es zwingend erforderlich, dass der Mandant an einer der nachfolgenden beschriebenen Stellen eine eigene Datenschutzerklärung hinterlegt.

Hinweis:

1. Sofern an keiner der nachfolgenden beschriebenen Stellen eine Datenschutzerklärung hinterlegt wird, wird dem Ausfüller in der Verlinkung der Text: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.
2. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden Benutzerrechten die Mandantendetails ändern.

Datenschutzerklärung beim Mandanten

Die einfachste Möglichkeit für alle Assistenten und PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) einmalig eine Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist über die „Mandantendetails“. Hierzu steht in den Mandantendetails die neue Rubrik „Datenschutz“ mit dem Feld „Datenschutzerklärung“ zur Verfügung. Über den Editor kann nun eine eigene Datenschutzerklärung des Mandanten hinterlegt und nach Belieben konfiguriert werden. Mittels der Schaltfläche „Vorlage für Datenschutzerklärung einfügen“ (Icon Stempel) kann eine Standarddatenschutzerklärung vom Server eingefügt und als Vorlage verwendet werden.

Hinweis:

1. Diese hinterlegte Datenschutzerklärung wird nur angezeigt, wenn bei der Veröffentlichung von Assistenten/PDF-Formularen und bei Assistenten in den Assistenteneigenschaften keine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt wurde.
2. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden Benutzerrechten die Mandantendetails ändern.

Datenschutzerklärung beim Anlegen eines Assistenten (betrifft nur Assistenten)

Eine weitere Möglichkeit um eine Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist beim Anlegen oder bearbeiten eines Assistenten unter den sogenannten „Assistenteneigenschaften“. Hier steht eine weitere Rubrik „Datenschutz“ zur Verfügung, in der für diesen Assistenten eine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt werden kann.

Hinweis:

1. Diese hinterlegte Datenschutzerklärung wird nur angezeigt, wenn bei der Veröffentlichung von Assistenten keine individuelle Datenschutzerklärung hinterlegt wurde.
2. Es kann nur ein Benutzer mit entsprechenden Benutzerrechten die Assistenteneigenschaften ändern.

Datenschutzerklärung beim Veröffentlichen von Assistenten/PDF-Formularen

Die letzte Möglichkeit für jedes PDF-Formular und Assistenten eine individuelle Datenschutzerklärung zu hinterlegen ist über die „Veröffentlichung“. Hierzu steht auf der zweiten Seite des „Formularkonfigurations-Assistenten“ die Möglichkeit zur Verfügung unter dem Reiter „Datenschutzhinweis“ eine individuelle Datenschutzerklärung zu hinterlegen.

Hinweis: Eine individuelle Datenschutzerklärung kann nicht bei parametrisierten Links für PDF-Formulare hinterlegt werden.

Übersicht der Hierarchie der Datenschutzerklärung

Die nachfolgende Reihenfolge zeigt auf, wann welche hinterlegte Datenschutzerklärung verwendet wird, wenn an der vorherigen Stelle keine Datenschutzerklärung hinterlegt wurde:

1. Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Veröffentlichung
2. Nur bei Assistenten: Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Assistenteneigenschaften
3. Hinterlegte individuelle Datenschutzerklärung über die Mandantendetails
4. Sofern keine Datenschutzerklärung an den vorhergehenden Stellen hinterlegt wurde, wird der Text: Keine Daten hinterlegt! angezeigt.

Impressum (nur bis Version 4.26.0)

Eine weitere Funktion ist die Hinterlegung eines Impressums (Funktion bestand bereits vor der Version 4.24.0). Hierzu steht in der „Metaformularadministration“ die Schaltfläche „Administration“ zur Verfügung. Unter dem Reiter „Impressum“ kann im Editor ein Mandant sein eigenes Impressum einmalig hinterlegen. Dieses Impressum wird dem Ausfüller für alle Assistenten/PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) in der bereits oben beschriebenen Einwilligungserklärung sowie im Ausfüllprozess des Assistenten mittels der Verlinkung „Impressum“ angezeigt. Sofern vor bzw. nach dem Update kein Impressum vom Mandanten hinterlegt wurde, wird in den vorgenannten Verlinkungen der Satz: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.

Hinweis:

1. Um das Impressum hinterlegen zu können benötigt der Benutzer die entsprechenden Benutzerrechte.
2. Mandanten die nicht das Mandantenrecht „Assistenten“ besitzen, müssen derzeit noch unseren Support für die Hinterlegung des Impressums kontaktieren.
3. Mandanten, die bereits vor der Version 4.24.0 ein Impressum hinterlegt hatten, sind nur dazu angehalten dies auf die Richtigkeit zu prüfen.

Neu ab 4.27.0: Erweiterung der Mandantendetails um die Einstellung des Impressums auf Mandantenebene

Mit der bereitgestellten Version 4.27.0 kann unter den Mandantendetails das Impressum eines Mandanten zentral für alle Assistenten/PDF-Formular hinterlegt werden. Unter dem Reiter „Impressum“ kann im Editor ein Mandant sein eigenes Impressum einmalig hinterlegen. Dieses Impressum wird dem Ausfüller für alle Assistenten/PDF-Formulare (Verlags- und Kundenfassungen) in der bereits oben beschriebenen Einwilligungserklärung sowie im Ausfüllprozess des Assistenten mittels der Verlinkung „Impressum“ angezeigt. Sofern vor bzw. nach dem Update kein Impressum vom Mandanten hinterlegt wurde, wird in den vorgenannten Verlinkungen der Satz: Noch keine Daten hinterlegt! angezeigt.

Hinweis:

1. Um das Impressum hinterlegen zu können benötigt der Benutzer die entsprechenden Benutzerrechte.
2. Mandanten, die bereits vor der Version 4.24.0 ein Impressum hinterlegt hatten, sind nur dazu angehalten dies auf die Richtigkeit zu prüfen.

Neu ab 4.40.0: Änderung des Standard Impressums

Mit der Release Version 4.40.0 wurde das Standard Impressum im Kundenbereich angepasst. Hierbei wurde die hinterlegte Telefonnummer abgeändert.

Datenhaltung

Konfiguration der Aufbewahrungsdauer

Vor dem Release 4.24.0 erfolgt in der Software keine maschinelle Begrenzung der Vorhaltezeit von eingereichten Formulardaten. Mit dem neuen Release kann nun jeder Mandant die maximale Vorhaltezeit (0 bis 180 Tage) selbst konfigurieren. Hierzu steht dem Mandanten unter den „Mandantendetails“ im Reiter „Datenschutz“ das Eingabefeld „Aufbewahrungsdauer in Tagen“ zur Verfügung. Die eingereichten Daten werden nach dem Eingang dann nach der definierten Vorhaltezeit unwiderruflich gelöscht.

Hinweis:

1. Sollte ein Mandant bis zum 25.05.2018 keine Einstellung hierzu vorgenommen haben, wird auf allen von MACH ProForms selbst betriebenen Servern eine automatisierte und unwiderrufliche Löschung nach 180 Tagen durchgeführt! Das heißt, alle Einreichungen die zu diesem Zeitpunkt bereits älter als 180 Tage sind, werden sofort gelöscht.
2. Weiterhin kann nur ein Benutzer mit entsprechenden Benutzerrechten die Mandantendetails ändern.

Inbox/Inhaltsdaten/Transaktionsdaten

Entsprechend der oben beschriebenen eingestellten Aufbewahrungsdauer werden die Formulardaten aus der „Inbox“ unwiderruflich gelöscht. Weiterhin können die Formulardaten über die Funktionen „Inhaltsdaten exportieren“ und „Transaktionsdaten lokal archivieren“ nur noch in dem entsprechenden Zeitraum gesichert werden. Daher ist anzuraten, dass der Mandant rechtzeitig sich die Formulardaten lokal sichert.

Neu ab 4.30.0: Neue Kategorie „040 Datenschutz“

Mit der Version 4.30.0 stehen für Assistenten und PDF-Formulare eine neue Kategorie zur Verfügung. Der Kategorie "040 Datenschutz" können nun alle neuen relevanten Assistenten und PDF-Formulare für das Thema Datenschutz zugeordnet werden. Auch "neue" Versionen eines bestehenden Assistenten/PDF-Formulars können dieser Kategorie zugeordnet werden.